會計檔案歸檔與整理

《會計檔案歸檔與整理》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。

1、會計檔案歸檔與整理（2009年2月）一、會計檔案的概念什么是會計檔案？會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計核算是對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計算。一個年度會計核算工作結(jié)束，它所產(chǎn)生的材料——憑證、賬簿和財務報告即是會計檔案。需要注意的是：會計部門形成的材料很多，只有會計專業(yè)核算材料才是會計檔案。財會部門經(jīng)辦的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、預算、預算指標、計劃、工作總結(jié)、報告以及來往文書都不屬于會計檔案的歸檔范圍，應按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。二、會計檔案的收集范圍：1、會計

2、憑證：用來記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任，作為經(jīng)濟依據(jù)的書面證明文書。包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2、會計賬簿：由固定格式賬頁所組成，以會計憑證為依據(jù)，全面系統(tǒng)科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的會計簿籍。包括：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿。3、財務會計報告：9用統(tǒng)一的貨幣計量單位，以賬簿記錄為主要依據(jù)，按規(guī)定的表格形式，定期總括地反映核算單位在一定時期經(jīng)濟活動和財務狀況的報告文件。包括：月度、季度、年度財務報告，包括會計報告、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊

3、、會計檔案銷毀清冊。三、會計檔案的整理：會計檔案的整理工作，就是將零散的和需要進一步條理化的會計文件，通過科學的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個有序的過程。依照會計工作的基本環(huán)節(jié)，進行科學的分類整理。同一全宗的會計檔案應按年度分開整理，不應跨年度，對跨年度的決算報表等，可放入針對內(nèi)容年度里。歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對打印輸出的會計檔案，財務主管要簽字、蓋章。（一）會計檔案的分類行政事業(yè)單位的會計檔案一般分為會計憑證、會計賬簿、會計報表及其它類。（二）會計檔案的整理、編號（以歷下區(qū)檔案局為例）1、會計憑證的整理、編號①首先將散裝憑證

4、按月份或會計科目裝訂成冊，并加封角、封面填寫齊全。9②一冊憑證作為一個保管單位，按時間順序排列，用4位阿拉伯數(shù)字編制大流水冊號，將編號用卷簽（雙格口取紙一半）貼在每冊憑證脊背底邊處，并在每冊憑證封面右上角加蓋數(shù)碼章。③保管期限為短期④檔號編制：以每冊為單位編制，全宗號-目錄號-冊號，如：0020-005-0048。0020為全宗號，005為目錄號，0048為冊號。（檔號為目錄檢索使用）⑤裝盒：按時間順序裝盒。⑥憑證盒封面填寫要求：名稱濟南市歷下區(qū)檔案局時間200801-200805冊數(shù)5保管期限短期編號0048-0052（名稱部分蓋單位名稱章，時間、冊

5、數(shù)、保管期限、編號全部蓋章，編號為盒內(nèi)起止冊號。）⑦以盒為單位編制大流水盒號，在盒脊下方貼蘭色三格口取紙。第一行：全宗號?目錄號；第二行：冊號（起止號）；第三行：盒號（四位數(shù)），填寫居中：0020?0050072-007800209⑧建立檢索工具：按冊編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。2、會計賬簿的整理、編號①賬簿的整理：會計賬簿原則上保持原有基礎，一本賬作為一個保管單位。賬簿在啟用時，要在第一頁前面填寫“經(jīng)管人員一覽表”和“賬戶目錄”。賬簿分固定式和活頁式歸檔整理。固定式賬簿保留空白頁，但空白頁不編頁碼；活頁式賬簿拆去空白頁，編寫頁碼，加備考表，裝訂成

6、冊。②編寫頁數(shù)：以每冊為單位，用鉛筆對有效的頁面編寫；正面編在右上角，反面編在左上角。③賬簿保管期限為長期。④賬簿排列、編號：按賬簿的自然形成規(guī)律，依時間順序排列，用4位阿拉伯數(shù)字編制大流水冊號，將編號用卷簽（口取紙一半）貼在每冊正面右上角。⑤檔號編制：以每冊為單位編制，全宗號-目錄號-案卷號（冊號）（例如：0020-004-0072）⑥裝盒：時間順序裝盒并編寫卷內(nèi)目錄、備考表。⑦以盒為單位編制大流水盒號，并將盒號用數(shù)碼章蓋在盒脊的最下方。⑧會計檔案盒的盒面蓋單位名稱章；盒脊填寫：9年度：2008全宗號：0020目錄號：004案卷號：0072-0078

7、保管期限：長期0012（盒號）（填寫內(nèi)容全部蓋章，案卷號為盒內(nèi)賬簿起止冊號。）⑨編制檢索工具：按冊編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。3、財務會計報告的組卷、編號①會計報表分類組卷：以案卷為保管單位，年報為永久、四季度報表在沒有年報的情況下為永久（有單獨年報時，為短期），其他季、月報表為短期。年報要單獨整理立卷，季報和月報可根據(jù)張數(shù)的多少，立成一卷或數(shù)卷。②編制頁號：以卷為單位，用鉛筆對有效頁面編寫，正面編在右上角，反面編在左上角。③編寫卷內(nèi)目錄、備考表。④案卷的裝訂：裝訂前拆除金屬物，對破損的材料進行修補；沒有裝訂線的歸檔材料加邊條；裝訂時材料底邊要齊，

8、用雙股蠟線，三孔一線裝訂。⑤編制案卷號：按時間順序排列，采用四位數(shù)阿拉伯數(shù)字編大流水卷號。⑥檔