采購管理訪談提綱

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1、保利地產(chǎn)內(nèi)部控制規(guī)范咨詢項目訪談提綱尊敬的預決算部：作為貴公司的重要部門，您對所在部門目前的管理狀況和未來業(yè)務條線的發(fā)展方向必然有著非常全面和深入的理解。為此，項目組主要成員希望能夠與您進行一次2小時左右的深入訪談，向您請教您所在部門業(yè)務運營和內(nèi)部控制方面的問題，并聽取您對本項目的期望與要求。以下呈上本次訪談的提綱，供您參考：一．采購管理總體控制1.公司對房地產(chǎn)采購管理的組織架構(gòu)和職責分工是怎樣的？有哪些與采購相關的政策及操作手冊？回復：房地產(chǎn)采購管理，一般大型采購均需要經(jīng)過招標確定單位。公司成立招標領導小組。公司材料（設備）采購招投標領導小組由總經(jīng)理或負責

2、全面工作的常務副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)等組成。公司材料（設備）采購招投標工作小組由主管副總、綜合計劃部、技術部、預決算部、工程部和經(jīng)辦部門抽調(diào)人員組成，經(jīng)濟標部分安排財務部參與，經(jīng)辦部門為預決算部。設備采購管理細則、招投標管理規(guī)定、招投標管理細則。2.公司是否針對不同采購類型設置不同的采購方式？采購方式主要包括哪些？不同采購方式的應用范圍包括什么？是否會進行集中采購？回復：一般根據(jù)采購金額的大小來確定采購方式，比如說金額超過50萬的，須經(jīng)過采購招標確定供貨單位。采購方式主要包括招標、詢價比價等方式。一般金額較?。?0萬以內(nèi)）我們一般采用詢價比價形式確定供

3、貨單位。超過50萬要經(jīng)過招標確定供貨單位；對于金額較小零星采購，我們一般采用總包單位自己采購，我司給予定價。有些材料集團已實行集團統(tǒng)一采購，比如涂料、屋面瓦等等。我司針對不同項目的同樣類型產(chǎn)品計劃實行集中采購，目前還未實行，有這個計劃。1.公司的采購主體是否均為甲方采購？是否有指定乙方為采購主體的情況？劃分甲乙雙方采購主體的依據(jù)是什么？回復：公司的采購主體基本上都是甲方采購。也有指定乙方為采購主體的情況，比如一些零星采購項目、特殊材料設備（人防通風設備等）。材料設備的特殊性，便于乙方統(tǒng)一驗收的需要。2.公司如何實現(xiàn)不相容崗位的分離？（如請購與審批；詢價與確定

4、供應商；采購合同的訂立與審核；采購、驗收與相關會計記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行的有效分離）回復：采購申請、驗收與相關會計記錄、付款申請、合同執(zhí)行為工程部完成。材料采購招標（詢價）確定供貨商、簽訂供貨合同由預決部牽頭完成。由工程部提出采購申請，預決算部根據(jù)工程部提供的采購申請啟動材料招標流程（詢價流程），確定供貨單位，負責合同訂立。合同訂立后發(fā)給工程部，工程部依據(jù)合同履約，履約完成，工程部組織相關驗收及記錄，啟動付款申請程序或者結(jié)算申請程序，預決算開始審核結(jié)算。3.公司建立的采購與付款業(yè)務的授權(quán)制度和審核批準制度是怎樣的？回復：采購申請由工程部提出，交給預決算

5、部，預決算啟動材料招標流程（詢價流程）。付款業(yè)務也是由工程部提出申請，公司各部門及各領導走付款審核流程，根據(jù)付款金額大小確定公司領導審批權(quán)限，若付款金額超過500萬董事長審批，500萬以下公司總經(jīng)理審批，整個審核流程完畢后，在交給財務部付款。1.公司是否對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風險？回復：沒有進行崗位輪換。我們采購業(yè)務按照項目分不同人員經(jīng)辦人。一．采購計劃2.公司是否定期制定采購計劃(一年/半年/月)？采購計劃的編制與審批流程是怎樣的？采購計劃包含哪些采購物資的采購信息？回復：沒有定期制

6、定采購計劃。這個是以后需要急待完善的地方。3.公司根據(jù)采購完成情況是否定期對采購計劃進行更新和調(diào)整？調(diào)整后如何進行審批？回復：公司采購招標計劃性還不是太強。4.公司如何保證采購在采購計劃可控范圍內(nèi)執(zhí)行，防止超量采購導致的浪費？回復：將超量采購風險轉(zhuǎn)嫁給乙方，我們在給乙方簽訂施工合同約定，如甲供材料超定額用量將給予乙方雙倍罰款。5.公司通過何種方式對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤？有無定期匯報的機制？回復：暫無。6.公司是否根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況對相關部門或相關項目進行考評？回復：暫無。二．供應商管理7.公司是否制定了供應商的選擇和評估政策？選擇供應商的形式主要包

7、括哪些？是否建立供應商信息庫，對供應商進行分類統(tǒng)計？信息庫的內(nèi)容主要包括哪些方面?是否對供應商信息庫進行定期更新？更新頻率是多少？回復：公司已制定了供應商的后評估程序。選擇供應商的形式有，去實地考察、看施工過的工程業(yè)績等等。已建立供應商信息庫并分類。信息庫內(nèi)容主要包含供應商的注冊資金、廠家地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等等。會對供應商信息庫進行更新。1.公司如何對新供應商進行評級？有哪些評價標準？回復：公司暫未對新供應商進行評級。2.招標時入圍供應商如何進行審定？公司是否制定有合格供應商清單？回復：招標時入圍供應商根據(jù)擬采購的材料（設備）選擇合適的供應商，供應商的選

8、定需經(jīng)過招投標小組商定后報招標領導小組審批。公司已有