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簡報技巧這篇稿子原是90年7月在政治大學(xué)「研究方法」研習(xí)營「信息搜集與信息組織」的教材,是個人的心得,掛上網(wǎng)是但愿大師能給我建議和指教,文章是永遠(yuǎn)沒有寫完的時候,網(wǎng)頁的好處是我有了新的學(xué)習(xí)或體驗,或接到「顧客」的賜教,我都可以隨時將內(nèi)容加進(jìn)來。一、前言我們不知道看過多少人做演示文稿,聽過多少場演講,相信大師也都做過演示文稿,被邀請演講無數(shù)次!演示文稿,多么容易的一件事!以前我不這么認(rèn)為,此刻還是無法這么告訴本身。演示文稿的目的在傳達(dá)訊息,所以有演講者將整頁的文字稿直接影印成投影片;有演講者深怕遺漏重要訊息,照著投影片的內(nèi)容逐字宣讀;有演講者籌辦的投影片花俏得讓我覺得他好象是在教演示文稿軟件;也曾經(jīng)有過經(jīng)驗,聽完一場演講回來,我竟不知道演講者長什么模樣,因為他始終和我們一樣看著屏幕自說自話,我只能看到他的布景。到底一場成功的演講該注意那些細(xì)節(jié),一直但愿有時機(jī)將演示文稿技巧的理論與PowerPoint實務(wù)結(jié)合,借著此次研習(xí)的時機(jī),將初步的匯整成果與大師分享,也請大師不惜指正。二、演示文稿成功的關(guān)鍵演示文稿成功的關(guān)鍵可以歸納為內(nèi)容、態(tài)度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是演示文稿成功的關(guān)鍵呢?想想我們每次為了演示文稿搜索枯腸地找資料寫腳本,答案當(dāng)然是內(nèi)容啰!錯,我們辛辛苦苦籌辦的內(nèi)容只占7%;演示文稿成功最主要的關(guān)鍵是能度/形象,占了58%;其次是聲音,占35%?;叵胍幌滤^的名嘴,那么這層道理也就不說自明了。小記:還記得有一次去聽一場智能財富權(quán)的演講,因為初初接觸這個領(lǐng)域,這演講者的身份布景都不是很清楚,只是覺得標(biāo)題問題很有興趣就walkin,成果那位演講者真是令我驚訝,他是穿了西裝,可是皮帶有一大截在外頭晃,襯衫我不知道他是要扎進(jìn)去還是放出來,要是我這樣媽媽和所有可以念我的人城市叫我把衣服扎好,我開始疑心,我要不要聽他的演講?理智告訴我不成 以以貌取人,所以我還是坐下來了,沒錯,他的演講正和他的穿著一樣的sloppy,投影片有做的說不細(xì)講,講的說沒有做投影片。演示文稿是說服的藝術(shù),要說服不雅眾接受我們的不雅點,首先要抓住不雅眾的注意力,然后幫忙不雅眾清楚地了解我們要傳達(dá)的訊息,引導(dǎo)不雅眾同意我們的不雅點,最后成立共識。做為信息時代的演講者,可以運用信息科技來幫忙我們建構(gòu)訊息,優(yōu)質(zhì)的內(nèi)容,難不倒我們,但是真正能夠說服觀眾的不是資訊科技,也只是豐富的內(nèi)容,而是我們誠懇的態(tài)度、專業(yè)的形象。所以,下回再有簡報機(jī)會時,讓我們多花些精神來準(zhǔn)備佔成功簡報93%的態(tài)度、形象和聲音! 態(tài)度我能做好演示文稿我的內(nèi)容很有價值我的不雅眾很重要〔顧客焦點〕我要讓不雅眾很有收獲形象情緒我很快樂來做演示文稿我要用熱情傳染我的不雅眾衣著我很專業(yè)我很有精神男:西裝〔深色〕﹑兄襯衫〔白〕女:套裝﹑裙子﹑包鞋(最好有點高度,這樣可以讓本身不時保持昂首挺胸) 聲音運用聲調(diào)技巧停頓感情目光接觸節(jié)奏快慢加強(qiáng)三、成功演示文稿七步調(diào)〔一〕不雅眾如果能夠事先知道不雅眾的底子信息,那么在設(shè)計演示文稿訊息時,就可以將不雅眾的特性融入演示文稿中。不雅眾為什么會來聽我們演講,想從我們的演講中得到什么?我們的演示文稿內(nèi)容能不克不及符合不雅眾的需求?不雅眾的人數(shù)有多少?不雅眾對主題的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,還是只有局部人熟悉?不雅眾的布景、教育程度、工作性質(zhì)等同構(gòu)型有多高?如果我們的不雅眾對我們所要講的主題已經(jīng)很熟悉,我們還講眾人皆知的底子不雅念,是會讓人很厭煩的;反之,如果我們的不雅眾對主題一點也不熟悉,而我們一下子就切入核心,讓不雅眾一頭霧水,或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱,讓不雅眾充滿挫折,那么不雅眾也不會贊美我們的。所以,按照不雅眾闡發(fā)來籌辦演示文稿內(nèi)容,需要為不雅眾成立布景常識時,請大方地加以解釋,再把焦點拉回主題,讓所有不雅眾都能同步。所以,也不要在半途塞給不雅眾太多的參考資料,這樣不雅眾會分心,還跟不長進(jìn)度,請把所以補(bǔ)充資料全部放在最后面,甚至別的制作附錄,讓不雅眾帶回去參考?!捕秤嵪⒀菔疚母遄钪饕哪康氖莻鬟_(dá)訊息,所以的內(nèi)容都應(yīng)該輔助訊息的傳達(dá),與此目標(biāo)無關(guān)的,都不該該在演示文稿中呈現(xiàn)。演示文稿設(shè)計的原那么是KISS(KeepItSimpleandStupid)。其實籌辦演示文稿內(nèi)容和寫文章是一樣的,訂好標(biāo)題問題后,先列出大綱,把重要的不雅 念和關(guān)鍵詞的關(guān)連性架構(gòu)出來,接下來再加上創(chuàng)意,以數(shù)據(jù)、圖表、動畫等視覺東西來輔助說明。文字的使用善用PowerPoint的演示文稿設(shè)計模板,可以省去我們配色定字型的時間。切記演示文稿是輔助我們傳達(dá)訊息,真正在傳達(dá)訊息,說服不雅眾的是我們,所以不要將投影片設(shè)計成小抄或腳本,照本宣科。我們可以從行銷的角度來看,如果我們只是照念的話,那么同樣的內(nèi)容,以后可能就是下面聽講的人來念,而不是我們了,所以每場演講都應(yīng)該成立我們的無可代替的優(yōu)勢,傳達(dá)不是演示文稿投影片就好了,要有我們演講才成功。再從智能財富權(quán)的角度來說,如果投影片的內(nèi)容是滿篇文字,信息就完全揭露了,下次再講就缺少了新穎性,就得追求進(jìn)步性;君不見著名的演講者,一套投影片走天下,場場瀑滿,沒有人嫌投影片一樣,因為詮釋不同。所以制作投影片請掌握MagicSeven原那么,每張投影片傳達(dá)5個概念效果最好,7個概念人腦恰恰好可以處厘,超過9個概念承擔(dān)太重了,請從頭組織?!?士2=5~9〕字體大小投影片的字體要大、行數(shù)要少,為什么,請看以下列圖便知分曉:?記?。何覀兪莵硌葜v,不是來做視力查抄!字體大,行數(shù)自然就少,當(dāng)然就符合MagicSeven原那么!  我的建議是:大標(biāo)題至少要用44點以上的字,如果會場很大、很深的話,點數(shù)最好再提高。還有,千萬別忘了,投影片的大小標(biāo)題,請盡量用粗體,不要說我在計算機(jī)屏幕上看很清楚??!我們是要投影出來給不雅眾出來給不雅眾看,而不是請不雅眾一個一個來計算機(jī)屏幕上看的。別的,除非是自備notebook,否那么請不要選用細(xì)明體和標(biāo)楷體以外的字型設(shè)計,因為會場的計算機(jī)可能無法撐持,千萬不要冒這個險!標(biāo)題的使用標(biāo)題是每張投影片的主軸,請簡潔有力地傳達(dá)每張投影片的重點,最好是以5~9個字來說明,因為再多字一行就擠不進(jìn)去了,就算擠得進(jìn)投影片,也擠不進(jìn)不雅眾的腦中,爾后者顯然是比較重要的。因為標(biāo)題只能取5~9個字,所以冗贅之字就無須呈現(xiàn),例如:「的圖形」〔難到我們畫得讓不雅眾看不出來是圖嗎?〕「百分比闡發(fā)」〔由表中不就看出來了。其實每張投影片就是大小標(biāo)題的組合,也就是概念的串連,除非是要引述一段文字,或是名言,否那么是不會呈現(xiàn)超過兩、三行的文字的,就是是要引用一段文字,或者是名言,也應(yīng)該幫不雅眾掌握訊息,以不同顏色或是畫線標(biāo)示重點。勿用標(biāo)點符號既然投影片就是大小標(biāo)題的組合,那么就不需要呈現(xiàn)標(biāo)點符號,尤其是冒號和句點,更是可以直接省略。 投影片上的訊息都已經(jīng)分類串連好了,也都以工程符號、字型字體等加以分段組織,所以大部份的標(biāo)點符號都是多余的。至于括號,也盡量少用,出格是在標(biāo)題上假設(shè)加上括號就好象在稠人廣眾咬耳朵一樣,如果在大標(biāo)題中真的覺得有加括號的必要,那就把它放到次層標(biāo)題中,這樣可以讓我們的標(biāo)題簡潔有力??s寫的使用用英文縮寫字可以讓演示文稿內(nèi)容更精簡,更專業(yè)!那可不必然,縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用,所以除非我們非常確定覯眾的布景,否那么還是將全文拼出較佳。還好,演示文稿不像看書或文章,我們但愿帶著不雅眾跟著演示文稿的進(jìn)度走,所以不克不及期望不雅眾在第二張投影片學(xué)會的縮寫就能頓時應(yīng)用到后面,更別提有很多人演講是會遲到或神游的。數(shù)字的使用數(shù)字會措辭,所以善用數(shù)字來撐持我們的不雅點或是論證,效果最好,因此,統(tǒng)計數(shù)字也是演示文稿常用的信息。在演示文稿中引用統(tǒng)計數(shù)字時,投影片中宜以精確數(shù)字呈現(xiàn),但在口述時,不要太拘泥于精確數(shù)字,而應(yīng)使用近似值,因為近似值容易記憶容易聯(lián)想,只有在特殊目的的時候,才需要使用精確數(shù)字。關(guān)聯(lián)信息的使用信息透過時間和空間的關(guān)聯(lián),更具意義,所以流程圖、組織圖、時間表、timelines,都可以讓信息更為生動,Visio是很好的輔助東西。圖表的使用表勝于文,圖勝于表,所以圖表本身就能說故事,換句話說,圖表只須標(biāo)題,請勿再加上文字解釋圖表內(nèi)容。詮釋這種智能型的工作,千萬不要讓計算機(jī)做,要讓睿智的我們來闡揚。 如果怕到時緊張遺漏了重要的信息,請把要講的內(nèi)容打在備忘稿中。動畫的使用我們經(jīng)常操縱大餅圖、柱形圖等來呈現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)字,此時我們也可以多點創(chuàng)意,以動畫來呈現(xiàn)市場占有率,或業(yè)績成長,更令人印象深刻。信息來源演示文稿也應(yīng)該尊重智能財富權(quán),注明資料來源一來暗示我們所引用信息的權(quán)威性,二來也彰顯我們的專業(yè)。在演示文稿中可以成立本身的風(fēng)格,將信息來源固定安排在投影片的固定處所,如此一來,我們演講的時候不消再花珍貴的時間去交待信息來源,不雅眾就會本身在投影片的適當(dāng)位置取得所需信息。投影片中的信息來源也應(yīng)該采用尺度書目格式,以免掛一漏萬。例:放在每張投影片的最下方〔三〕組織投影片的內(nèi)容要怎么安排呢?其實一場演示文稿就是在說一個故事。首先自我介紹,然后告訴不雅眾將要聽到一個什么樣的故事,接下來把故事說給聽眾聽,再強(qiáng)調(diào)一下故事的意涵,然后幫不雅眾回憶一下今天聰?shù)搅艘粋€怎樣的故事,最后當(dāng)然是謝謝不雅眾的參與啰!開場白〔Introduction〕 好的開始是成功的一半!第一張投影片要充份彰顯占演示文稿成功關(guān)鍵58%的態(tài)度和形象,要暗示我們很快樂來演講并且尊重顧客,所以投影片的最上方要標(biāo)明主辦單元或是會議名稱;接下來要暗示我有資格來做這場演講,所以要標(biāo)明姓名、職稱和效勞單元或是專長。演講是無形的,不免難免船過水無痕,通常主辦單元城市印制講義發(fā)給與會者參考,我們是不是曾經(jīng)拿出一份講義覺得很有參考價值,可是卻忘了是怎么拿到的,我甚至還有拿過講義第一頁只有標(biāo)題問題幾個大字罷了,怎么想都想不起來是主講人是誰。千萬不要讓這樣的事情發(fā)生在我們身上,請查抄一下,第一張投影片中是否提供以下完整的信息:會議名稱演講主題演講者、職稱、效勞單元、連絡(luò)方式日期有了上述完整信息,不管我們的講義流落何方,拿到講義的人永遠(yuǎn)有足夠的布景信息知道我們是在何時何地做這場演講,甚至聽講的對象也都意涵此中;更重要的是,當(dāng)有人要引用講義中的內(nèi)容時,也有足夠的書目信息,就沒有理由不把credit歸給我們;再從行銷的角度來看,有人拿到這份講義覺得內(nèi)容很出色,不消打聽頓時就有足夠的信息與我們連絡(luò)了。例: 預(yù)告〔Preview〕:告訴聽眾我們接下來要講什么籌辦一張投影片標(biāo)示內(nèi)容大綱,當(dāng)然如果能以圖標(biāo)更念人印象深刻。所以如果是研究成果頒發(fā),可以研究流程做Preview,如果是兩、三個小時的演講,可以此preview投影片串場,幫忙不雅眾掌握進(jìn)度。例:說明主要的和次要的概念講給聽眾聽。不雅眾是來聽演講或陳述的,所以我們要用講的,就像是說故事一樣,從「很久很久以前......」開始,然后........,「后此王子與公主過著幸??鞓返娜兆印?。讓不雅眾可以很輕松地聽完整場演講,所以我們要幫忙不雅眾把核心概念凸顯出來,讓不雅眾不費吹灰之力就捉住重點。¨??????這些概念對聽眾有什么意義〔利益〕¨??????回憶:告訴聽眾我們講過了什么¨??????結(jié)論:聽眾此刻該知道什么或做什么 ¨??????別忘了說:謝謝!〔四〕操練演講都有時間限制,好的演講者要能控制時間。切記,千萬不要遲延時間,就算是前一位演講者暫用了我們的時間,我們還是要盡可能地準(zhǔn)時結(jié)束,尤其是當(dāng)我們是最后一位演講者時,因為不雅眾不會記住之前誰遲延時間,只會記得我們暫用他們的珍貴時間。要能有效控制時間需要操練,并且要知道每張投影片所花費的時間。PowerPoint有排練的功能,只要按一下[投影片放映]菜單上的[排練時間]即可。接下來仿真演講實況,PowerPoint就會自動記錄每張投影片所花費的時閜。使用[排練]對話框中的不同按鈕暫停放映投影片、從頭播放投影片、以及換到下一張投影片。PowerPoint會記錄每一張投影片呈現(xiàn)的時間,并據(jù)以設(shè)定放映的時間。當(dāng)完成排練之后,可以接受該項時間設(shè)定或從頭試一次。大要沒有多少人會真的這樣照表操課,但是至少照著講稿演練一遍,可以估計一場演示文稿約花費多少時間?!参濉持v義演講是無形的效勞,所以要加以有形化,最具體的有形化就是提供講義。講義通常是將投影片的內(nèi)容印出來給不雅眾,通常投影片都是彩色的,但是講義卻只能印黑白的,所以在印制投影片之前請先以灰階預(yù)覽的功能檢視一遍,看看有沒有黑白無法顯示的內(nèi)容,有的話應(yīng)補(bǔ)全。別的,假設(shè)有演講效果的設(shè)計,那么打印投影片時,應(yīng)將相關(guān)投影片隱藏起來,如穿插的笑話或互動的問題與解答。至于講義該在演講前發(fā)或是演講后發(fā)呢?大部份都是演講前發(fā),但是有時考慮演講效果,也可以在演講后才發(fā),讓不雅眾專心聽演講,尤其是交互式、參與式的演講。講義是要加深不雅眾的印象,所以以清楚易讀為原那么,雖然PowerPoint有一頁打印六張投影片的功能,但是印出來每張投影片都看不清楚,那又何必提供講義呢,只是徒具形式罷了!所以原那么上是以每頁打印兩張較為清楚,有些投影片有精致的圖表時,應(yīng)一張打印一張投影片。小記:我們可以把一件事情做「完」,也可以把一件事做「好」;讓我們試著把每一件事都做「好」,相信世界會更美好。 〔六〕開講終于上場的時間到了!第一原那么,請?zhí)嵩绲酵该髌鋵嵤呛馨舻难菔疚母鍠|西,可以面對不雅眾演示文稿,可以不消太多科技能力,把全付精力放在不雅眾和內(nèi)容上。遇有狀況,時間縮短,可以當(dāng)即調(diào)整投影片,不會手忙腳亂。踓然投影片我們都用過了很屢次,但是每個場地的屏幕架設(shè)方式不同,但是還是以橫式投影為多,所以投影片請制做橫式。投影片的更換是手動,要自然而平穩(wěn),就必需用點心,首先要把每張投影片正背面、挨次都排好,加上護(hù)套以防靜電作用;在演講前試放,找到放置的最正確位置,做暗記,這樣就可以確保每張投影片放上去都平穩(wěn)適當(dāng),無需上下擺布移動調(diào)整。上場囉!受到邀請做演示文稿是一件非常榮耀的事,要優(yōu)先表達(dá),有主持人要謝謝主持人的介紹,不雅眾有重要人物加以致意,盡量能提到幾位聽眾的姓名。接下來用開場白博得注意,盡量成立主題與聽眾的關(guān)聯(lián)性,可以以一個問題開始,但是問的問題要與不雅眾的需求相關(guān),引起不雅眾的注意。當(dāng)令感謝不雅眾的與與,永遠(yuǎn)說「我們」,而不要用「你們」,因為「我們」暗示和不雅眾是同一國的;而「你們」是不雅眾一國,演講者本身一國,太孤單了。永遠(yuǎn)面帶微笑,因為來演講是很令人快樂的一件事;用友善的語調(diào)做演示文稿,不要讓不雅眾感到威脅或驚嚇,讓不雅眾感受到來聽演講也是一件舒服快樂的事。要談聽眾感興趣的事,因為焦點是不雅眾,所以要講的是不雅眾感興趣的事,不是我們感興趣的事,多舉例子和經(jīng)驗,直接與聽眾溝通。目光接觸,看著不雅眾就像面對面措辭一樣,請千萬不要一直問聽眾:我這樣講你們懂不懂?會不會?知不知道?這樣不雅眾會奪門而出的。 〔七〕檢討同一個主題我們可能不只一次演講的時機(jī),所以每次演講完就把此次演講中值得改進(jìn)的處所加以修正,如果是投影片內(nèi)容有需要增刪的,當(dāng)即點竄,下回接到類似主題的邀約時,就事半功倍了。?要不要t多說故事,多舉例t用講(Talk),不消念〔是演講不是說教〕t簡短〔演講要像迷你裙愈短愈好〕t切題〔永遠(yuǎn)圍繞著主題〕t好懂?y不要用術(shù)語或縮寫y不要用太多統(tǒng)計數(shù)字y不要太過花俏眩耀y不要超過時間y不要念,不要背??謝謝大師耐心不雅看,本文到此結(jié)束!

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