(CPA16)文檔管理控制程序D

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1、收文單位：集團各部門一、目的二、范圍三、特殊定義四、流程圖五、職責六、說明七、流程關鍵KPI八、支持文件九、記錄十、附件REVISION/AMENDMENTHISTORYTSSUEDATEREV.PAGEDESCRIPTIONOWNERFEB,28,2009AALL新版應麗飛MAY,18,2009B3-8更改：六、說明部份；七、關鍵KPI部份；十、附件。趙雪峰JULY,15,2009CALL按組織架構更改部門及崗位名稱，去掉6.2.3文檔管理職責相關性列表，具體見藍色字體部份質量管理部總監(jiān)JUNE,20,2010DALL1、按紐織架構更改部門名稱；2、將6.4.1中的文檔管理員由

2、三個級別改為兩個級別，去掉平臺級，只分為部/處級和公司級3、優(yōu)化《文檔稽查模版》《文檔管理員清單》4、“6.3.2.4文檔存放安全要求：”屮增加電了檔的保存耍求5、更改《文檔清單》的審批節(jié)點企劃部總監(jiān)一、目的為了規(guī)范集團文檔管理，實現知識的積累與傳承，提高工作效率，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于記憶集團各部門及各類專項機構（如項目組、管理委員會等）的文檔管理。三、特殊定義文檔：是指集團在經營管理過程中所形成的數據統(tǒng)計、分析等資料以及實施或改進過程管理所形成的資料，是集I才I經營管理活動的重要資料，是監(jiān)控集團經營管理活動健康水平的重要證據；文檔屬性定義：對文檔的信息、密級、權限

3、、制作崗位、保存地點、輸出頻次和時間、審批等特性進行定義;文檔屬性定義完成審批后將作為文檔管理的依據之一。四、流程圖：N/A五、職責5.1體系管理主管：5.1.1負責制訂并維護文檔管理規(guī)范；5.2文控助理：5.2.1對公司的文檔的存檔的完整性進行監(jiān)控；5.2.2對公司的文檔的管理狀況進行監(jiān)督檢查；5.2.3對各部門的文件管理員進行文件管理的培訓與指導；5.2.4負責工程文件為體系文件、集團司發(fā)文件的統(tǒng)一管理；5.5.5負責組織人員對公司的文檔管理進行稽查；5.3人力資源部：5.3.1負責對公司的整體的人員信息進行管理，包括員工的人事信息、薪酬信息、培訓信息以及績效考核、個人能力發(fā)

4、展信息、崗位異動信息、健康信息等與個人相關的信息；5.3.2負責員工勞動合同的統(tǒng)一管理；5.3.3公司培訓教材的統(tǒng)一管理；5.3.4負責文檔管理工作落實到干部評價或考核屮，落實到文件管理員的考核屮；5.4企劃處：5.4.5負責對公司級、部門級項II的文檔進行收集并管理；5.4.6負責公司規(guī)劃材料的管理；5.5信息系統(tǒng)管理部：5.5.1負責對公司信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理，并建立數據庫定期備份的管理制度。5.6風險控制部：5.6.1負責對公司合同/協(xié)議（除員工勞動合同）的統(tǒng)一悸理；5.7財務部:5.7.1依據國家財務法律法規(guī)及制度規(guī)范的要求進行財務相關單據的管理；5.7.2對于會影響到

5、財務數據的準確性的數據錄入的相關環(huán)節(jié)進行整體的策劃與控制，保證財務數據及經營分析數據的準確性；5.7.3負責財務預算材料的管理；5.8各部門經理/總監(jiān)：5.8.1確認/審核本部門的文檔屬性定義表；5.&2負責確定本部門的文檔管理員；5.8.3負責監(jiān)督并指導員工按照文檔管理規(guī)范婆求進行文件的管理；并確保文件管理信息的有效傳遞：5.9各部門文檔管理員：5.9.1貫徹執(zhí)行《記憶集團文檔管理規(guī)定》，針對本部門進行全員培訓，使每一位員工明確規(guī)范與流程；5.9.2負責木部門文檔的編號管理、格式統(tǒng)一、以及文檔清單的維護；5.9.3負責指導、監(jiān)督本部門的文件管理工作。5.10所有員工：5.10.

6、1所有文檔制作完成后提供文檔清單的相關信息給部/處文檔管理員；5.10.2接受文檔的稍核；5.10.3學習并執(zhí)行文檔的管理制度。六、說明6.1文檔分類：6.1.1基礎信息采集類（記錄類文檔）：特指僅限于基礎信息或基礎數據的采集類文檔，一般情況卜?不能作為運作監(jiān)控或管理用途，需要進行統(tǒng)計/加工方可用于管理。1）系統(tǒng)文檔：公司的應用信息系統(tǒng)的輸入、輸出文檔；如SAPERP系統(tǒng)中使用的原始單據、不同部門之間傳遞信息的打印的系統(tǒng)表單等；2）應用系統(tǒng)數據庫：存放于應用信息系統(tǒng)屮的數據，一?般以數據庫的形式存在；3）蘋礎信息記錄表：用于記錄經營管理活動過程中產生的數據或信息;是報表數據的統(tǒng)計

7、源；4）訂單：客戶方向我方訂購產品的憑證或是我方向供應商訂購物料、材料的憑證；5）人員信息：包括員工的人事信息、培訓信息、界動信息、健康信息等與個人相關的信息；6）財務單據：指財務的報銷憑證等；6.1.2管理/運作監(jiān)控類文檔：1）技術報告：在公司研發(fā)或制造部門產生的技術創(chuàng)新或技術總結類的報告；2）分析報告：對公司的經營管理活動的各項運營指標進行監(jiān)控并分析、提出改善計劃的報告，或是產品的失效分析報告；如經營分析報告、質量月度分析報告等；3）業(yè)務報告：指與部門的業(yè)務直接相關聯的不能包