淺談如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理

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1、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)資料收集和檔案管理農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案是指農(nóng)發(fā)辦和項(xiàng)目建設(shè)單位在開展工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文書、圖表、照片、聲像等資料，借用咱們省辦王處長(zhǎng)總結(jié)的一句話，就是圖文表冊(cè)定位妥當(dāng)；動(dòng)靜結(jié)合影像歸檔，它能夠系統(tǒng)直觀地記載農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目的申報(bào)立項(xiàng)和實(shí)施全過程以及建設(shè)的成果?？茖W(xué)、規(guī)范、齊全的檔案資料對(duì)于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施、保證項(xiàng)目順利驗(yàn)收、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，是國(guó)家、省、市對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收檢查的主要依據(jù)和內(nèi)容之一，也可以說是對(duì)我們搞農(nóng)發(fā)項(xiàng)目的同志一年來工作的一個(gè)總結(jié)和肯定。試想我們辛辛苦苦一年，工作做了不少，卻沒有能用有效的資料來記錄反映，有些工程有些事

2、件如管道、修建梯田、招投標(biāo)等工程完工后就不那么容易看到了，只能用建設(shè)過程中真實(shí)記錄的影像以及文字資料來反映了，所以資料的收集歸檔工作與項(xiàng)目爭(zhēng)取、工程建設(shè)同等重要，因此，我們一定要注重農(nóng)業(yè)開發(fā)項(xiàng)目資料的收集和檔案的管理工作。今天我主要談四個(gè)方面的問題。一是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目檔案管理的重要性和應(yīng)遵循的原則。二是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目檔案的分類和內(nèi)容。三是如何做好日常資料的收集和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的歸檔管理。四是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案立卷歸檔30第一個(gè)問題：檔案管理工作的重要性和應(yīng)遵循的原則在收集和歸檔要注意遵循三個(gè)原則：一是真實(shí)可靠性原則。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目檔案包括了從項(xiàng)目前期考察準(zhǔn)備、申報(bào)審批、建設(shè)管

3、理到竣工驗(yàn)收以至移交管護(hù)全過程所形成的各種項(xiàng)目資料，是項(xiàng)目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實(shí)可靠，不能弄虛作假、擅自改變?cè)疾牧系膬?nèi)容，更不能以假亂真，偽造資料。這就要求我們注重每項(xiàng)工作原始資料的形成和收集，一個(gè)是嚴(yán)格按照程序做好每個(gè)階段的工作，每個(gè)階段工作之初就要注意文件資料格式、內(nèi)容要素，要做到程序嚴(yán)格、過程真實(shí)、組織嚴(yán)密，二是要注意及時(shí)地收集存放。二是齊全完整性原則。要做到資料收集精而不缺。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)工作既包括項(xiàng)目建設(shè)的工程量、工程質(zhì)量等外業(yè)方面，又包括項(xiàng)目和資金公示、工程投資、工程概預(yù)算、資金撥付、工程移交及工程管護(hù)責(zé)任落實(shí)等內(nèi)業(yè)情況。如果沒有齊全完整的檔案資料，

4、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的檢查、考評(píng)等工作就難以進(jìn)行。我們的工作和成績(jī)也無以反映。項(xiàng)目檔案資料要隨著項(xiàng)目各階段同步跟進(jìn)，資料是收集的而不是補(bǔ)充的。我們有些地方在項(xiàng)目管理工作中，不注意工作的程序，相當(dāng)然地工作，結(jié)果使許多工作走了捷徑，根本就沒有形成資料，也就談不上資料的收集，只能是臨時(shí)抱30佛腳去補(bǔ)充。那也只能是假的和不完全的。這次檢查中我們發(fā)現(xiàn)好有一些縣的資料當(dāng)中，缺簽日期、缺簽字的情況很多，有的資料甚至說的是驗(yàn)收書，卻在驗(yàn)收意見欄里沒有簽注驗(yàn)收意見。凡此種種都是不用心造成的。導(dǎo)致形成的材料不完整。三是規(guī)范統(tǒng)一性原則。隨著農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)實(shí)踐、時(shí)間增長(zhǎng)，檔案數(shù)量將越來越多，作為查考的資料和原始憑

5、證，不僅要做到承上啟下，避免重復(fù)，更要做到利用方便，查找快捷。為此，檔案要按照統(tǒng)一規(guī)格歸檔，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分類，做到統(tǒng)一專人保管，分類存放。我要談的第二個(gè)問題是：農(nóng)業(yè)開發(fā)歸檔資料分類和主要內(nèi)容農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的檔案分為文書檔案和項(xiàng)目檔案兩大類。文書檔案是指開展農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)工作而形成的行政文書資料，按內(nèi)容分為工作文件類、匯報(bào)總結(jié)類、制度辦法類、會(huì)議材料類等4類。項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目本身運(yùn)行過程中所形成的各種形式的文件資料，按內(nèi)容分為前期準(zhǔn)備類、立項(xiàng)審批類、項(xiàng)目實(shí)施類、竣工驗(yàn)收類、建后管護(hù)類等5類；（一）文書類檔案的相應(yīng)內(nèi)容界定如下：1.工作文件類：本單位制發(fā)、上級(jí)部門下發(fā)、同級(jí)部門抄送和下級(jí)部門

6、主送或抄報(bào)的具有指導(dǎo)性、通報(bào)性、承辦性、答復(fù)性并編注正式文號(hào)的工作性文件。302.匯報(bào)總結(jié)類：本單位在年度工作中撰寫反映農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目和資金管理動(dòng)態(tài)情況，以及供本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)上級(jí)主管部門了解情況的文字材料，包括工作總結(jié)、情況匯報(bào)、調(diào)研報(bào)告等；3.制度辦法類：本單位在施行部門管理中的各類規(guī)章制度和在實(shí)施項(xiàng)目過程中的各項(xiàng)管理措施等文件資料，包括部門規(guī)章制度、工作目標(biāo)考核、項(xiàng)目管理責(zé)任制、項(xiàng)目工程招投標(biāo)辦法等；4.會(huì)議材料類：本單位舉辦或參加的有關(guān)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)會(huì)議及其他綜合性或?qū)ｎ}性會(huì)議材料。諸如農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)工作會(huì)、計(jì)劃會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)及其他相關(guān)會(huì)議材料；這里重點(diǎn)說一下業(yè)務(wù)類檔的

7、內(nèi)容。（二）業(yè)務(wù)類檔案中五個(gè)類的相應(yīng)內(nèi)容界定如下：1、前期準(zhǔn)備類包括：（1）項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的立項(xiàng)申請(qǐng)；(鄉(xiāng)鎮(zhèn)多,競(jìng)爭(zhēng)立項(xiàng)必要、有助于立項(xiàng)后項(xiàng)目實(shí)行施過程中占地糾紛、投工投勞、工程建后管護(hù)等，所以立項(xiàng)之前，一定要注重用運(yùn)競(jìng)爭(zhēng)立項(xiàng)的手段)（2）項(xiàng)目建議書；（3）項(xiàng)目庫(kù)資料(農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)實(shí)行從項(xiàng)目庫(kù)中擇優(yōu)選項(xiàng)的辦法。這也是年度項(xiàng)目和資金管理質(zhì)量考評(píng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容)；（4）項(xiàng)目開發(fā)規(guī)劃(同上)；30（5）可行性研究報(bào)告；（6）市、縣財(cái)政配套承諾文件（7）項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)（包括簽到訂的設(shè)計(jì)合同）；（