企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧

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1、企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及及技巧一、推薦使用電子郵件的情況1.正式的工作匯報，對內(nèi)/對外2.重要信息的傳遞和工作安排3.難以簡單使用口頭表達說明清楚的事項4.需要獲得部門之間配合的重要事項5.沒有見面交流條件的其他重要交流內(nèi)容6.正式工作報告、通知7.部門之間事務(wù)往來，需要留下書面資料的8.知識推薦和信息傳遞其他情況期待補充※對以上的情況，應(yīng)盡量使用電子郵件，應(yīng)避免使用微信、QQ等方式，由于電子郵件具備可靠的追溯功能，便于形成文件檔案，因此和“快捷”溝通方式如微信、QQ等應(yīng)加以區(qū)別應(yīng)用。※電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件。只把有價

2、值的信息提供給需要的人。在商務(wù)交往中要尊重一個人首先就要懂得替他人節(jié)省時間。二、郵件發(fā)送的對象收件人，是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。抄送人，則只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，如果有建議，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封郵件發(fā)給了密送的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門排列、按職位等級從高到低。※只給需要信息的人發(fā)送郵件，將抄送人數(shù)降至最低，確認收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾郵件項目關(guān)鍵時間節(jié)點匯報文件一般

3、由主案親自發(fā)送，主送給客戶方項目負責(zé)人，抄送公司項目管理相關(guān)人員，如由主辦直接發(fā)送，需同時抄送給此事項的主要管理人員項目關(guān)鍵會議后的紀要由助理協(xié)助整理內(nèi)容填入會議紀要模板文件，主案確認后，一般由主案親自發(fā)送，主送給與會客戶方項目負責(zé)人，抄送公司項目管理相關(guān)人員項目階段成果確認函按照確認函模板格式填寫，由主案親自發(fā)送，主送客戶方項目負責(zé)人，抄送公司項目管理相關(guān)人員及商務(wù)管理，傳真原文件交項目管理人員存檔掃描尋求內(nèi)部跨部門支持主送給尋求支持的人，抄送給對方的直接上級，同時抄送本部門的直接上級三、郵件內(nèi)容規(guī)范標題：【項目簡稱】+郵件內(nèi)容主

4、題概括收件人：參照上面說明抄送：參照上面說明正文：1.如果之前有接收到對方郵件，就某一階段性內(nèi)容進行討論，采用在原郵件基礎(chǔ)上回復(fù)的方式如果是新發(fā)送的郵件，簡要說明信件是對溝通方什么時間提出的什么要求內(nèi)容的回應(yīng)，尤其在要求是通過非郵件文字形式，比如電話、QQ、當(dāng)場或其他無憑證形式提出2.我方的具體回應(yīng)內(nèi)容，條理清晰可分項123描述3.如有附件，需要對內(nèi)容進行簡要說明，4個以上的附件內(nèi)容最好打包壓縮發(fā)送4.說明希望對方做的事情，給予的回復(fù)確認，分情況請求盡快，也可以按需要給出明確時間點注意：信件中的所有時間點都明確日期和星期，4月11日

5、（星期四），保證來往郵件的及時性，重要的溝通事項，時間緊急的，需要在郵件發(fā)送完畢后進行電話提醒和確認重要時間節(jié)點得到回復(fù)確認的，也要轉(zhuǎn)發(fā)項目管理人員1.有意義的主題這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷史檔案的功能，充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。2恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌也明確提醒某收件人此郵件是面向他的，要求其給出必要的回

6、應(yīng)在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。但有中高層領(lǐng)導(dǎo)時要注意,最好稱呼各位領(lǐng)導(dǎo)和同事–如果對方有職務(wù)應(yīng)按職務(wù)尊稱對方如“x經(jīng)理”如果不清楚職務(wù)則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼但要把性別先搞清楚。 –不熟悉的人不宜直接稱呼姓名對級別高于自己的人也不宜稱呼姓名。3郵件開頭結(jié)尾最好要有問候語–最簡單的開頭寫一個“HI”中文的寫個”您好”結(jié)尾常見的寫個ThanksandBestRegards. –中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。–俗話說得好“禮多人不怪”禮貌一些總是好的即便郵件中有些地方不妥對方也能平靜的

7、看待。4郵件結(jié)構(gòu)第一段與最后一段是重點–電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信件很長最好在結(jié)尾的部分再度強調(diào)第一段的重點。 §內(nèi)容主動說出你期待對方做的事情 –當(dāng)你想要收件者采取行動時如果電郵的內(nèi)容長在信件的一開始就說明你的要求。如果內(nèi)容很短不超過一個屏幕可以讀完的范圍就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。 §日期郵件的日期與時間要明確在電郵中提到的日期與時間一定要具體你說的下個月或是下周三到底是什么時候因此最好改成「下周三如3月7日」「下個月如8月」時間也要明確是上午還是下

8、午，以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會?！霦mail正文多用1234之類的列表以清晰明確。 –如果事情復(fù)雜最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。 保持你的每個段落簡短不冗長沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。 §盡可能避免拼寫