檔案借閱管理制度

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1、編號(hào)：HJ-ZD-ZB-01-G1豪鈞同創(chuàng)科貿(mào)有限公司檔案借閱管理制度為了規(guī)范公司檔案管理，防止公司文件外流、丟失及便于查找，特制訂此制度。公司可以借閱的檔案有：技術(shù)文件資料、公司管理文件資料、財(cái)務(wù)文件資料（詳見財(cái)務(wù)規(guī)定）、業(yè)務(wù)文件資料、外來文件資料。借閱規(guī)定如下。1.員工因工作需要借閱、調(diào)用文件資料時(shí)都必須填寫“檔案借閱登記表”，并預(yù)計(jì)歸還日期。其中書籍與不涉及保密的文件資料可以直接外借，而涉及保密的文件或公司內(nèi)部文件都必須有借閱權(quán)限許可人簽字方可借閱（見表一）。2.如借閱者直屬上級(jí)外出又需急用文件資料，可請(qǐng)?jiān)郊?jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字借閱文件資料，但同時(shí)必須在借閱單的備注欄中寫明原因。3.如果借閱

2、者借閱在密級(jí)規(guī)定中明確寫明不得借閱、調(diào)用的某類檔案，此時(shí)直屬上級(jí)的簽名無效，借閱者如要借閱該類檔案必須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。4.所有借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復(fù)印、拷貝或其它任何方式留有復(fù)件。同時(shí)也不能將該保密性文件資料在公司內(nèi)外傳播或傳閱。5.借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、整潔，如果為光盤軟盤類資料要盡量保持載體無劃損。6.借閱者如將所借閱的書籍、資料遺失均須照價(jià)賠償。光盤軟盤類數(shù)據(jù)如若損壞應(yīng)將已壞載體上交檔案室做報(bào)廢處理，如不能交出原件均按遺失處理，其中重要文件資料的遺失由總經(jīng)辦按情況嚴(yán)重性處理。7.為方便信息資料的流通，所有文件資料均有一定借閱期限，

3、借閱期限依文件資料的類別由檔案管理員告知?dú)w還日期，如因工作需要文件資料資料還需使用，需辦理續(xù)借手續(xù)。8.本制度解釋權(quán)歸總經(jīng)辦。9.本制度自總經(jīng)理簽字之日起開始執(zhí)行。第2頁共4頁編號(hào)：HJ-ZD-ZB-01-G1文件資料借閱權(quán)限（文本）表一文件類型密級(jí)保存期限借閱權(quán)限批準(zhǔn)級(jí)別借閱期限備注設(shè)計(jì)、生產(chǎn)圖紙資料機(jī)密永久保存按歸檔借閱時(shí)權(quán)限一般用后歸還業(yè)務(wù)資料機(jī)密5年以上按崗位權(quán)限用后歸還公司文件資料證件原件機(jī)密永久依需要承辦人員總經(jīng)理用后歸還按用途的日期歸還證件復(fù)印件依需要承辦人員部門經(jīng)理按情況處理規(guī)章制度、辦法內(nèi)部公開永久或長(zhǎng)期所有員工用后歸還按用途的日期歸還人事檔案保密長(zhǎng)期部門經(jīng)理以上及相

4、關(guān)人員用后歸還按用途的日期歸還,離職人員檔案保存一年財(cái)務(wù)文件資料絕密長(zhǎng)期一般不得借閱總經(jīng)理用后歸還按用途的日期歸還北京豪鈞同創(chuàng)科貿(mào)有限公司總經(jīng)辦總經(jīng)理：年月日第2頁共4頁編號(hào)：HJ-ZD-ZB-01-G1檔案借閱登記表表二序號(hào)借出檔卷歸還檔案?jìng)渥⒔璩鋈掌诮栝喨伺鷾?zhǔn)人利用目的數(shù)量借閱期限檔案名稱(或文件資料號(hào))管理員簽字日期簽字3編號(hào)：HJ-ZD-ZB-01-G1檔案管理流程一、文件資料歸檔③管理員將檔案進(jìn)行編號(hào)、歸檔，以備查閱及借閱②資料歸檔人及資料接收人在文件歸檔登記表上簽字確認(rèn)①檔案管理員填寫文件資料歸檔登記表二、文件資料及檔案借閱A．管理員按文件資料借閱人權(quán)限，辦理文件資料借閱②

5、檔案借出后，檔案管理員要做好記錄，及時(shí)追蹤。檔案借閱人要及時(shí)歸還所借檔案。因工作需要文件資料還需使用的，借閱人需辦理續(xù)借手續(xù)B．借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復(fù)印、拷貝或其它方式留有附件，也不得將該保密性文件資料在公司內(nèi)外范圍內(nèi)傳播或傳閱①檔案借閱人填寫檔案借閱登記表C．借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、整潔，如果為光盤軟盤類資料要盡量保持載體無劃?rùn)MA.完好：檔案管理員辦理歸還手續(xù)后存檔B.有破損但能使用：根據(jù)破損情況按規(guī)定執(zhí)行，辦理歸還手續(xù)后存檔③歸還所借的文件資料，管理員要檢查歸還的文件資料是否保持完好、整潔C.丟失或損壞后不能使用：按規(guī)定賠償，檔案管理員

6、進(jìn)行銷帳