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《英文商務(wù)信函寫作格式》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、英文商務(wù)信函寫作格式英文信函分為混合式和齊頭式。混合式:每一段的首行縮進(jìn)兩格。落款在信末中間靠右下的位置。齊頭式:信的所有內(nèi)容都靠左,段與段之間空一行。英文信函的習(xí)慣用法,由以下幾個方面組成: (1)信頭?Theheading 信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下,公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙,包括發(fā)信人的姓名,地址,電話,傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時,直接使用這種信箋紙就可以。 (2)編號和日期?Thereferencenumberandthed
2、ate 方便以后查信使用。Yourref:(你方編號)Ourref:(我方編號)日期通常打印在信頭的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解,日期、年份用數(shù)字表示,月份則用英文表示,第一個字母要大寫,也可用縮寫。比如May,1998(美式寫法);1,May,1998(英式寫法)。? (3)信內(nèi)地址?Theinsideaddress 與信封上的收信人名稱和地址相同,通常打印在信紙的左側(cè),低于日期位置2—4行,也可在簽字位置下2—4行。?書寫收信
3、單位名稱時,應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣,不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The,也不能隨意改用繁寫及縮寫,如Company與Co.之間不能互換,否則會被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。? (4)稱謂?Thesalutation 在英文信函中,相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂,常用Dear?sirs”;稱呼企業(yè),公司的婦女組織常用Madams,Ladies;無具體收信人姓名用Dear?SirorMadam稱呼收信者。?收信人是個人,就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),
4、Miss(小姐),Hon(用于稱呼市長、部長、大使等),Pres.(總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等),Prof.(教授)等等。(5)開頭語Theopensentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式,但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期,主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述,使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用開頭語作必要的自我介紹,并表明目的要求。開頭語一般與正文分開,自成一節(jié),要求簡單明了?! ?6)正文?Thebodyoftheletter 正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中,信文從稱
5、謂下兩行起書寫,行間相距一行,段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齊,右起第一字不必一律取齊,但盡量要考慮到整齊美觀。?(7)結(jié)尾語Theclosingsentences結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項,提示對收信人的要求,如“希望來信來函定貨”,“答復(fù)詢問”等,另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后,另起一段寫結(jié)尾語?! ?8)結(jié)束語?Thecomplimentaryclose 英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱,相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司,謙稱則常用:Y
6、ours?Truly,Truly?Yours,Yours?faithfully等;若收信者為個人,則常用:Yours?sincerely,Sincerely?yours等。需要注意的是,結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。? (9)簽署?Thesignature 簽署由兩部分組成,一是寫信人的簽名,二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章,用印章的話,說明該信件并非本人親自過目,只是通函而已,不為人重視。為易于辨認(rèn),在簽名下還應(yīng)打印姓名,有時還將職銜一并打印。常見的職銜有:Ch
7、airman?of?the?Board?of?directors(董事長),President或Genera1?Manager(總經(jīng)理),Director(董事),Stand?Director(常務(wù)董事),Manager(經(jīng)理),Head?of?Department(職員),Manageress(女經(jīng)理),Head?of?a?Department(處長),Section?chief(科長)等。? 需要指出的是,寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時,應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱,然后才簽署,以表明該信
8、不是以寫信人個人身份寫的,信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。?(10)、附件Enclosure??如果信中有附件,應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。???例如:???Encls:2Invoices???Enc.:1B/Lading (11)其它? 商業(yè)信函除上述內(nèi)容外,還經(jīng)常遇到以下情況:? ?、賹懶湃颂嵴垖Ψ教囟ㄈ藛T注意時,可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)