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1、檔案管理中的問題及解決方法分析摘要:檔案管理作為單位的一項重要工作,其發(fā)展有重要意義,在新的歷史條件下,檔案管理人員不僅要更新觀念并采用有效措施,還要積極探索檔案現(xiàn)代化管理的模式,必須從培養(yǎng)人才出發(fā),完善檔案管理制度,引進新的技術,創(chuàng)新管理手段,重視檔案管理,促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展,在緊密聯(lián)系時代發(fā)展要求的同時促進社會主義和諧社會的建設。關鍵詞:檔案管理;問題;解決方法;分析中圖分類號:G271文獻標識碼:A隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展和進步,人類社會已經(jīng)逐步的邁入到信息化時代。信息技術成為人們工作和
2、學習中的重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸的向信息化方面轉變,電子技術作為一種新的管理方法有效的提高了檔案管理的質量和效率。一、新時期檔案管理面臨的挑戰(zhàn)7和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,電子檔案能夠將所有的資料轉化為電子數(shù)據(jù),通過信息技術存儲在電子計算機中,而且不會占用比較大的空間,這為檔案管理提供了足夠的便利。通過對傳統(tǒng)的檔案資料建立電子檔案,可以實現(xiàn)電子檔案的一體化管理工作。所有的檔案資料在轉化為電子數(shù)據(jù)之后就可以直接存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中。工作人員再按照一定的要求對這些電子資料進行整理和分類,完成資料的歸檔,從
3、而使檔案管理工作實現(xiàn)一體化。能夠不斷的提高檔案管理的利用效率。通過信息技術建立相應的電子檔案管理系統(tǒng),可以對所有的檔案資料進行管理。所有的資料都包含在檔案管理系統(tǒng)中,這些信息可以按照一定的使用權限向不同的部門進行開發(fā),能夠達到資源和信息的共同分享。這種使用方式可以不受時間和空間的限制,有力的提高了檔案的利用效率。檔案管理涉及到多個工作部門,在干部檔案管理中通過使用現(xiàn)代信息技術,完成對信息的采集、使用和維護等方面的工作,使檔案管理工作能夠科學、規(guī)范、有序的進行具有重要的意義。隨著信息技術的不斷發(fā)展和普及,信息
4、技術在檔案管理部門的使用已經(jīng)成為了不可逆的潮流。在信息化時代,檔案管理部門必須要加大投入,緊緊跟隨時代發(fā)展的要求,建立相應的現(xiàn)代信息檔案管理隊伍,提高檔案管理水平和效率。二、檔案管理工作中存在的問題72.1對檔案的重視程度不夠。目前,隨著經(jīng)濟的逐步發(fā)展,醫(yī)院的醫(yī)療水平也在不斷提高,所以很多醫(yī)院都把目光放在醫(yī)療水平和服務上。使得很多包括領導干部在內的人員僅僅將檔案管理工作看成抄抄寫寫和保管事務性的工作,從而對于檔案管理工作的認識存在一定的誤區(qū)。并且,檔案管理工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益,因此,很多單位不僅不把其
5、算作單位的主要工作,甚至還忽視此項工作,他們認為,只要確保檔案不丟失、不泄密并且能夠應付外調和查檔就算是完成檔案的管理工作了。這些思想都充分說明了其對檔案管理工作的輕視,也說明了他們還不能夠充分認識檔案管理工作的重要性。2.2目前多數(shù)單位的檔案管理工作除了管理力量薄弱外,還存在管理水平低下以及管理手段落后的問題。目前多數(shù)單位從事檔案管理工作的人員,經(jīng)過嚴格檔案管理知識培訓后上崗的人員寥寥無幾。因此,除了對檔案管理工作的重要性和管理檔案的要求進行充分全而的了解外,對于收集、整理、歸檔以及裝訂檔案等業(yè)務也談不上
6、了解。不僅導致一些檔案資料不健全,甚至出現(xiàn)了丟失檔案的現(xiàn)象,這些都給檔案管理工作帶來了很大的困難。由于目前很多檔案人員身兼數(shù)職,不能投入足夠的精力去進行檔案管理工作,很多情況下只是將材料放進檔案盒并不及時進行整理歸檔,這些都導致醫(yī)院不能夠及時準確的對人才進行了解。72.3檔案室沒有良好的硬件環(huán)境。一直以來,我們認為的檔案室是管理規(guī)范且環(huán)境良好的。但是實際工作中的檔案室卻恰恰相反,很多單位并不愿意在檔案室添置新設備,而樂此不疲的對其他工作硬件設施進行完善,從而造成檔案室設備簡陋,甚至個別單位根本不存在專用的檔
7、案室。因此,除了對人事檔案不能夠進行規(guī)范標準的管理外,還時常發(fā)生檔案材料發(fā)霉和蟲蛀事件,從而不利于利用檔案資料。2.4人事檔案管理工作信息化程度不高。當今世界是一個信息化的社會,計算機技術在各行各業(yè)都得到了充分的應用,并且在現(xiàn)代化辦公室扮演著重要的角色。但是很多單位并沒有在管理檔案中充分挖掘和發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢。由于計算機技術沒有廣泛應用到檔案管理中,不僅阻礙了人事管理效率的提高,更在一定程度上造成資源的浪費。三、檔案管理工作中問題的解決辦法3.1提高檔案管理人員的素質。為了加強建設干部檔案管理的工作隊伍
8、,在選擇擔任檔案管理工作的人員時,除了選擇政治上可靠、作風正派以及責任心強的共產(chǎn)黨員外,還應當對其加強教育培養(yǎng)。為了使員工能夠在工作中充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性,單位相關部門以及領導還應當切實管理廣大職工的工作和生活,使得廣大職工充分感受家的溫暖。由于檔案管理效果的好壞與檔案管理人員自身密切相關,因此,檔案管理人員除了提高自身專業(yè)水平以外,還應當通過培訓等多種形式對檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)和基本要求進行熟悉和了