印章使用管理制度(附表)

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1、河南立昌科技發(fā)展有限公司文件立昌政字第【2011】2號(hào)簽發(fā)人：關(guān)于公司印章管理規(guī)定頒布的通知各部門：《<河南立昌科技發(fā)展有限公司>印章管理規(guī)定》已頒布實(shí)施，望各部門人員知悉并遵照?qǐng)?zhí)行。河南立昌科技發(fā)展有限公司2011年3月4日主題詞：印章報(bào)送：總經(jīng)理抄送：各部門經(jīng)理共打印1份附件：河南立昌科技發(fā)展有限公司印章管理制度為維護(hù)河南立昌科技發(fā)展公司（以下簡稱“公司”）印章刻制、保管，以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，從規(guī)范公司運(yùn)作需要出發(fā)，避免印章管理出現(xiàn)不規(guī)范行為，有效維護(hù)公司利益，特制定本制度。本制度所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專

2、用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。本制度適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。公司總經(jīng)理授權(quán)財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用；授權(quán)合同專用章由商務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用。上述印章外的其他印章由公司總經(jīng)理授權(quán)各相關(guān)部門管理和使用。一、印章的刻制和啟用1、印章的刻制需由刻印部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請(qǐng)（因機(jī)構(gòu)變動(dòng)需刻制新印章時(shí)，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)本制度第四條授權(quán)人同意，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。2、新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備

3、查。3、印章啟用事先須發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和啟用印模。二、印章的領(lǐng)取和保管1、公司各類印章分別由印章管理部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取，并由部門印章專管員保管和按規(guī)定使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2、印章專管人員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；第二天上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。3、印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T

4、交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，登記交管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。4、印章專管員負(fù)責(zé)保管的《印章管理情況》須作為該員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。5、因特殊原因需要停用印章的，由總經(jīng)理決定并簽字同意，由財(cái)務(wù)部將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。6、印章專管人員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)用印或用印件內(nèi)容有誤的，印章專

5、管人員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專管人員審核用印內(nèi)容的，印章專管人員可拒絕用印并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。7、印章專管人員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。8、公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章和公司其他印章所用印的文件、資料、附件資料的印章簽批單作為用印憑據(jù)由印章專管員留存，年末經(jīng)整理后交公司財(cái)務(wù)部歸檔。三、印章的使用1、印章的使用范圍：a、以公司名義發(fā)出的公文，須憑公司法定代表人或其授權(quán)人簽發(fā)批準(zhǔn)的文件原稿用印。b、公司發(fā)文的附件（如各類業(yè)務(wù)報(bào)表等）憑發(fā)文并按該文中限定發(fā)給附件的單位、數(shù)量用印。c、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議，按公司合同管理規(guī)定

6、審批程序，最終經(jīng)法定代表人或其授權(quán)代理人在合同或協(xié)議上簽章后方可用印。d、公司對(duì)外報(bào)送的各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）及其他需用公司印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。e、公司使用的存根類介紹信、便函、授權(quán)委托書等開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，須按權(quán)限由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可開具，開具時(shí)應(yīng)按要求認(rèn)真填寫存根，嚴(yán)禁在空白介紹信、空白便函、空白證件、空白授權(quán)委托書等文本上加蓋印章。2、公司各類印章實(shí)行用印審批登記制度，由公司統(tǒng)一制定“印章簽批單”和“用印登記簿”。銷售額在10萬以下的，由商務(wù)主管審核后蓋章即可，并做好用印登記，10萬以上的需經(jīng)總經(jīng)理審核

7、后蓋章并做好用印登記。3、在法定代表人或其授權(quán)人出差期間，用印事項(xiàng)應(yīng)由印章專管人電話請(qǐng)示法定代表人或其授權(quán)人同意后，并在《用印簽批單》上做好記錄后方可用印。4、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司法律顧問審核簽字后方可使用。5、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章的無須經(jīng)上述程序。6、印章原則上不允許帶出公司，確因工作需要將公司印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章帶出使用的，應(yīng)事先填寫“用印簽批單”，注明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。7、用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印

8、件的落款要一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。8、介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。9、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表