檔案管理辦法.doc

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1、工程造價(jià)審核檔案管理辦法一、為了規(guī)范深圳市交通工程造價(jià)管理站（以下簡稱“造價(jià)站”）工程造價(jià)審核成果資料的歸檔管理，特制定本辦法。二、當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目完成審核且造價(jià)站出具正式審核意見后，造價(jià)協(xié)審單位（以下簡稱“協(xié)審單位”）歸檔人員即可向造價(jià)部檔案員領(lǐng)取此項(xiàng)目的送審資料，開始檔案整理工作。三、根據(jù)造價(jià)站制定的各類項(xiàng)目《盒內(nèi)文件目錄》，協(xié)審單位歸檔人員開始排列、歸類送審資料，形成項(xiàng)目檔案。在此過程中若發(fā)現(xiàn)缺少資料或夾有其他項(xiàng)目資料在內(nèi)，需及時(shí)向造價(jià)部檔案員反映。四、資料審核1、協(xié)審單位歸檔人員填寫并打印項(xiàng)目《盒內(nèi)文件目錄》后將檔案移交給協(xié)審單位審核人員初核。協(xié)審單位審核人員需重點(diǎn)檢查每份檔

2、案的內(nèi)容是否完整、排列是否正確，初核無誤后將簽字確認(rèn)的《盒內(nèi)文件目錄》連同檔案資料移交給造價(jià)部檔案員初核。造價(jià)部檔案員重點(diǎn)檢查每份檔案的內(nèi)容是否完整、排列是否正確。通過造價(jià)部檔案員初核的檔案方可打頁碼。檔案打上頁碼后協(xié)審單位歸檔人員需在《盒內(nèi)文件目錄》上填寫頁碼并打印后交協(xié)審單位審核人員再次檢查無誤后簽字確認(rèn)。2、造價(jià)部審核：造價(jià)部檔案員審核《盒內(nèi)文件目錄》及檔案后簽字確認(rèn)，將檔案交給造價(jià)部審核人員復(fù)核后簽字確認(rèn)。經(jīng)過造價(jià)部審核人員簽字確認(rèn)方可進(jìn)行檔案的裝訂。五、檔案移交、歸檔1、協(xié)審單位歸檔人員將經(jīng)造價(jià)部審核人員簽字確認(rèn)的檔案裝訂、裝盒后移交給造價(jià)部檔案員保管，完成檔案移交工

3、作。完成移交后造價(jià)部檔案員將項(xiàng)目檔案信息錄入造價(jià)審核動(dòng)態(tài)（即工程造價(jià)審核統(tǒng)計(jì)表）。2、造價(jià)部檔案員填寫《項(xiàng)目檔案移交目錄》，簽字后將《項(xiàng)目檔案移交目錄》及項(xiàng)目檔案移交造價(jià)站檔案室，造價(jià)站檔案室審核通過后即完成歸檔。3、完成移交的項(xiàng)目方可進(jìn)行協(xié)審費(fèi)用結(jié)算。附件1檔案整理注意事項(xiàng)附件2結(jié)算審核盒內(nèi)文件目錄附件3預(yù)算審核盒內(nèi)文件目錄附件4標(biāo)底審核盒內(nèi)文件目錄附件5決算審核盒內(nèi)文件目錄附件6項(xiàng)目檔案移交目錄附件1檔案整理注意事項(xiàng)1.需將所有檔案資料拆解，不能帶有釘子，即使是送審時(shí)已裝訂好的資料。拆除文件材料上的金屬物。2.檔案資料里的所有鉛筆字必須擦干凈。對破損的文件材料，要進(jìn)行修復(fù)。

4、對于紙張極薄的送審資料需將其粘貼在白紙上，如現(xiàn)場簽證單。3.文件材料左側(cè)裝訂部分不足2.5厘米，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂，確保裝訂不壓字。4.文件材料紙面小于B5紙面的，要粘貼或托裱在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙面上再裝訂，確保裝訂不掉頁。A3紙必須疊成A4紙。5.文件材料字跡模糊難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說明。6.打碼時(shí)頁碼須打在頁面下端靠外側(cè)，凡有文字的頁均打上頁碼，如送審資料里有頁碼須劃掉（禁用涂改液）。7.每本裝訂的文件材料厚度一般不超過5厘米，超出的應(yīng)按文件材料的階段性適當(dāng)分卷。8.裝訂文件材料時(shí)應(yīng)將右邊和下邊取齊。9.裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯(cuò)頁、不訂反、不損壞文

5、件、不妨礙使用。附件2盒內(nèi)文件目錄（第盒，共盒，共頁）項(xiàng)目名稱：類型：結(jié)算審核順序號名稱頁碼備注1結(jié)算審核意見2結(jié)算審核意見的征求意見函（第二次）（附結(jié)算審核意見征求意見稿）結(jié)算審核意見的征求意見函（第一次）（附結(jié)算審核意見征求意見稿）3對結(jié)算審核意見征求意見函的回復(fù)（《結(jié)算報(bào)告征求意見表》（第二次）及附件）對結(jié)算審核意見征求意見函的回復(fù)（《結(jié)算報(bào)告征求意見表》（第一次）及附件）4送審單位承諾書5預(yù)（結(jié)）算、標(biāo)底審核提交資料總表6市交通運(yùn)輸委員會(huì)下達(dá)的資金計(jì)劃7招標(biāo)文件及招標(biāo)補(bǔ)遺(含工程量清單、技術(shù)規(guī)范等）8投標(biāo)文件9施工合同（協(xié)議書）10送審工程結(jié)算文件11經(jīng)施工單位、監(jiān)理單

6、位、建設(shè)單位的現(xiàn)場管理人員、部門負(fù)責(zé)人（或科室負(fù)責(zé)人）、分管領(lǐng)導(dǎo)三方簽字蓋章確認(rèn)的工程數(shù)量表12施工圖13竣工圖14其他相關(guān)資料（若有上面未提到的資料，在此處需逐項(xiàng)列明）協(xié)審單位歸檔人員：造價(jià)部檔案員：協(xié)審單位審核人員：造價(jià)部審核人員：附件3盒內(nèi)文件目錄（第盒，共盒，共頁）項(xiàng)目名稱：類型：預(yù)算審核順序號名稱頁碼備注1施工圖預(yù)算審核意見2送審單位承諾書3預(yù)（結(jié)）算、標(biāo)底審核提交資料總表4市交通運(yùn)輸委員會(huì)下達(dá)的資金計(jì)劃5送審預(yù)算6施工圖（含評審意見）7其他相關(guān)資料（若有上面未提到的資料，在此處需逐項(xiàng)列明）協(xié)審單位歸檔人員：造價(jià)部檔案員：協(xié)審單位審核人員：造價(jià)部審核人員：附件4盒內(nèi)文

7、件目錄（第盒，共盒，共頁）項(xiàng)目名稱：類型：標(biāo)底審核順序號名稱頁碼備注1標(biāo)底審核意見2送審單位承諾書3預(yù)（結(jié)）算、標(biāo)底審核提交資料總表4市交通運(yùn)輸委員會(huì)下達(dá)的資金計(jì)劃5招標(biāo)文件6送審標(biāo)底7施工圖（含評審意見）8其他相關(guān)資料（若有上面未提到的資料，在此處需逐項(xiàng)列明）協(xié)審單位歸檔人員：造價(jià)部檔案員：協(xié)審單位審核人員：造價(jià)部審核人員：附件5盒內(nèi)文件目錄（第盒，共盒，共頁）項(xiàng)目名稱：類型：決算審核順序號名稱頁碼備注1決算審核意見2決算審核意見的征求意見函（附?jīng)Q算審核意見征求意見稿）3對決算審核意見征求