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《檔案館現(xiàn)行檔案的全宗排放》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫(kù)。
1、檔案館現(xiàn)行檔案的全宗排放隨著大量現(xiàn)行檔案移交進(jìn)各級(jí)各類檔案館,全宗排放工作中反映出的問(wèn)題日益突出,因?yàn)槿谂欧诺檬欠窨茖W(xué),直接關(guān)系到工作效率的高低,基礎(chǔ)工作的好壞,直接體現(xiàn)了檔案館的管理工作水平。一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問(wèn)題目前,對(duì)于全宗如何排放,可以說(shuō)是普遍地令各級(jí)各類檔案館頭疼的問(wèn)題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列,都是按照傳統(tǒng)的做法,即憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置,為以后接收檔案而用。這一做法,在館藏?cái)?shù)量較少的時(shí)期曾經(jīng)起到了一定作用,但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館,館藏?cái)?shù)量的不斷增加,它也就產(chǎn)生
2、了某些弊端,其主要體現(xiàn)在以下兩方面:1進(jìn)館檔案全宗的無(wú)序狀態(tài),導(dǎo)致全宗排放工作的被動(dòng)性。在實(shí)際工作中,接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的,而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無(wú)論從內(nèi)容,還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn),因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時(shí)常是一個(gè)全宗的新進(jìn)館檔案,擠占了相鄰全宗的位置,這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放,因而打亂了整個(gè)的工作安排,并且造成了大量的重復(fù)無(wú)效勞動(dòng)。2每個(gè)全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué),造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫(kù)房資源的巨大浪費(fèi)。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置,往往是通過(guò)
3、經(jīng)驗(yàn)的判斷,“一廂情愿”,估計(jì)而已。一個(gè)立檔單位的檔案無(wú)論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變化而變化,但我們對(duì)其所預(yù)留的位置卻沒(méi)有改變,因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫(kù)房資源的閑置浪費(fèi)。比如,當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí),為了避免整個(gè)檔案庫(kù)房“大搬家”,通常是“見(jiàn)縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案,這樣就會(huì)使檔案擁擠不堪、取放不便,或者重新調(diào)整全宗位置,造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況:全宗之間會(huì)由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確,使一些空間成為“嚼之無(wú)味,棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的,我們不妨
4、做一個(gè)推測(cè)就足以證明這一點(diǎn):如果每個(gè)全宗后留有30厘米的長(zhǎng)度棄之不用,那么100個(gè)全宗之間將會(huì)有3000厘米的空間不能存放檔案,這些地方如果充分利用,那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒(méi)有考慮其它因素,單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。以上這些問(wèn)題,造成了管理工作的被動(dòng)與混亂:檔案的經(jīng)常性搬動(dòng),增加了對(duì)檔案的磨損,不利于保證檔案的完整與安全,而且也會(huì)打亂某些全宗的順序,破壞了原有的系統(tǒng),這對(duì)于還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的檔案館,造成了管理工作的被動(dòng),不利于檔案的提供利用。隨著時(shí)間的推移與機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施,近幾年將是檔案接收
5、進(jìn)館的高潮,許多檔案要分批進(jìn)館,預(yù)留位置一旦不科學(xué),將會(huì)使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn),造成大量的重復(fù)性勞動(dòng),使管理工作處于一種“拆東墻補(bǔ)西墻”的被動(dòng)局面。二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問(wèn)題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對(duì)于收集工作來(lái)講是絕對(duì)的,這就是要切實(shí)保證“一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案”,“應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”,“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則,往往存在一定的誤區(qū),即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工
6、作中“全宗管理原則”完全等同起來(lái),認(rèn)為一個(gè)全宗檔案的排放是不可分割的,必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對(duì)于任何事物和理論都要辯證地來(lái)看,在檔案工作中貫徹全宗理論時(shí)也要避免犯“絕對(duì)主義”的錯(cuò)誤。正確的做法是,以全宗理論為大前提,但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動(dòng)。所以,我認(rèn)為,在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個(gè)相對(duì)的不可分散,也就是說(shuō),一個(gè)全宗的檔案可以按目錄或時(shí)期分別存放,而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。2對(duì)需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)立檔單位的調(diào)查研究,是做好
7、全宗科學(xué)排放的重要前提。因此,各級(jí)各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)iT性和職責(zé)范圍出發(fā),調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值,以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況,科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊(cè),以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量,為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說(shuō)主要做好以下幾方面的工作:1對(duì)立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查,是我們首先要做的工作,因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況,
8、就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案,做好準(zhǔn)備工作,增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。2對(duì)未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少,做到心中有數(shù),以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。3在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上,對(duì)立檔單位未來(lái)形成檔案的