采供部管理手冊.doc

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采供部管理手冊目錄一、采供部組織結構…………………………………………………………………2二、采供部部門職責…………………………………………………………………3三、采供部崗位職責…………………………………………………………………51、采供總監(jiān)崗位職責………………………………………………………………………52、采供主管崗位職責………………………………………………………………63、采供副主管崗位職責……………………………………………………………64、采供內勤崗位職責………………………………………………………………75、原料庫管崗位職責………………………………………………………………………86、輔料庫管崗位職責……………………………………………………………………87、拌料工崗位職責………………………………………………………………………98、磨料工崗位職責………………………………………………………………………109、拌料工崗位職責………………………………………………………………………10. 一、采供部組織結構及人員編制企業(yè)為確保采購職能的實現，在設計采購部組織結構時，須充分考慮、分析采購需求，生產經營的規(guī)模與發(fā)展規(guī)劃，內外部環(huán)境，管理水平，供應市場結構，物資價格彈性，產品技術，客戶需求等方面的影響，確保采購組織的高效性、靈活性。依據企業(yè)實際情況，特制定以下組織結構圖：采供總監(jiān)采供主管采供副主管采供內勤輔料庫管原料庫管圖1-1組織架構人員編制表：序號崗位名稱核定編制（人）1采購總監(jiān)12采購內勤13原料庫管14輔料庫管15拌料工26磨料工17選料工48磨醬工1合計12二、采供部部門職責從生產制造企業(yè)全面質量管理的角度來看，采供部承擔的職責始于接請購單之前，并延至填寫訂單之后，包括審核采購申請、采購談判、采購議價、訂貨、驗收、退貨等。其崗位職責如圖2-1所述。. 職責1根據生產計劃和安全庫存編制不同時期的物資采購計劃，經批準后實施；負責編制采購預算，經批準后實施；審查各類采購申請，核查采購的必要性、采購規(guī)格與數量是否恰當；收集、整理供應商資料，建立供應商管理檔案，定期評估供應商；做好物料消耗分析，在保證生產及經營需要的前提下降低資金占用，減少庫存；收集市場的價格信息，利用各種途徑降低成本，完成采購成本控制指標；實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂合同、下訂單、跟單、催貨、結算；等；做好市場供求信息及價格調查，實現優(yōu)質采購，確保生產及經營活動的需要；職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8部門制度、流程標準的建立和監(jiān)督執(zhí)行；倉儲規(guī)劃，合理利用倉容及各種資源，各類物資擺放得當，盡量減少庫存損失；職責9職責10職責11職責12職責13企業(yè)所購各類物資入庫前的驗收，產品或物資出庫前的質量檢查，對驗收不合格的物資拒絕辦理出入庫手續(xù)并提出處理意見；各類物資庫存盤點管理，合理處理滯料、廢料；各類物資的裝卸、搬運及分揀、拆包、理貨管理；職責14倉庫消防、治安管理，避免出現安全事故；. 職責15根據車間生產計劃下達預處理車間（揀料、磨料、拌料）生產任務；職責16其他相關職責圖2-1部門職責三、采供部崗位職責1、采購總監(jiān)崗位職責參與企業(yè)規(guī)劃目標、規(guī)章制度、重點工作計劃的制定，并組織貫徹執(zhí)行；職責1根據企業(yè)經營目標制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃，為重大采購決策提供建議和信息支持；職責2組織制定采購部相關規(guī)章制度、工作規(guī)范和工作計劃，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況；職責3審核采購工作計劃的制定、分解、實施及考核，并準確傳達和執(zhí)行企業(yè)的指導精神；職責4做好物資信息工作，建立牢固可靠的物資供應網絡，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應渠道，建立物資供應檔案，處理與協調和供應商之間關系；職責5與公司各部門加強溝通和協調配合，對物資供應發(fā)生的異常情況或生產任務的臨時調整變動能快速做出處理；職責6優(yōu)化采購計劃，努力降低采購的成本，盡量壓縮庫存，減少占用資金；職責7根據公司規(guī)定，安排下月付款計劃并提交到財務部；職責8監(jiān)督檢查原輔料庫的日常管理及安全庫存量的制定、預警；職責9職責10配方保密工作及采購廉潔工作的開展與監(jiān)督；職責11負責HACCP體系文件評審資料的審核；職責13. 負責本部門團隊建設及上級交辦的其他事務；職責12圖3-1采供總監(jiān)崗位職責2、采供主管崗位職責協助采供總監(jiān)完善本部門的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；職責1職責2參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應商，建立供應商檔案管理制度；參與采購物資驗收，出現問題及時與供應商聯系，協商處理辦法職責3監(jiān)督原輔料入庫前的驗收，產品或物資出庫前的質量檢查，對驗收不合格的物資拒絕辦理入庫手續(xù)并提出處理意見；職責4負責本部門的日常管理，以及與其他部門間的協調工作；職責5職責6安排預處理車間生產，保證半成品生產正常，滿足生產需求；職責7按時、保質保量的完成上級交辦的其他工作；圖3-2采供主管崗位職責職責1根據生產部提交的生產用料需求，結合原輔料庫存，審核本部門制定的采購計劃；3、采供副主管崗位職責統計預處理車間半成品每日生產數量并負責月末結賬工作，保證財務核算準確；職責2月末填寫預處理車間產出與耗用報表；職責3每月末督促庫管做好物料盤點工作，審核盤點表，并將盤點表報送財務部。職責4. 職責5保持原輔料庫存合理，減少資金占用；職責6負責紙箱的采購，對其驗收不合格的紙箱拒絕辦理入庫手續(xù)并提出處理意見；職責7按時、保質保量的完成上級交辦的其他工作；圖3-3采供副主管崗位職責4、采購內勤崗位職責負責分析原材料歷史使用數據，依據月生產計劃編制月采購計劃上報總監(jiān)；職責1負責原輔料、低值易耗品出、入庫手續(xù)的辦理，相關單據的整理歸檔職責2職責3負責每月供貨商預付款和結賬手續(xù)的辦理；對非計劃備貨物資，根據生產臨時性變動編制臨時性采購計劃，以滿足生產需求；職責4收發(fā)其他部門下發(fā)的受控文件和非受控文件，并對其留檔；職責5依據審批后的采購計劃下達采購訂單，根據實際情況調整供貨期，并定期向采供總監(jiān)匯報采購計劃的執(zhí)行情況及存在的問題；職責6負責供應商證件的索取、收集、整理、建檔工作職責7根據原輔料庫管盤點數編制盤點匯總表及差異上報報采供副主管職責8負責HACCP體系文件評審日常資料的填寫制作職責9負責辦公用品計劃的上報、領取及分發(fā)等日常工作職責10. 合理安排外加工原料的出庫與入庫，保證生產需求；職責11職責12?負責內外包裝袋的采購執(zhí)行，對不合格品處理意見跟供貨商的協商溝通。完成上級領導安排的其他工作任務；職責13圖3-4采供內勤崗位職責/5、原料庫管崗位職責負責原料的入庫驗收工作職責1妥善存放原料，合理有效地使用倉庫面積；職責2做好原料庫房的防潮、防火、防盜、通風、衛(wèi)生清潔等工作，并定期檢查消防設施，發(fā)現問題及時處理；職責3及時辦理見單之后的原料物資出庫手續(xù)，不延誤生產用料職責4嚴格執(zhí)行原輔料可追溯性管理辦法做好庫存物資臺賬卡登記等工作職責5負責根據安全庫存數量，及時反映原料庫存情況，及時通知內勤訂貨；職責6每月末對原料庫房進行盤點，并將盤點數報至采供內勤處，對賬實不符物料說明原因。職責7職責8完成上級交辦的其他工作圖3-5原料庫管崗位職責6、輔料庫管崗位職責職責8積極配合財務部門進行全面盤點和抽點工作，定期與財務部門對賬，保證賬表、賬賬、賬物相符；（與第七條內容進行整合編寫）職責9經常進行盤點，做到日清月結，每月末必須對庫存物資進行實物盤點，發(fā)現盈余、短缺，殘損或變質，必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報上級及有關部門，未經批準，不得擅自調賬；負責輔料和低值易耗品的入庫驗收工作職責1妥善存放輔料和低值易耗品，合理有效地使用倉庫面積；職責2. 做好輔料庫房的防潮、防火、防盜、通風、衛(wèi)生清潔等工作，并定期檢查消防設施，發(fā)現問題及時處理；職責3及時辦理見單之后的輔料出庫手續(xù)，不延誤生產用料；低值易耗品隨時辦理出庫職責4職責5嚴格執(zhí)行原輔料可追溯性管理辦法做好庫存物資臺賬卡登記等工作負責根據安全庫存數量，及時反映輔料庫存情況，及時通知內勤訂貨；職責6每月末對輔料庫房進行盤點，并將盤點數報至采供內勤處，對賬實不符物料說明原因。完成上級交辦的其他工作職責7職責8圖3-6輔料庫管崗位職責7、拌料工崗位職責負責拌料車間的衛(wèi)生保持清潔，物料擺放整齊職責1負責每日根據生產車間主任前日下達的拌料計劃進行拌料，做到不耽誤車間生產職責2負責每日向采購內勤上報車間拌料芝麻庫存，已備內勤及時進貨。職責3負責每日按照領料計劃單于下午17:00領取次日所需物料職責4負責完成臨時性拌料任務（在有臨時生產任務的前提下）職責5負責完成領導安排的其他任務職責6圖3-7拌料工崗位職責8、磨料工崗位職責. 負責磨料車間的衛(wèi)生保持清潔，物料擺放整齊職責1負責每日根據生產車間主任前日下達的磨料計劃進行磨料，做到不耽誤車間生產職責2負責每日按照領料計劃單于下午17:00領取次日所需物料職責3按時、保質保量的完每日的磨料任務；職責4職責5負責完成臨時性拌料任務（在有臨時生產任務的前提下）職責6負責完成領導安排的其他任務圖3-8磨料工崗位職責9、選料工崗位職責負責選料車間的衛(wèi)生保持清潔，物料擺放整齊；職責1負責每日根據生產車間主任前日下達的選料計劃進行選料，做到不耽誤車間生產；職責2負責每日按照領料計劃單于下午17:00領取次日所需物料職責3負責完成臨時性選料任務（在有臨時生產任務的前提下）職責4負責保質保量完成每日安排的選料任務職責5負責完成領導安排的其他任務職責6圖3-9選料工崗位職責.