(CPA16)文檔管理控制程序D

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1、收文單位：集團(tuán)各部門一、目的二、范圍三、特殊定義四、流程圖五、職責(zé)六、說(shuō)明七、流程關(guān)鍵KPI八、支持文件九、記錄十、附件REVISION/AMENDMENTHISTORYTSSUEDATEREV.PAGEDESCRIPTIONOWNERFEB,28,2009AALL新版應(yīng)麗飛MAY,18,2009B3-8更改：六、說(shuō)明部份；七、關(guān)鍵KPI部份；十、附件。趙雪峰JULY,15,2009CALL按組織架構(gòu)更改部門及崗位名稱，去掉6.2.3文檔管理職責(zé)相關(guān)性列表，具體見藍(lán)色字體部份質(zhì)量管理部總監(jiān)JUNE,20,2010DALL1、按紐織架構(gòu)更改部門名稱；2、將6.4.1中的文檔管理員由

2、三個(gè)級(jí)別改為兩個(gè)級(jí)別，去掉平臺(tái)級(jí)，只分為部/處級(jí)和公司級(jí)3、優(yōu)化《文檔稽查模版》《文檔管理員清單》4、“6.3.2.4文檔存放安全要求：”屮增加電了檔的保存耍求5、更改《文檔清單》的審批節(jié)點(diǎn)企劃部總監(jiān)一、目的為了規(guī)范集團(tuán)文檔管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累與傳承，提高工作效率，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于記憶集團(tuán)各部門及各類專項(xiàng)機(jī)構(gòu)（如項(xiàng)目組、管理委員會(huì)等）的文檔管理。三、特殊定義文檔：是指集團(tuán)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所形成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析等資料以及實(shí)施或改進(jìn)過(guò)程管理所形成的資料，是集I才I經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要資料，是監(jiān)控集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)健康水平的重要證據(jù)；文檔屬性定義：對(duì)文檔的信息、密級(jí)、權(quán)限

3、、制作崗位、保存地點(diǎn)、輸出頻次和時(shí)間、審批等特性進(jìn)行定義;文檔屬性定義完成審批后將作為文檔管理的依據(jù)之一。四、流程圖：N/A五、職責(zé)5.1體系管理主管：5.1.1負(fù)責(zé)制訂并維護(hù)文檔管理規(guī)范；5.2文控助理：5.2.1對(duì)公司的文檔的存檔的完整性進(jìn)行監(jiān)控；5.2.2對(duì)公司的文檔的管理狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查；5.2.3對(duì)各部門的文件管理員進(jìn)行文件管理的培訓(xùn)與指導(dǎo)；5.2.4負(fù)責(zé)工程文件為體系文件、集團(tuán)司發(fā)文件的統(tǒng)一管理；5.5.5負(fù)責(zé)組織人員對(duì)公司的文檔管理進(jìn)行稽查；5.3人力資源部：5.3.1負(fù)責(zé)對(duì)公司的整體的人員信息進(jìn)行管理，包括員工的人事信息、薪酬信息、培訓(xùn)信息以及績(jī)效考核、個(gè)人能力發(fā)

4、展信息、崗位異動(dòng)信息、健康信息等與個(gè)人相關(guān)的信息；5.3.2負(fù)責(zé)員工勞動(dòng)合同的統(tǒng)一管理；5.3.3公司培訓(xùn)教材的統(tǒng)一管理；5.3.4負(fù)責(zé)文檔管理工作落實(shí)到干部評(píng)價(jià)或考核屮，落實(shí)到文件管理員的考核屮；5.4企劃處：5.4.5負(fù)責(zé)對(duì)公司級(jí)、部門級(jí)項(xiàng)II的文檔進(jìn)行收集并管理；5.4.6負(fù)責(zé)公司規(guī)劃材料的管理；5.5信息系統(tǒng)管理部：5.5.1負(fù)責(zé)對(duì)公司信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)定期備份的管理制度。5.6風(fēng)險(xiǎn)控制部：5.6.1負(fù)責(zé)對(duì)公司合同/協(xié)議（除員工勞動(dòng)合同）的統(tǒng)一悸理；5.7財(cái)務(wù)部:5.7.1依據(jù)國(guó)家財(cái)務(wù)法律法規(guī)及制度規(guī)范的要求進(jìn)行財(cái)務(wù)相關(guān)單據(jù)的管理；5.7.2對(duì)于會(huì)影響到

5、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)錄入的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行整體的策劃與控制，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及經(jīng)營(yíng)分析數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；5.7.3負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)算材料的管理；5.8各部門經(jīng)理/總監(jiān)：5.8.1確認(rèn)/審核本部門的文檔屬性定義表；5.&2負(fù)責(zé)確定本部門的文檔管理員；5.8.3負(fù)責(zé)監(jiān)督并指導(dǎo)員工按照文檔管理規(guī)范婆求進(jìn)行文件的管理；并確保文件管理信息的有效傳遞：5.9各部門文檔管理員：5.9.1貫徹執(zhí)行《記憶集團(tuán)文檔管理規(guī)定》，針對(duì)本部門進(jìn)行全員培訓(xùn)，使每一位員工明確規(guī)范與流程；5.9.2負(fù)責(zé)木部門文檔的編號(hào)管理、格式統(tǒng)一、以及文檔清單的維護(hù)；5.9.3負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督本部門的文件管理工作。5.10所有員工：5.10.

6、1所有文檔制作完成后提供文檔清單的相關(guān)信息給部/處文檔管理員；5.10.2接受文檔的稍核；5.10.3學(xué)習(xí)并執(zhí)行文檔的管理制度。六、說(shuō)明6.1文檔分類：6.1.1基礎(chǔ)信息采集類（記錄類文檔）：特指僅限于基礎(chǔ)信息或基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集類文檔，一般情況卜?不能作為運(yùn)作監(jiān)控或管理用途，需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)/加工方可用于管理。1）系統(tǒng)文檔：公司的應(yīng)用信息系統(tǒng)的輸入、輸出文檔；如SAPERP系統(tǒng)中使用的原始單據(jù)、不同部門之間傳遞信息的打印的系統(tǒng)表單等；2）應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)：存放于應(yīng)用信息系統(tǒng)屮的數(shù)據(jù)，一?般以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存在；3）蘋礎(chǔ)信息記錄表：用于記錄經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)或信息;是報(bào)表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)

7、源；4）訂單：客戶方向我方訂購(gòu)產(chǎn)品的憑證或是我方向供應(yīng)商訂購(gòu)物料、材料的憑證；5）人員信息：包括員工的人事信息、培訓(xùn)信息、界動(dòng)信息、健康信息等與個(gè)人相關(guān)的信息；6）財(cái)務(wù)單據(jù)：指財(cái)務(wù)的報(bào)銷憑證等；6.1.2管理/運(yùn)作監(jiān)控類文檔：1）技術(shù)報(bào)告：在公司研發(fā)或制造部門產(chǎn)生的技術(shù)創(chuàng)新或技術(shù)總結(jié)類的報(bào)告；2）分析報(bào)告：對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控并分析、提出改善計(jì)劃的報(bào)告，或是產(chǎn)品的失效分析報(bào)告；如經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告、質(zhì)量月度分析報(bào)告等；3）業(yè)務(wù)報(bào)告：指與部門的業(yè)務(wù)直接相關(guān)聯(lián)的不能包