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《會議接待流程--酒店管理【最新精選】》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、會議接待流程2014年1月一、營銷部1-10二、前廳部11-14三、餐飲部15-21四、工程部22-23五、保安部24-27六、財務(wù)部28七、營銷部會議工作流程圖八、前廳部會議工作流程圖十一、餐飲部會議工作流程圖十二、會議設(shè)施設(shè)備、鮮花、食品報價單一、營銷部：程序標(biāo)準(zhǔn)1、電話詢價與報價1、接聽客人詢價電話1）詢問客人公司名稱，辨別是否為老客戶，是本地客戶還是外地客戶。辯清后可根據(jù)相應(yīng)價格政策報價。2）如是老客戶，了解酒店房型等設(shè)施可直接向其報價。3）如是新客戶，對酒店不太熟悉，先簡要根據(jù)其需求，針對性地介紹一個酒店房間或會議室的概況（
2、突出特點），并向其推薦。4）先讓客人作合適的選擇。5）根據(jù)客人的選擇，先向其初步報價。2、做好客人議價1）告知客人這是一個酒店現(xiàn)行的會議價。請客人發(fā)送傳真告知會議的詳細(xì)情況，然后我們將根據(jù)會議當(dāng)時酒店的入住情況等綜合因素，根據(jù)權(quán)限是否浮動。2）恭維客人或客人的公司，向客人表達(dá)友好合作的愿望。3）主動為會議客戶上門洽談服務(wù)，帶上一整套規(guī)范的洽談資料。4)如是重要或大型會議，邀請客人來店參觀現(xiàn)場，再敲定細(xì)節(jié)。3、詢問并在會議洽談紀(jì)要上填寫客戶聯(lián)系方式●應(yīng)正確無誤地在會議記錄本上記錄客人的聯(lián)絡(luò)方式、存檔，并請文員輸入電腦，資料共享。4、制作
3、書面報價單1）根據(jù)客人會議的日程及活動內(nèi)容制作詳細(xì)的會議計劃書及報價。2）向客人發(fā)送書面報價單，上面注明提請客人盡快確認(rèn)，以便計劃能順利完成。5、超權(quán)限報價及時請示l超出酒店會議價格政策的房價，及時向部門經(jīng)理請示。4、將會議計劃書及報價單存檔l將發(fā)給客戶的報價單存檔于“報價”文件夾中，以便本人不在時其它人員能夠跟進(jìn)此計劃。2、接待參觀向客人介紹會議設(shè)施1、與客戶預(yù)約1）通過前臺查找到合適的客戶及準(zhǔn)備好鑰匙。2）約定一個雙方都感方便的日期、時間和見面地點。3）事先應(yīng)對客人所要經(jīng)過的地點進(jìn)行檢查。4）將客人的姓名或客戶名稱及約定見面的時間
4、，地點告知前臺，以便使客人感到他們是受歡迎的和被重視的。5）事先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷資料和宣傳卡片。2、客人抵店后的接待1）在得到客人已到達(dá)酒店的通知后，應(yīng)帶好相關(guān)資料，微笑地在前臺外面迎接客人，并直呼客人姓名及尊稱，使客人產(chǎn)生一種被認(rèn)知的親切感。2）了解客人有多少時間，告知客人將要行走的路線。3）參觀過程中鼓勵客人提問題，并做相關(guān)記錄，同時分發(fā)推銷資料及飯店簡介。3、陪同客人參觀1）帶領(lǐng)客人參觀客房時，應(yīng)從低檔房間開始。2）進(jìn)房間之前應(yīng)用手敲門，確認(rèn)房間無人后，再將門打開，帶領(lǐng)客人參觀。3）在房間中介紹各種設(shè)施的特點及客人應(yīng)能從中得到的享
5、受。4）參觀客房結(jié)束后，在前往多功能廳或會議室之前，要順路介紹娛樂、商務(wù)中心、酒吧、早茶等其他設(shè)施。4、客人參觀后1）若有時間可以請客人喝些飲料。1）采用適當(dāng)方式，了解客戶單位活動概況和全年會議等活動情況，以便促銷工作明確方向。2）總結(jié)要點，詢問是否有其他問題。感謝各位光臨，并親自送客人出飯店大門。1、客人離開后l客人離店后，寫報告，并做好記錄，為下一步的措施做好計劃。3、對已報價客戶的跟蹤1、向客戶發(fā)出會議計劃單●經(jīng)反復(fù)確認(rèn)會議計劃單，正確無誤的狀況。2、與客人確認(rèn)是否已收到計劃書與報價l在報價發(fā)出的當(dāng)天（不一定是馬上），及時與客戶
6、聯(lián)絡(luò)，是否已收到傳真。3、引導(dǎo)客戶搞好合作1）如果客戶反應(yīng)積極，即請客人盡快對會議計劃予以簽字確認(rèn)，向客人說明盡快確認(rèn)的好處。2）如果客戶對會議計劃有疑慮，即刻向客戶解釋，并根據(jù)客戶的要求進(jìn)行調(diào)整，作出針對性。3）如果客戶對會議計劃反應(yīng)消極，應(yīng)向客人了解清楚是計劃原因還是由于價格原因等，并作針對性的銷售。4）及時向部門領(lǐng)導(dǎo)反映進(jìn)展?fàn)顩r。4、經(jīng)常與客戶保持聯(lián)系。l經(jīng)常向客戶致電詢問會議的計劃，將會議行程了解得越細(xì)越好，讓客人感覺你對他們會議的重視。4、會議細(xì)節(jié)的洽談1、關(guān)注住房安排洽談1）了解會議舉行日期及會議的用房狀況，并及時在電腦中
7、查詢是否發(fā)出重要預(yù)訂，避免矛盾。2）同時了解該日期是否還有其它未定的會議信息。既可以作為與客戶還價的籌碼，又能及時地在可能改變某檔會議計劃的情況下，建議客戶調(diào)整，爭取收益最大化。1）按會議洽談紀(jì)要上的格式和內(nèi)容記錄客人的住宿計劃。2、向客人了解會議活動行程1）及時查詢避免在宴會、會議設(shè)施上有重復(fù)沖突。2）如有重疊和其它原因，可向客人作有利的針對性的調(diào)整建議。3）按會議洽談紀(jì)要的格式記錄客人會議行程活動。3、與客人確認(rèn)房間、會場、用餐等大項目的價格1）在了解能滿足客人設(shè)施及服務(wù)的需求后，向客人報出客人所需設(shè)施及服務(wù)的價格。2）與客人確認(rèn)
8、以上價格。4、與客人確認(rèn)房間布置要求l確認(rèn)以下事項：是否撤出迷你吧是否關(guān)閉長途5、與客人確定會場的形式及會議設(shè)施及會場服務(wù)1）會場布置的形式2）會議背景、會標(biāo)3）會議場設(shè)備—話筒、音響、投影、白板、夾紙板等4）是否需布置
