題目：嘉義市政府推動(dòng)公文線上簽核系統(tǒng)說明

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1、嘉義市政府公文線上簽核系統(tǒng)之探討研究單位：嘉義市政府企劃處資訊科研究人員：林惠川嘉義市政府企劃處98年度自行研究計(jì)畫-14-一、計(jì)畫緣起（一）公文是政府機(jī)關(guān)對(duì)內(nèi)、對(duì)外，處理公務(wù)、溝通、表達(dá)意見最主要的工具及管道；檔案是政府機(jī)關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)紀(jì)錄，它見證了時(shí)代的變遷與進(jìn)展，是瞭解國家發(fā)展的重要資料，隨著資訊科技不斷的創(chuàng)新與成長，為提升政府的服務(wù)品質(zhì)，政府的公文與檔案應(yīng)密切結(jié)合，因檔案是政府資訊公開重要的一環(huán)，且檔案管理局於95年5月23日函頒線上簽核歸檔之公文，其本文、附件、各層級(jí)簽核者憑證公鑰、簽核意見、簽體、簽核時(shí)戳等

2、相關(guān)封裝處理規(guī)定；我國檔案管理工作配合時(shí)代潮流、科技發(fā)展，逐漸走向法制化、標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化。行政院於民國88年成立公文2000工作小組，推動(dòng)公文電子化作業(yè)，主要是希望各機(jī)關(guān)運(yùn)用公文電子交換的機(jī)制，將機(jī)關(guān)現(xiàn)有的電子公文系統(tǒng)串聯(lián)起來，提高機(jī)關(guān)行政效能。在追求速度和知識(shí)管理的數(shù)位時(shí)代，資料的迅速取得，並整合成可供參考的資訊，據(jù)以協(xié)助決策者的判斷，善用資料與檔案管理的工具，如何以合乎邏輯及方便存取的方法分類，以及合理化的文書流程管理系統(tǒng)，在在都是影響組織溝通和管理績效的關(guān)鍵，電腦和科技的進(jìn)步一日千里，我們更需要熟習(xí)文書與檔案管理的原則與運(yùn)用，才能

3、將資料及檔案數(shù)位化，才得以在資訊化社會(huì)裏以有效率的管理做為競爭的優(yōu)勢(shì)，隨著資訊科技不斷創(chuàng)新與成長，資訊科技己廣泛地應(yīng)用於各企業(yè)，並視為提升行政效率之有效利器之一，故本府於96年研擬規(guī)劃公文管理(含公文製作、流程管理、檔案管理、公文影像管理、電子佈告欄及線上簽核)資訊系統(tǒng)整合建置計(jì)畫，尋求提升管理效能，以便捷服務(wù)程序。（二）未來環(huán)境預(yù)測-14-為有效提昇行政效率，加強(qiáng)便民服務(wù)，落實(shí)電子化/網(wǎng)路化政府推動(dòng)目標(biāo)，自民國91年以來，乃積極推展公文處理電腦化作業(yè)，惟推展以來，由於資訊科技之進(jìn)步、通訊網(wǎng)路之暢通、法規(guī)制度不斷精進(jìn)及自動(dòng)化要求程度之提

4、昇等因素，本府現(xiàn)有資訊系統(tǒng)功能及作法有必要加以提昇；又因本府公文管理系統(tǒng)與檔案影像管理之間尚未整合，資料無法共用，資源無法共享，於今電子化政府時(shí)代，實(shí)難以達(dá)到提昇行政效能及節(jié)省人力資源。有鑑於此，本府期望發(fā)展一套完整之公文資訊系統(tǒng)，建構(gòu)自動(dòng)化文書及訊息電子通路，以因應(yīng)電子化政府所須面對(duì)之各項(xiàng)需求。二、問題評(píng)析舊有本府所使用之公文系統(tǒng)，在歷經(jīng)資訊科技之進(jìn)步、通訊網(wǎng)路之暢通、法規(guī)制度不斷精進(jìn)及自動(dòng)化要求程度之提昇等因素下，其資訊系統(tǒng)功能及作法有必要加以提昇；又因本府在電子公布欄、公文製作、影像管理、檔案管理方面尚未整合，資料無法共用，資源無

5、法共享，於今電子化政府時(shí)代，實(shí)難以達(dá)到提昇行政效能及節(jié)省人力資源。以上關(guān)於公文系統(tǒng)之問題，可分析如下：1.本府舊有公文系統(tǒng)資訊體系仍屬主從式架構(gòu)(Client-Server)，維護(hù)的成本高昂，加上使用年限已久，對(duì)於後續(xù)公文法令增修及檔案管理的銜接上都存在著功能不足的情況。2.本府舊有之公文管理系統(tǒng)、公文製作系統(tǒng)、電子公布欄、檔案管理系統(tǒng)及影像管理系統(tǒng)並未有效整合，使用者需切換不同之操作介面，檔案管理跟前端公文管理的資料也未能做互相稽核的動(dòng)作，檔案影像的調(diào)閱目前儘限於檔案人員才能查閱，也無法整合於前端公文管理系統(tǒng)的查詢介面並開放其他課室人

6、員使用，使效率大打折扣。3.舊有系統(tǒng)缺乏未來擴(kuò)充為線上簽核的機(jī)制，限制了後續(xù)擴(kuò)充性以及無紙化電子公文的發(fā)展與推動(dòng)。-14-三、計(jì)畫目標(biāo)（一）目標(biāo)說明推動(dòng)公文管理資訊化整合主要目的，在於強(qiáng)化政府機(jī)關(guān)對(duì)相關(guān)行政作業(yè)控管，同時(shí)減少傳統(tǒng)以人工方式處理而產(chǎn)生之人力、時(shí)間及成本的浪費(fèi)。本計(jì)畫的主要目的有二：1.運(yùn)用新一代網(wǎng)際網(wǎng)路開發(fā)平臺(tái)建置公文管理資訊化整合的協(xié)同工作環(huán)境。2.完整架構(gòu)本府公文相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的功能及建立共通之應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)與平臺(tái)。本計(jì)畫主體為規(guī)劃並建構(gòu)完整公文管理系統(tǒng)整合應(yīng)用體系，使本府公文數(shù)位內(nèi)涵達(dá)成完全整合。（三）預(yù)期效益1.整合公

7、文製作、流程管理、線上簽核、檔案管理及影像調(diào)閱管理，達(dá)成辦公室自動(dòng)化目標(biāo)，有效提昇行政效能。2.進(jìn)行公文線上即時(shí)追蹤，可完全掌握公文處理現(xiàn)況、承辦過程、來文、發(fā)文內(nèi)容等相關(guān)資訊，利於查詢管制，節(jié)省調(diào)卷時(shí)間。3.有效整合公文管理相關(guān)作業(yè)平臺(tái)，有效減少不必要之維護(hù)成本。4.結(jié)合單一簽入系統(tǒng)加密驗(yàn)証機(jī)制，提供使用者不受時(shí)空環(huán)境之限制，隨時(shí)可上線使用，處理重要公務(wù)不受限。5.增加公文線上簽核功能後，承辦人及主管相關(guān)簽辦公文可都可在電腦上作業(yè)，以逐步達(dá)成無紙化作業(yè)之目標(biāo)。6.配合檔案管理局「機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)」計(jì)畫，將本府公文檔案作業(yè)方式，提昇為符

8、合「機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊(cè)」規(guī)範(fàn)，以建立公文檔案管理機(jī)制，增進(jìn)機(jī)關(guān)檔案控管效率。7.符合公文影像數(shù)位化及電子媒體儲(chǔ)存規(guī)範(fàn)，提供經(jīng)授權(quán)之同仁線上調(diào)閱已歸檔之公文影像，縮短檔案調(diào)閱往返時(shí)間，減輕檔管人員工作負(fù)荷，