印發(fā)《太平人壽保險(xiǎn)有限公司電子檔案管理暫行規(guī)定》

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1、太平人壽保險(xiǎn)有限公司文件太平壽發(fā)〔2014〕234號(hào)太平人壽關(guān)于印發(fā)《太平人壽保險(xiǎn)有限公司電子檔案管理暫行規(guī)定》的通知各部門、各分公司：為提高公司檔案管理水平，充分發(fā)揮電子檔案的各項(xiàng)功能，根據(jù)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局令〔2003〕第６號(hào)）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）和《太平人壽保險(xiǎn)有限公司檔案管理辦法（2013版）》（太平壽發(fā)〔2013〕186號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理辦法”），特制定《太平人壽保險(xiǎn)有限公司電子檔案管理暫行規(guī)定》?，F(xiàn)將該規(guī)定印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。-1-特此通知太平人壽保險(xiǎn)有限公司2014年11月25日

2、-2-太平人壽保險(xiǎn)有限公司電子檔案管理暫行規(guī)定第一章總則第一條為提高公司檔案管理水平，充分發(fā)揮電子檔案的各項(xiàng)功能，根據(jù)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局令〔2003〕第６號(hào)）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）和《太平人壽保險(xiǎn)有限公司檔案管理辦法（2013版）》（太平壽發(fā)〔2013〕186號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理辦法”），特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指的“電子檔案”，是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各類檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，與實(shí)體檔案相互對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。具體包括公司的文書、聲像、實(shí)物檔案的電子化存儲(chǔ)文件。財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案

3、和人事檔案的電子化存儲(chǔ)文件不在本規(guī)定管理范圍內(nèi)。第三條本規(guī)定依托中國(guó)太平保險(xiǎn)集團(tuán)公司電子檔案系統(tǒng)，公司各部門、各機(jī)構(gòu)做為該電子檔案系統(tǒng)的使用部門，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、歸檔、查詢、使用權(quán)限變更等使用層面的操作。涉及電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)部具體的維護(hù)、升級(jí)、服務(wù)器管理、電子檔案?jìng)浞?、系統(tǒng)日志管理等系統(tǒng)層面工作由共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)，不在本規(guī)定的管理范圍內(nèi)。第四條電子檔案是公司檔案的重要組成部分，按照“實(shí)體-3-檔案為主、電子檔案為輔”的要求，文書、實(shí)物的電子檔案應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的實(shí)體檔案嚴(yán)格匹配，聲像檔案除在電子檔案系統(tǒng)中保存外，應(yīng)另行在相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)中備份。電子檔案和實(shí)體檔案共同組成公司完整

4、的檔案體系。第五條公司電子檔案實(shí)行總、分公司二級(jí)平臺(tái)管理，具體的管理工作遵循“統(tǒng)一管理”和“分級(jí)授權(quán)”的總體原則?！敖y(tǒng)一管理”，是指總公司負(fù)責(zé)對(duì)太平人壽全系統(tǒng)電子檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范；“分級(jí)授權(quán)”是指總公司授予各分公司對(duì)各自的電子檔案進(jìn)行管理的權(quán)限。第六條本規(guī)定適用范圍為總公司各部門、各分公司。第二章管理架構(gòu)及崗位職責(zé)第七條總、分公司電子檔案管理工作的具體責(zé)任部門是總、分公司辦公室。第八條總公司辦公室負(fù)責(zé)制定總公司年度性電子檔案歸檔的工作計(jì)劃、推進(jìn)總公司年度性電子檔案歸檔工作，負(fù)責(zé)對(duì)各分公司電子檔案歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建立抽查機(jī)制，對(duì)制度完善、管理嚴(yán)格的分支機(jī)構(gòu)，將給予表

5、揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因制度不健全、違反規(guī)定操作造成事故的，追究當(dāng)事人和相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。第九條分公司辦公室負(fù)責(zé)制定分公司年度性電子檔案歸檔的工作計(jì)劃、推進(jìn)分公司年度性電子檔案歸檔工作，接受總公-4-司業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并嚴(yán)格落實(shí)總公司對(duì)電子檔案管理的相關(guān)要求，結(jié)合分公司自身實(shí)際，科學(xué)、合理地制定本機(jī)構(gòu)的電子檔案管理的細(xì)則，并對(duì)本機(jī)構(gòu)的電子檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理。第十條總公司各部門、分公司各部門作為電子檔案管理工作的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)總公司各部門、分公司各部門電子檔案的整理、錄入等操作，配合總公司辦公室、分公司辦公室完成電子檔案歸檔工作。第十一條電子檔案管理實(shí)行三級(jí)權(quán)限管理方式，總、分公司分別

6、設(shè)立系統(tǒng)管理員、檔案管理員、部門兼職檔案管理員三個(gè)層級(jí)。第十二條系統(tǒng)管理員設(shè)在辦公室，職責(zé)如下：（一）維護(hù)電子檔案系統(tǒng)的“機(jī)構(gòu)”、“用戶”等功能；（二）根據(jù)檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作層面的文檔庫(kù)、字段、數(shù)據(jù)類型等的設(shè)置、修改；（三）根據(jù)需求部門申請(qǐng)，設(shè)定電子檔案授權(quán)查閱的范圍、查詢權(quán)限的給予和收回操作；（四）了解用戶需求，并及時(shí)反饋共享中心；（五）及時(shí)向共享中心報(bào)告重大事故，并跟蹤后續(xù)處理情況。第十三條電子檔案管理員設(shè)在辦公室，職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)電子收發(fā)文與實(shí)體檔案的核對(duì)、導(dǎo)入、導(dǎo)-5-出、合并等檔案整理相關(guān)操作；（二）負(fù)責(zé)接收本機(jī)構(gòu)各部門通過(guò)OA

7、系統(tǒng)提交的“歸檔申請(qǐng)”的電子檔案與實(shí)體檔案的接收、核對(duì)；（三）根據(jù)實(shí)體檔案的歸檔情況，對(duì)電子檔案進(jìn)行“預(yù)歸檔管理”“檔案管理”“檔案利用”等模塊的相應(yīng)操作；（四）根據(jù)檔案管理辦法審核各部門檔案調(diào)閱需求；（五）指導(dǎo)本機(jī)構(gòu)各部門和下屬機(jī)構(gòu)的電子檔案工作。第十四條總、分公司各部門設(shè)立電子檔案兼職管理員，職責(zé)如下：（一）根據(jù)總、分公司辦公室要求，完成本部門年度性需歸檔電子文件的收集、整理工作，確保檔案的完整與正確；（二）在電子檔案系統(tǒng)“文件管理”模塊中錄入本部門移交歸檔的實(shí)體檔案的電子文件；（三）根據(jù)錄入的需歸檔電子文件發(fā)