英文商務(wù)信函格式

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1、英文商務(wù)信函格式您的商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對(duì)您公司的評(píng)估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時(shí)，相信您也一定是用這種方式來(lái)評(píng)估和了解您的買(mǎi)家。所以，商務(wù)信函寫(xiě)作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。??商務(wù)信函寫(xiě)作前言???作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必須經(jīng)常跟您的國(guó)外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫(xiě)作成了您工作中的一個(gè)重要部分。您是否有這樣的感受，花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對(duì)自己所寫(xiě)的信件是否專業(yè)、是否符合通常的規(guī)范卻沒(méi)有十足的把握。在本手冊(cè)里，我

2、們將為您介紹商務(wù)信函寫(xiě)作的基本知識(shí)和技巧，相信對(duì)您的工作具有很高的參考價(jià)值。???商務(wù)信函的重要性???也許你會(huì)問(wèn)“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？???是的，答案是肯定的。???讓我們一起來(lái)看看以下的調(diào)查結(jié)果。?????當(dāng)買(mǎi)家和供應(yīng)商從互相并不了解的基礎(chǔ)上開(kāi)始進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，買(mǎi)家通常是怎樣來(lái)評(píng)估跟他聯(lián)系的供應(yīng)商的呢？???[參考全美最暢銷的貿(mào)易書(shū)籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5個(gè)方面是買(mǎi)家最關(guān)心的：??????供應(yīng)商如何回復(fù)買(mǎi)家的郵件？???供應(yīng)商網(wǎng)上的簡(jiǎn)介和/或目錄是否做得專業(yè)？???當(dāng)買(mǎi)家詢問(wèn)信息時(shí)，供

3、應(yīng)商是否完整答復(fù)所有問(wèn)題？???供應(yīng)商的信頭是否寫(xiě)明了公司地址和傳真號(hào)碼？???供應(yīng)商如何答復(fù)買(mǎi)家提出的要求？?????供應(yīng)商多久做出答復(fù)？???供應(yīng)商是否愿意對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行修改？???買(mǎi)家詢問(wèn)多個(gè)問(wèn)題時(shí)，供應(yīng)商是否答復(fù)所有的問(wèn)題？???供應(yīng)商的信用如何？?????供應(yīng)商的銀行信用記錄如何？???供應(yīng)商銀行帳戶開(kāi)立的年數(shù)？???大致的通常收支情況？???銀行給供應(yīng)商的貸款額度？???銀行對(duì)供應(yīng)商的帳戶情況是否滿意？???供應(yīng)商貿(mào)易往來(lái)的信用如何？?????合作者與該供應(yīng)商的合作年數(shù)？???供應(yīng)商可承受多大的定單？???交貨是否及時(shí)？???是否能準(zhǔn)確地

4、完成定單？???供應(yīng)商是否使用了標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理認(rèn)證體系？?????比如ISO9000、ISO14,000(環(huán)境)、HazardAnalysisatCriticalPoints(適用于出口美國(guó)的海產(chǎn)品)???由此可見(jiàn)，您的商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對(duì)您公司的評(píng)估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時(shí)，相信您也一定是用這種方式來(lái)評(píng)估和了解您的買(mǎi)家。所以，商務(wù)信函寫(xiě)作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。???商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)???傳統(tǒng)信件???這里我們介

5、紹一種商務(wù)信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫(xiě)，常常采用開(kāi)放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文部分，其它部分在必要時(shí)才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。???1、信頭Theheading???信頭就是指書(shū)信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。???通常情況下，公司都會(huì)專門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫(xiě)傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。???2、編號(hào)（寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě)）和日期Thesendernameandthedate?????這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。???3、封內(nèi)地址Theinsi

6、deaddress?????這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫(xiě)在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫(xiě)出。另外，如果不是完全公事化的書(shū)信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫(xiě)封內(nèi)地址。???4、事由Thesubjectheading?????事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫(xiě)明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。???5、稱呼Thesalutation?????指對(duì)收信人的一種稱呼

7、。???較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱呼里的第一個(gè)字母要大寫(xiě)。???6、開(kāi)頭語(yǔ)Theopensentences?????開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。???7、正文Thebodyoftheletter?????信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫(xiě)的好或壞。我們

8、會(huì)在后面繼續(xù)討論寫(xiě)作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。???8、結(jié)尾語(yǔ)Thecomplimentaryclose?????結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本