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《電算化下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考的論文》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在學(xué)術(shù)論文-天天文庫(kù)。
1、電算化下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考的論文 【摘要】本文探討了企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后,電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、職能的定位問題,著重論述了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作,從而促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的高效發(fā)展。 【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理問題改善 一、會(huì)計(jì)檔案的作用 1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。從宏觀來說,國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總,可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來說,各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測(cè)未來,
2、制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益?！ ?.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。 二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容 電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和
3、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失;通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。. 三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題 1.會(huì)計(jì)檔案載體。電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)
4、間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性?！ ?.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件
5、限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失?！ ?.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免?！ ?.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、
6、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。 提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可?！ ∷?、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理 1.完善會(huì)計(jì)軟件 最好是具有檔案管理輔
7、助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。 2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度 (1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表?！ ?2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)
8、,建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片?！ ?3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔
