來訪接待管理規(guī)定

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1、編號：ZH2011——02來訪接待管理規(guī)定1目的規(guī)范公司來訪接待管理工作。2適用范圍本標準適用于公司的來訪接待管理工作。本標準規(guī)定了公司接待來訪的程序和要求。3管理職責3.1接待來訪的管理部門為綜合部。3.2對外接待需其他部門配合時，可由綜合部進行協(xié)調(diào)，相關(guān)部門應服從安排，積極配合。4程序和要求4.1原則4.1.1接待應遵循“平等、對口、主動、熱情、大方、節(jié)約、周到、不卑不亢”的原則。4.1.2一般情況下，級別與權(quán)限相當，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待，接待人員應統(tǒng)一著裝。4.1.3各職能部門對口接待，若是綜合性接待，相關(guān)部門應予以配合。4.1.4接

2、待來賓從簡，不鋪張浪費，主方人數(shù)原則上不超過賓客人數(shù)的十分之二。4.1.5以禮相待，接待程序應銜接周密，接待方式應完善，使客人高興而來，滿意而去。4.1.6重要接待要有記錄。接待時應注意保守公司機密。4.2程序4.2.1掌握來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命，抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。4.2.2提出接待意見：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費用預算，報請總經(jīng)理批準。4.2.3接待來賓身份、人數(shù)、性別預訂住宿，安排好伙食標準、用餐方式、時間、地點，按抵達時間按時派人派車迎接。4.2.4公司有關(guān)人員前往迎賓。4.2.5接待規(guī)格

3、和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導前往住所看望，接待部門安排會見地點、時間、陪同人員。4.2.6按要求組織來賓活動，參觀、考察、交流、座談會等。4.2.7根據(jù)客人意見，預定車、船、機票，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。4.3禮儀4.3.1名片的接受和保管：a)名片應先遞給上級或長輩；b)把自己的名片遞出時，應把文字向著對方，雙手拿出，一邊遞交，一邊說出自己的姓名；c)接對方名片時，應雙手去接，拿到手后，馬上要看，正確記住對方姓名后，將名片收起，如遇對方姓名有難認的文字，馬上詢問；d)對收到的名片妥善保管，以便檢索。4.3.2介紹與被介紹方式和方法如下：a)

4、直接見面介紹場合下，應先把下級介紹給上級；先把年輕的介紹給年老的；先把本公司的人介紹給來賓；b)當一方有很多人需要同時介紹時，應先介紹其中職位最高或酌情而定；男女間的介紹，應先把男性介紹給女性；c)無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應該對介紹的對象和內(nèi)容負責。4.3.3接待時要求如下：a)在規(guī)定接待時間內(nèi)，不應遲到或缺席；b)來賓訪問時，馬上起身，并熱情讓座；c)接待來賓時應主動、熱情、大方、微笑；d)來賓比較多時應按序進行，不能先接待熟悉的，而冷落其他來賓。4.4接待的其他規(guī)定4.4.1對口接待部門必須提前一天與公司綜合部聯(lián)系，并說明來訪者單

5、位、目的、人數(shù)、抵離時間、接送安排、用餐安排、住宿安排及接待規(guī)格，公司綜合部根據(jù)公司有關(guān)指示接待來訪單位。4.1.2所有人員在未接到公司指示前，對來訪、參觀、學習人員應婉言回拒，并告之本公司的接待程序。4.1.3政府部門領(lǐng)導、新聞媒介機構(gòu)來公司臨時進行檢查或采訪時，當值人員應及時通知綜合部經(jīng)理（如來訪者級別較高時，應請示總經(jīng)理）陪同，安排好接待服務(wù)工作，并請領(lǐng)導簽名、留影。4.1.4重要的接待工作須做好來訪記錄和來賓簽名、拍照工作，有關(guān)資料交對外合作部妥善保管，并在年度《公司大事紀要》中予以反映；有關(guān)接待的信息，由資料員匯總上報公司，根據(jù)公司需要提供

6、相關(guān)資料和照片，供公司留存、宣傳之用。4.1.5所有接待場所、名牌、簽名簿、水果、禮品、就餐等工作，由綜合部根據(jù)領(lǐng)導指示，按來訪者級別統(tǒng)一進行安排。4.1.6本制度自2011年3月10日開始執(zhí)行。4.5來訪接待的流程圖對口接待部門責任人總經(jīng)理落實責任人資料綜合部存檔信息員來訪接待準備及流程項目工作內(nèi)容標準責任人迎賓1.站崗接待員提供來訪時間，提前15分鐘設(shè)立形象崗部門接待員2.擺放參觀指示牌接待員提供參觀路線，提前20分鐘擺好區(qū)域指示牌3.引路迎賓員根據(jù)提供參觀路線，迎賓人員4.車位預留接待員提供車輛型號、數(shù)量由門衛(wèi)協(xié)調(diào)將停車位預留門衛(wèi)5.衛(wèi)生接待員

7、提供來訪時間，提前1小時將公司大門口的衛(wèi)生清理干凈，并由專人檢查。衛(wèi)生工展示中心1.歡迎條幅接待員提供歡迎詞，找采購做條幅。（做統(tǒng)一內(nèi)容的條幅，反復利用）接待部門責任人2.展廳周邊衛(wèi)生接待員提供來訪時間，提前一天做好展廳周邊的衛(wèi)生工作包括展廳室內(nèi)室外、門口、展示刊版、榮譽展架等等，由專人檢查。衛(wèi)生工3.指引及秩序維護接待員提供參觀的時間，在參觀人員來之前做好展廳的衛(wèi)生維護并引領(lǐng)客人進入展廳就座，并請參觀人員在觀看公司介紹及信息化介紹遵守環(huán)境秩序。部門接待員4.電腦、投影儀、音響、公放和所有的線會議室管理員應提前1小時測試所有相關(guān)設(shè)備，包括電腦是否插好

8、電源，投影儀圖像是否清晰，音響、公放是否好用，各線路是否有接觸不良的情況等等。項目部小馬5.便攜式擴音囂提前