貿(mào)易公司人事檔案管理制度

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1、人事檔案管理制度文件編號(hào)：JG071220-007制訂單位：人力資源部版本：A/1總頁數(shù)：頁制訂日期：2007年12月修訂記錄（日期、內(nèi)容、版次及頁次）：核準(zhǔn)審核制訂1目的建立健全員工基本情況及工作業(yè)績(jī)檔案，便于對(duì)員工正確全面的評(píng)價(jià)，為公司管理決策提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)。2適用范圍適用于公司各級(jí)各類員工人事檔案的收集、整理、保管、利用作業(yè)。3職責(zé)3.1公司董事會(huì)負(fù)責(zé)總監(jiān)級(jí)及以上員工人事檔案的管理。3.2人力資源部負(fù)責(zé)經(jīng)理級(jí)及以下員工人事檔案的收集、整理、保管、利用管理。4定義4.1人事檔案：記錄員工個(gè)人及其有關(guān)方面歷史情況的

2、材料。4.2員工培訓(xùn)檔案：是對(duì)員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過的各種培訓(xùn)活動(dòng)的記錄。5作業(yè)內(nèi)容5.1人事檔案的內(nèi)容5.1.1記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史的履歷、自傳材料；5.1.2員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料（可選）；5.1.3對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別和復(fù)查的人事材料（可選）；5.1.4記載員工在職期間違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。5.2人力資源部應(yīng)備員工檔案包括下列：5.2.1人事錄用檔案5.2

3、.1.1人事錄用檔案包括以下文件資料：5.2.1.1.1個(gè)人簡(jiǎn)歷5.2.1.1.2《員工資料登記表》5.2.1.1.3《面試記錄表》及筆試答題5.2.1.1.4《勞動(dòng)合同》及補(bǔ)充勞動(dòng)協(xié)議或其他相關(guān)協(xié)議文件5.2.1.1.5員工身份證復(fù)印件5.2.1.1.6員工專業(yè)文憑或?qū)W歷證明復(fù)印件5.2.1.1.7職業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件5.2.1.1.8離職證明5.2.1.1.9《廣州市職工勞動(dòng)手冊(cè)》或《廣州市流動(dòng)人口勞動(dòng)手冊(cè)》（可選）5.2.1.1.1體檢報(bào)告5.2.1.1.2其它5.2.2人事異動(dòng)檔案5.2.2.1《調(diào)配申請(qǐng)審批表》及相關(guān)

4、人事任命、通知5.2.2.2《轉(zhuǎn)正審批表》5.2.2.3員工離職：《離職申請(qǐng)表》、《員工工作交接手續(xù)清單》、《員工離職手續(xù)辦理單》、《員工自動(dòng)離職報(bào)告單》及工作交接明細(xì)材料、薪資結(jié)算證明材料等合并歸檔。5.2.3人事考評(píng)檔案5.2.3.1《試用期員工綜合評(píng)價(jià)表》5.2.3.2《____年績(jī)效目標(biāo)表》5.2.3.3《集高貿(mào)易200____年____月績(jī)效考核表》5.2.3.4《重要事實(shí)記錄表》5.2.3.5《績(jī)效考核申訴表》5.2.3.6《綜合評(píng)價(jià)表》5.2.3.7《周邊考核表》5.2.3.8《考勤匯總表》等5.2.4人事獎(jiǎng)懲檔案

5、5.2.4.1《員工獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表》5.2.4.2《員工處罰申請(qǐng)表》5.2.5人事培訓(xùn)檔案5.2.5.1員工培訓(xùn)檔案由人力資源部培訓(xùn)組負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。5.2.5.2在工作期間，員工自費(fèi)參加社會(huì)上舉辦的各類業(yè)余進(jìn)修課程的成績(jī)報(bào)告單結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料，以及員工由公司全額或部分出資參加社會(huì)上舉辦的各類脫產(chǎn)或業(yè)余進(jìn)修課程而與公司簽署的培訓(xùn)協(xié)議及成績(jī)報(bào)告單、結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料，由人力資源部薪酬福利組歸入個(gè)人檔案，并將副本一份轉(zhuǎn)培訓(xùn)部進(jìn)入員工培訓(xùn)檔案?jìng)浒浮?.3人事檔案的收集5.3.1新員工個(gè)人人事錄用案資料于員工錄用到職一周內(nèi)交人力

6、資源部薪酬福利組建立員工個(gè)人檔案。5.3.2各種人事任命、通知公布一周后，連同該案核準(zhǔn)憑證（申請(qǐng)或簽呈）合并歸檔。5.3.3各種薪資異動(dòng)申請(qǐng)或簽呈核準(zhǔn)后一周內(nèi)，連同該案異動(dòng)通知合并歸檔。5.3.4人力資源部績(jī)效考核組每年向薪酬福利組提供每個(gè)員工當(dāng)年的績(jī)效考核結(jié)果統(tǒng)計(jì)表。5.3.5各種人事獎(jiǎng)懲通知公布一周內(nèi)，連同該案核準(zhǔn)憑證（申請(qǐng)或簽呈）合并歸檔。5.4人事檔案保密規(guī)定5.4.1任何部門、任何人員對(duì)員工人事檔案材料內(nèi)容，一概不得擅自加以刪除或銷毀。5.4.2除下列人員外，任何人查詢、借閱在職員工人事檔案需經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)（借閱

7、總監(jiān)級(jí)人員檔案需經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)）：5.4.2.1總經(jīng)理5.4.2.2人力資源部經(jīng)理（不含總監(jiān)級(jí)人員檔案）5.4.2.3人力資源部薪酬福利主管5.4.2.3員工直接主管及隔級(jí)主管（薪資信息除外）5.4.3查詢、借閱在職員工人事檔案需辦理登記手續(xù)。5.4.4接觸員工人事檔案人員，必須對(duì)員工人事檔案材料內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自向無關(guān)人員泄露。5.5員工個(gè)人情況變更規(guī)定5.5.1員工進(jìn)入公司前，由員工填寫《員工資料登記表》。5.5.2《員工資料登記表》中項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面形式及時(shí)準(zhǔn)確地向人力資源部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記

8、錄得以相應(yīng)更正，確保人力資源部掌握正確無誤的資料。5.6員工人事檔案的利用員工人事檔案為公司管理決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供材料。人力資源部薪酬福利組應(yīng)于每月15日編制本月員工名冊(cè)，送總經(jīng)理備查。6、本制度由人力資源部擬定，最終解釋權(quán)