信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理探究

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1、信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理探究數(shù)字檔案雖然解決了傳統(tǒng)檔案管理中容易破損、檢索困難的問(wèn)題，但是受當(dāng)前技術(shù)的影響，數(shù)字檔案信息不安全、數(shù)字化覆蓋率低、缺乏數(shù)據(jù)共享等問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)得到解決。因此，必須要探究加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的可行性措施，從而提高檔案的管理和服務(wù)水平。匕【關(guān)鍵詞】信息化；數(shù)字檔案；存在問(wèn)題；管理措施數(shù)字檔案又稱電子檔案，是信息化背景下的產(chǎn)物，數(shù)字檔案以二進(jìn)制數(shù)據(jù)的形式在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，并借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳輸和共享。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案管理人員只需要通過(guò)操作計(jì)算機(jī)，就能夠完成檔案的分類、檢

2、索、借閱等工作，一方面能夠減輕工作壓力，另一方面也可以提高數(shù)字檔案管理的質(zhì)量和效率。但是在實(shí)際的工作中發(fā)現(xiàn)，由于硬件設(shè)備不兼容、管理技術(shù)不過(guò)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全等因素的影響，數(shù)字檔案管理面臨諸多問(wèn)題。如果不能及時(shí)分析問(wèn)題成因并提出存效的防范對(duì)策，不僅會(huì)給當(dāng)前數(shù)字管理工作造成影響，也不利于數(shù)字檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。一、數(shù)字檔案的特點(diǎn)（一）便于存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數(shù)量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時(shí)，紙質(zhì)檔案對(duì)檔案管理室內(nèi)部的環(huán)境要求也較為嚴(yán)格，例如要保證檔案管理室具有

3、較好的通風(fēng)條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發(fā)霉。而對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的檔案來(lái)說(shuō)，在檔案借閱和搬運(yùn)過(guò)程中，容易出現(xiàn)破損問(wèn)題，尤其是一些具有珍貴價(jià)值的檔案，一旦出現(xiàn)損害，將會(huì)造成不可逆的損失，檔案的利用價(jià)值也會(huì)受到影響。而數(shù)字檔案則不需要考慮上述問(wèn)題：首先，數(shù)字檔案以數(shù)據(jù)形式保存在計(jì)算機(jī)中，一臺(tái)普通計(jì)算機(jī)的內(nèi)存在200G以上,其儲(chǔ)存的數(shù)字檔案數(shù)景甚至比一座標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室還多，這也就意味這數(shù)字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數(shù)字檔案可以被多次復(fù)制和拷貝，并且通過(guò)異地備份的形式，將檔案資料分開(kāi)保存，即便是

4、發(fā)生不可抗拒的影響因素（例如設(shè)備突然斷電、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。（二）資源共享。信息和資源共享是互聯(lián)網(wǎng)最顯著的應(yīng)用特點(diǎn)。而借助于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來(lái)的數(shù)字檔案管理，則繼承了這一特點(diǎn)。人們?cè)诓樵?、借閱、歸還檔案資料時(shí)，不需要通過(guò)檔案室的前臺(tái)服務(wù)人員，而是在各種服務(wù)端設(shè)備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時(shí)，人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。利用互聯(lián)網(wǎng)將多個(gè)數(shù)字檔案室連接起來(lái)，還能夠?qū)崿F(xiàn)相互之間的信息溝通，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，彌補(bǔ)

5、了單個(gè)數(shù)字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于全面提升數(shù)字檔案管理水平有一定作用。、數(shù)字檔案管理的作用（一）管理數(shù)字化。檔案形式發(fā)生變化后，為了適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時(shí)倶進(jìn)進(jìn)行變革。由傳統(tǒng)的人工式管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，不僅確保Y檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力?？梢灶A(yù)見(jiàn)的是，隨著信息技術(shù)的成熟發(fā)展，數(shù)字檔案的應(yīng)用范圍也會(huì)越來(lái)越廣。只有充分掌握數(shù)字檔案的特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理的重要性，才能推動(dòng)數(shù)字檔案管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。資源擴(kuò)展智能化。檔案管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的

6、工作，由于襠案數(shù)景的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會(huì)相應(yīng)增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗(yàn)。因此，檔案管理部門需要集中有限的人力、物力和財(cái)力資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化和開(kāi)發(fā)，在保證發(fā)揮檔案管理應(yīng)有功能的基礎(chǔ)上，不斷降低管理成本。三、數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題（一）數(shù)字檔案本身的安全性不高。數(shù)字檔案是以數(shù)字化信息的方式儲(chǔ)存，而這種儲(chǔ)存方式具有一定的安全隱患，因其儲(chǔ)存需要考慮到介質(zhì)的質(zhì)量與磁場(chǎng)等，如果達(dá)不到要求，檔案會(huì)很容

7、易丟失，數(shù)字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數(shù)字檔案具有容易轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)，這里就存在著一定的安全隱患，數(shù)字檔案容易轉(zhuǎn)移，那么數(shù)字檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過(guò)程中就有可能出現(xiàn)因?yàn)檗D(zhuǎn)移過(guò)程中的某些問(wèn)題，造成原檔案的丟失。（二）互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來(lái)的不安全性。互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)完全開(kāi)放的環(huán)境，本身具有一定的不安全因素。近年來(lái)，因?yàn)樵馐芫W(wǎng)絡(luò)黑客攻擊而導(dǎo)致商業(yè)信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見(jiàn)不鮮，如何保障信息化背景下數(shù)字檔案的安全，成為現(xiàn)階段檔案管理人員需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。除了網(wǎng)絡(luò)黑客的非法攻擊外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定、突然斷電或人為操

8、作不當(dāng)?shù)纫蛩兀灿锌赡芙o數(shù)字檔案的管理造成負(fù)面影響。（三）人帶來(lái)的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價(jià)值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業(yè)務(wù)技能不熟練，或是操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字檔案被誤刪。與其他問(wèn)題相比，只要加強(qiáng)數(shù)字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問(wèn)題的出現(xiàn)。四、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施