會(huì)議接待流程--酒店管理【最新精選】

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1、會(huì)議接待流程2014年1月一、營銷部1-10二、前廳部11-14三、餐飲部15-21四、工程部22-23五、保安部24-27六、財(cái)務(wù)部28七、營銷部會(huì)議工作流程圖八、前廳部會(huì)議工作流程圖十一、餐飲部會(huì)議工作流程圖十二、會(huì)議設(shè)施設(shè)備、鮮花、食品報(bào)價(jià)單一、營銷部：程序標(biāo)準(zhǔn)1、電話詢價(jià)與報(bào)價(jià)1、接聽客人詢價(jià)電話1）詢問客人公司名稱，辨別是否為老客戶，是本地客戶還是外地客戶。辯清后可根據(jù)相應(yīng)價(jià)格政策報(bào)價(jià)。2）如是老客戶，了解酒店房型等設(shè)施可直接向其報(bào)價(jià)。3）如是新客戶，對(duì)酒店不太熟悉，先簡要根據(jù)其需求，針對(duì)性地介紹一個(gè)酒店房間或會(huì)議室的概況（

2、突出特點(diǎn)），并向其推薦。4）先讓客人作合適的選擇。5）根據(jù)客人的選擇，先向其初步報(bào)價(jià)。2、做好客人議價(jià)1）告知客人這是一個(gè)酒店現(xiàn)行的會(huì)議價(jià)。請(qǐng)客人發(fā)送傳真告知會(huì)議的詳細(xì)情況，然后我們將根據(jù)會(huì)議當(dāng)時(shí)酒店的入住情況等綜合因素，根據(jù)權(quán)限是否浮動(dòng)。2）恭維客人或客人的公司，向客人表達(dá)友好合作的愿望。3）主動(dòng)為會(huì)議客戶上門洽談服務(wù)，帶上一整套規(guī)范的洽談資料。4)如是重要或大型會(huì)議，邀請(qǐng)客人來店參觀現(xiàn)場，再敲定細(xì)節(jié)。3、詢問并在會(huì)議洽談紀(jì)要上填寫客戶聯(lián)系方式●應(yīng)正確無誤地在會(huì)議記錄本上記錄客人的聯(lián)絡(luò)方式、存檔，并請(qǐng)文員輸入電腦，資料共享。4、制作

3、書面報(bào)價(jià)單1）根據(jù)客人會(huì)議的日程及活動(dòng)內(nèi)容制作詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃書及報(bào)價(jià)。2）向客人發(fā)送書面報(bào)價(jià)單，上面注明提請(qǐng)客人盡快確認(rèn)，以便計(jì)劃能順利完成。5、超權(quán)限報(bào)價(jià)及時(shí)請(qǐng)示l超出酒店會(huì)議價(jià)格政策的房價(jià)，及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示。4、將會(huì)議計(jì)劃書及報(bào)價(jià)單存檔l將發(fā)給客戶的報(bào)價(jià)單存檔于“報(bào)價(jià)”文件夾中，以便本人不在時(shí)其它人員能夠跟進(jìn)此計(jì)劃。2、接待參觀向客人介紹會(huì)議設(shè)施1、與客戶預(yù)約1）通過前臺(tái)查找到合適的客戶及準(zhǔn)備好鑰匙。2）約定一個(gè)雙方都感方便的日期、時(shí)間和見面地點(diǎn)。3）事先應(yīng)對(duì)客人所要經(jīng)過的地點(diǎn)進(jìn)行檢查。4）將客人的姓名或客戶名稱及約定見面的時(shí)間

4、，地點(diǎn)告知前臺(tái)，以便使客人感到他們是受歡迎的和被重視的。5）事先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷資料和宣傳卡片。2、客人抵店后的接待1）在得到客人已到達(dá)酒店的通知后，應(yīng)帶好相關(guān)資料，微笑地在前臺(tái)外面迎接客人，并直呼客人姓名及尊稱，使客人產(chǎn)生一種被認(rèn)知的親切感。2）了解客人有多少時(shí)間，告知客人將要行走的路線。3）參觀過程中鼓勵(lì)客人提問題，并做相關(guān)記錄，同時(shí)分發(fā)推銷資料及飯店簡介。3、陪同客人參觀1）帶領(lǐng)客人參觀客房時(shí)，應(yīng)從低檔房間開始。2）進(jìn)房間之前應(yīng)用手敲門，確認(rèn)房間無人后，再將門打開，帶領(lǐng)客人參觀。3）在房間中介紹各種設(shè)施的特點(diǎn)及客人應(yīng)能從中得到的享

5、受。4）參觀客房結(jié)束后，在前往多功能廳或會(huì)議室之前，要順路介紹娛樂、商務(wù)中心、酒吧、早茶等其他設(shè)施。4、客人參觀后1）若有時(shí)間可以請(qǐng)客人喝些飲料。1）采用適當(dāng)方式，了解客戶單位活動(dòng)概況和全年會(huì)議等活動(dòng)情況，以便促銷工作明確方向。2）總結(jié)要點(diǎn)，詢問是否有其他問題。感謝各位光臨，并親自送客人出飯店大門。1、客人離開后l客人離店后，寫報(bào)告，并做好記錄，為下一步的措施做好計(jì)劃。3、對(duì)已報(bào)價(jià)客戶的跟蹤1、向客戶發(fā)出會(huì)議計(jì)劃單●經(jīng)反復(fù)確認(rèn)會(huì)議計(jì)劃單，正確無誤的狀況。2、與客人確認(rèn)是否已收到計(jì)劃書與報(bào)價(jià)l在報(bào)價(jià)發(fā)出的當(dāng)天（不一定是馬上），及時(shí)與客戶

6、聯(lián)絡(luò)，是否已收到傳真。3、引導(dǎo)客戶搞好合作1）如果客戶反應(yīng)積極，即請(qǐng)客人盡快對(duì)會(huì)議計(jì)劃予以簽字確認(rèn)，向客人說明盡快確認(rèn)的好處。2）如果客戶對(duì)會(huì)議計(jì)劃有疑慮，即刻向客戶解釋，并根據(jù)客戶的要求進(jìn)行調(diào)整，作出針對(duì)性。3）如果客戶對(duì)會(huì)議計(jì)劃反應(yīng)消極，應(yīng)向客人了解清楚是計(jì)劃原因還是由于價(jià)格原因等，并作針對(duì)性的銷售。4）及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映進(jìn)展?fàn)顩r。4、經(jīng)常與客戶保持聯(lián)系。l經(jīng)常向客戶致電詢問會(huì)議的計(jì)劃，將會(huì)議行程了解得越細(xì)越好，讓客人感覺你對(duì)他們會(huì)議的重視。4、會(huì)議細(xì)節(jié)的洽談1、關(guān)注住房安排洽談1）了解會(huì)議舉行日期及會(huì)議的用房狀況，并及時(shí)在電腦中

7、查詢是否發(fā)出重要預(yù)訂，避免矛盾。2）同時(shí)了解該日期是否還有其它未定的會(huì)議信息。既可以作為與客戶還價(jià)的籌碼，又能及時(shí)地在可能改變某檔會(huì)議計(jì)劃的情況下，建議客戶調(diào)整，爭取收益最大化。1）按會(huì)議洽談紀(jì)要上的格式和內(nèi)容記錄客人的住宿計(jì)劃。2、向客人了解會(huì)議活動(dòng)行程1）及時(shí)查詢避免在宴會(huì)、會(huì)議設(shè)施上有重復(fù)沖突。2）如有重疊和其它原因，可向客人作有利的針對(duì)性的調(diào)整建議。3）按會(huì)議洽談紀(jì)要的格式記錄客人會(huì)議行程活動(dòng)。3、與客人確認(rèn)房間、會(huì)場、用餐等大項(xiàng)目的價(jià)格1）在了解能滿足客人設(shè)施及服務(wù)的需求后，向客人報(bào)出客人所需設(shè)施及服務(wù)的價(jià)格。2）與客人確認(rèn)

8、以上價(jià)格。4、與客人確認(rèn)房間布置要求l確認(rèn)以下事項(xiàng)：是否撤出迷你吧是否關(guān)閉長途5、與客人確定會(huì)場的形式及會(huì)議設(shè)施及會(huì)場服務(wù)1）會(huì)場布置的形式2）會(huì)議背景、會(huì)標(biāo)3）會(huì)議場設(shè)備—話筒、音響、投影、白板、夾紙板等4）是否需布置