醫(yī)藥公司人事檔案管理制度

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1、文件編號(hào):版次:A/0標(biāo)題:人事檔案管理制度1.0總則2.0檔案建立3.0檔案管理4.0檔案借閱5.0檔案銷毀人事檔案管理制度1.0總則1.1目的：為規(guī)范人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)員工信息的準(zhǔn)確性、完整性，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制訂本制度。1.2適用范圍：集團(tuán)全體員工。1.3檔案分類：外部人事檔案，內(nèi)部人事檔案。1.3.1外部人事檔案：是員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。目前僅限已辦理廣州市戶口，人事檔案在市、區(qū)人才交流服務(wù)中心代管的人事檔案。1.3.2內(nèi)部人事檔案：是員工入司任職信息資料及任職期間培訓(xùn)、晉升、薪資調(diào)整、崗位異動(dòng)及個(gè)人信息變化的資料。1

2、.3.2.1入司任職資料:1）小一寸彩照三張；2）薪酬設(shè)置報(bào)告（經(jīng)理級(jí)以上人員，由人力資源中心提供）；3）入職審批表；4）面試評(píng)估表；5）應(yīng)聘申請(qǐng)表（個(gè)人簡(jiǎn)歷）；6）營(yíng)銷人員試用期崗位責(zé)任書（營(yíng)銷人員入職必備）；7）經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書原件及擔(dān)保人身份證復(fù)印件（營(yíng)銷人員入職必備）；8）承諾書（營(yíng)銷人員必備）；9）戶口本首面和本人所在頁(yè)的復(fù)印件（營(yíng)銷人員必備）；10）招商銀行儲(chǔ)蓄卡復(fù)印件（對(duì)于當(dāng)?shù)責(zé)o招商銀行的營(yíng)銷入職人員，可提供其它銀行的儲(chǔ)蓄卡，并按要求提供兩張銀行卡，并在復(fù)印件上分出工資卡和費(fèi)用卡，開戶行名稱并簽名確認(rèn)）；11）身份證、學(xué)歷證（

3、學(xué)位證）復(fù)印件；12）暫（居）住證（廣州總部入職人員必備）；13）體檢報(bào)告（一個(gè)月內(nèi)縣級(jí)以上醫(yī)院入職體檢報(bào)告）；14）最近一家單位離職證明原件；15）保密協(xié)議；16）勞動(dòng)合同（無(wú)畢業(yè)證的應(yīng)屆畢業(yè)生只能簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議）。1.3.2.2任職期間資料:是員工在公司工作期間成長(zhǎng)變化的信息資料。主要包括《培訓(xùn)協(xié)議》、《培訓(xùn)證書復(fù)印件》、《調(diào)薪審批表》、《人事異動(dòng)申請(qǐng)表》、《員工獎(jiǎng)懲登記表》等個(gè)人信息資料。2.0檔案管理2.1人事檔案屬重要機(jī)密，必須專人、專柜管理，確保絕對(duì)安全，絕對(duì)保密。2.2內(nèi)部人事檔案按級(jí)別分部門進(jìn)行管理?？偛棉k負(fù)責(zé)經(jīng)理級(jí)以上

4、員工檔案管理，人力資源中心負(fù)責(zé)經(jīng)理級(jí)以下員工檔案管理，內(nèi)蒙康臣、康源基地人力資源部負(fù)責(zé)本基地人員檔案管理。2.3外部人事檔案由市（區(qū)）人才交流服務(wù)中心負(fù)責(zé)管理，具體辦法按人才交流服務(wù)中心有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.4每月15號(hào)人力資源中心和內(nèi)蒙康臣、康源基地人力資源部將經(jīng)理級(jí)以上員工檔案和個(gè)人信息變動(dòng)資料轉(zhuǎn)遞總裁辦檔案管理人員。2.5檔案管理人員應(yīng)每月對(duì)員工檔案進(jìn)行一次維護(hù)，每季進(jìn)行一次檢查，每年進(jìn)行一次清理。2.6員工檔案信息資料應(yīng)做到日日新、月月準(zhǔn)，不缺損、不丟失。2.7離職人員人事檔案應(yīng)妥善保管,定期清理。保存期限為三年。3.0檔案建立3

5、.1人力資源中心招聘組負(fù)責(zé)員工入職檔案資料搜集，人力資源中心行政組，內(nèi)蒙康臣、康源基地人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案建立。3.2檔案管理人員職責(zé)：3.2.1保管員工檔案；3.2.2收集、鑒別和整理員工檔案材料；3.2.3辦理員工檔案查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；3.2.4搜集員工任職期間各類資料；3.2.5做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；3.2.6辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。3.3員工檔案資料應(yīng)裝袋、編號(hào)保存，并建立電子查詢庫(kù)。3.4檔案編號(hào)應(yīng)遵循易于標(biāo)識(shí)、便于查找的原則，分區(qū)域（部門）進(jìn)行管理。3.5檔案袋應(yīng)粘貼檔案管理簽，檔案資料應(yīng)有卷內(nèi)清單。3.6

6、檔案資料應(yīng)與卷內(nèi)清單一致。4.0檔案借閱4.1因工作需要，查閱、使用檔案時(shí)，應(yīng)履行批準(zhǔn)手續(xù)。4.2集團(tuán)經(jīng)理級(jí)以上員工的檔案借閱由總裁批準(zhǔn)，經(jīng)理級(jí)以下員工的檔案借閱由人力資源負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.3檔案借閱須知4.3.1查（借）閱人事檔案應(yīng)填寫《檔案借閱單》，履行有關(guān)手續(xù)。4.3.2查（借）閱檔案管理人員必須遵守保密制度，不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責(zé)任。4.3.3查（借）閱檔案人員，對(duì)因工作需要摘錄的材料，須經(jīng)檔案管理部門主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可摘錄。4.3.4如遇特殊情況需要外借、外帶時(shí)，應(yīng)做好防丟失工作，并按要求期

7、限及時(shí)歸還。5.0檔案銷毀5.1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，檔案管理人員可根據(jù)有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)銷毀。5.2銷毀檔案時(shí)要登記造冊(cè)，逐份清點(diǎn)，辦理銷毀手續(xù)。銷毀檔案批準(zhǔn)權(quán)限按人事檔案借閱批準(zhǔn)權(quán)限執(zhí)行。5.3經(jīng)審核同意銷毀的檔案，應(yīng)在指定場(chǎng)所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。5.4對(duì)于違反檔案管理規(guī)定并造成影響和損失的人員，可視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處罰。本規(guī)定解釋權(quán)歸集團(tuán)人力資源中心，本規(guī)定經(jīng)集團(tuán)總裁核準(zhǔn)后執(zhí)行。