數(shù)字化檔案管理之我見論文

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1、數(shù)字化檔案管理之我見論文摘要：本文在全球信息化、經(jīng)濟一體化的格局下，通過對數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和特點的闡述，進一步明確和強調(diào)了數(shù)字化檔案管理在21世紀(jì)中國檔案現(xiàn)代化進程中的重要作用。同時，針對我國目前數(shù)字化檔案管理中存摘要：本文在全球信息化、經(jīng)濟一體化的格局下，通過對數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和特點的闡述，進一步明確和強調(diào)了數(shù)字化檔案管理在21世紀(jì)中國檔案現(xiàn)代化進程中的重要作用。同時，針對我國目前數(shù)字化檔案管理中存在的問題，筆者提出了幾條切實可行的建議，對這種知識網(wǎng)絡(luò)中利用信息的檔案模式的開發(fā)和利用具有一定意義。關(guān)鍵詞：信息經(jīng)濟網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化檔案管理現(xiàn)代社會，

2、信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息經(jīng)濟已逐漸成為經(jīng)濟發(fā)展的新動力和新增長點。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊，面對這種機遇和挑戰(zhàn)，如何正確認(rèn)識數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，如何使檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，構(gòu)建高速、及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，促進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點問題。一、我國檔案管理的現(xiàn)狀和信息化時代對我國檔案管理的影響檔案管理，是指以建立一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、能為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的檔案資源體系

3、為目的，依據(jù)國家有關(guān)部門檔案法規(guī)開展的檔案積累、移交、整理、開發(fā)等一系列的管理工作。按照我國《檔案法》》的有關(guān)規(guī)定，檔案館是我國檔案事業(yè)的主體，是執(zhí)行檔案管理的中心機構(gòu)，是集中保存、保管檔案的永久性基地，它所執(zhí)行的檔案管理的功能主要有：檔案收藏功能、檔案信息存儲功能、檔案宣傳教育功能、文化傳播功能等等。截至2000年低，我國有各級圖書館3037個，保存檔案1.9億卷（件）；各級各類檔案室20192個,保存檔案1.7億卷(件)?？梢哉f，在我國這個有著悠久歷史的傳統(tǒng)國家，檔案管理取得了很大的成績。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，包括計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

4、的相互結(jié)合的廣泛應(yīng)用，帶來了檔案功能的巨大變化，檔案管理原有功能將借助信息技術(shù)而不斷增強，這些功能的擴展對檔案管理將產(chǎn)生深遠的影響，使檔案管理不再是純粹的檔案物質(zhì)載體的保管工作，更加突出信息傳輸?shù)闹行臉屑~作用。近年來，信息技術(shù)在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢，新技術(shù)的革命，對檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，檔案實體管理與檔案信息管理徹底分離。眾所周知，檔案是一種能夠被傳輸、傳播、傳達、感受的，是以文件、圖像、聲音所表

5、征的信息。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，充當(dāng)“信息法官”的角色。這樣一來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴展，獲得更大的發(fā)展空間。二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和優(yōu)點1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第

6、一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實態(tài)檔案庫（Physicalrepositoriesofarchives）相對應(yīng)的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，發(fā)達國家首先開始了“數(shù)字化圖書館工程”的建設(shè)，也就相應(yīng)地出現(xiàn)了“數(shù)字化管理”的概念。所謂“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介

7、質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。數(shù)字化檔案管理主要包括以下幾個方面的工作：一是現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)設(shè)施，在內(nèi)部建立具備連同各個部門的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，外部建立調(diào)整信息的寬帶公共通信網(wǎng)絡(luò)。二是以各個時期、各種類別的檔案信息庫及其他信息庫為基

8、礎(chǔ)資源，包含有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后獲得的數(shù)據(jù)庫、辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫以及來自政府