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1、秘書與上級的溝通技巧美國著名教育家戴爾·卡耐基說：“一個人的成功，只有15%歸結(jié)于他的專業(yè)知識，還有85%歸功于他的溝通能力?！睖贤?，古義指開溝使兩水相同，如《左傳·哀公九年》中：“秋，吳城祁，溝通江淮。”后指兩方能連通。今義，原指個體與個體、個體與群體、群體與群體之間的信息傳傳遞、信息交流和信息共享的過程。現(xiàn)在被用來泛指“人們共享信息、思想和情感的任何過程?！痹谖覀兣c人們交往時確實總存在這樣、那樣的障礙。如何與人進行有效的溝通已經(jīng)是我們面臨的新課題。但是也不難發(fā)現(xiàn)，有些人無論走到哪里都深受周圍人的喜愛，即便是面對難以接近
2、的人；有些人卻屢屢受挫，甚至被孤立、被打壓。為什么會造成這樣的差別呢？其實，有效的溝通是需要講究方法和技巧的，如果能很好地掌握這些基本技巧并將之諳熟于心，就能在競爭激烈的現(xiàn)代社會搶占先機，縱橫職場，尤其對于每天與各色人物打交道的秘書而言，熟練掌握溝通的基本技巧更是十分必要的。如：1.積極傾聽（包括：專注；關(guān)注說話內(nèi)容；鼓勵對方說下去）2.牢記姓名（記住對方的姓名，是建立人際關(guān)系的起點；不論面對大人物或是小人物，記住對方的姓名容易贏得好感，拉近雙方距離）3.美化聲音（包括：注意語調(diào)；控制音量；協(xié)調(diào)語速；話語中充滿活力與激情）
3、4.微笑示人5.真誠贊美（要真心實意；要從小處著手）6.委婉批評7.學(xué)會感謝8.智慧拒絕（包括：后果展示法；幽默拒絕法；以退為進法；換位分析法）9.懂得尊重（包括：守時；談吐有節(jié)；不自傲；信守承諾；態(tài)度和藹；大度；關(guān)懷他人）10.拉近距離11.察言觀色12.自我控制（包括：控制情緒；保持客觀；避免誤會）{秘書的概念：什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會，秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實施管理的人員
4、。該定義可從3個角度來解釋：秘書服務(wù)的基本對象是領(lǐng)導(dǎo)者；秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)；秘書的根本性質(zhì)是輔助性。秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程。}秘書在職場上打拼，需要與各種不同的人協(xié)調(diào)和溝通。如：與同事（下屬）之間的溝通；與內(nèi)部職能部門的溝通；與大眾媒介的溝通；與政府部門的溝通。但是，在所有的溝通中最經(jīng)常和最重要的事與上級的溝通。其中又有與直接上司的溝通還有與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。管理大師皮魯克斯說：“一個人必須要精通與領(lǐng)導(dǎo)相處的策略，才能以最完美的方式通向成功之路，因為每個人都不是孤立的，都是處在一定的
5、等級關(guān)系之中的?！泵貢巧纤镜淖笥沂?，上司有很多事情都要借助于秘書，而對于一個出色的秘書來說，應(yīng)該與上司有諸多默契，對上司的各種語言（口頭、書面、肢體語言）均能心領(lǐng)神會，唯有如此，秘書才能配合上司應(yīng)對和處理各項事務(wù)。那么，秘書怎樣才能做到與（直接）上司進行順暢的溝通呢？與其和諧相處的其方法技巧又是什么呢？(一、)了解上司的性格特征和管理風格《孫子·謀攻篇》中說：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆；不知彼而知己，一勝一負；不知彼，不知己，每戰(zhàn)必殆。”所以，了解上司的特征和需求是與上司成功溝通的第一步。對上司性格不是要必須得要全面的進行了解
6、，但至少得要了解到他的大體方面。例如：上司比較接近哪一種或幾種性格類型？有什么工作習(xí)慣、生活習(xí)慣？他（她）看中的是什么？為人處世的原則是什么？他（她）比較接近哪一種領(lǐng)導(dǎo)風格？決策風格？他對工作的要求是什么？是速度？是成本？是效果？是質(zhì)量？是苛刻還是隨和？他最反對（欣賞）什么事？什么人？最忌諱的是什么？（工作忌諱；生活忌諱）；目前最大需求、最棘手的、最難辦的、最希望迅速解決的是什么？在我暑假那短暫的實習(xí)中，我了解到我的上司是一個非常仔細的人，所以在做任何事情的時候，我都特別的細心，無論是過程還是結(jié)果，即使是文檔里的一根線的線
7、條都要對齊，因為他說，從這種小的細節(jié)里，往往就能看出一個人對工作的態(tài)度如何。性格特征是一個人個性的外在表現(xiàn)。公元前5世紀，古希臘著名醫(yī)生希波克拉提出了4種體液的氣質(zhì)假說，他認為人都個性特征大致可以分為4種：多血質(zhì)、膽汁質(zhì)、黏液質(zhì)和抑郁質(zhì)。20世紀初，前蘇聯(lián)心理學(xué)家巴甫洛夫在他的基礎(chǔ)上又根據(jù)高級神經(jīng)活動的特點，將人的氣質(zhì)也分為四種類型，包括：活潑型、安靜型、不可遏止型（興奮型）、弱型?，F(xiàn)將不同類型上司的性格特征如下圖所示：不同類型上司的性格特征類型性格特征膽汁質(zhì)（興奮型）情緒反應(yīng)強烈，表達率直，喜歡隨意發(fā)表意見，脾氣躁，行動
8、草率黏液質(zhì)（安靜型）情緒反應(yīng)穩(wěn)定，不會輕易下結(jié)論，很自信，不容易受到影響，也不喜歡不下過于干預(yù)多血質(zhì)（活潑型）情緒外露，適應(yīng)性強，喜歡交流，對新奇時尚的東西很感興趣抑郁質(zhì)（弱型）情緒變化很慢，觀察細致入微，不愿輕易發(fā)表建議，不容易做決定在現(xiàn)實生活中，每個人實際上并不是只具有一種個性特征，而是具有很多種，
