《公文寫作》上--胡鴻杰

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1、《公文寫作》（上）（簡要）　　主講人：胡鴻杰　　人民大學檔案學院教授、博士生導師講三個問題：第一，公文概述；第二，公文寫作的有關具體問題；第三，公文寫作中的常見錯誤。第一個問題，公文的由來與含義。公文是我們國家機關當中常用的一種書面交流的形勢。在以往老師們都會說，公文可能來源于國家，來源于文字，這些說法都是正確的。但是，以我們公文的具體情況，我認為：公文他實際上是一個基于組織的管理方式。這個現(xiàn)象怎么去理解，應該有一張圖，這張圖分為三個緯度，我把它叫做管理的緯度。首先我們看第一個緯度，就是這個斜線叫管理內(nèi)容，就任何一個管理現(xiàn)象，它一定會出現(xiàn)在我這個三緯空間里面。首先一個因素

2、叫管理內(nèi)容，就是說任何的管理都必須有內(nèi)容，比方說包括計劃、組織和控制。換句話說，沒有沒有內(nèi)容的管理。這是放之四海而皆準的真理。當然任何放之四海而皆準的真理都是一句廢話，這是第一個因素?！　〉诙€因素任何有內(nèi)容的管理，必須依附于這種資源?，F(xiàn)在講資源的老師很火，你比方說講人力資源的、講金融的、甚至講計算機。但是他們不要忘記，這些資源都要依附于管理內(nèi)容，如果沒有內(nèi)容這些資源很可能成為包袱。你比方說今天上午我講課，我可能需要這杯水，這杯水就是我講課的一個資源。服務于內(nèi)容的資源，如果今天上午我不講課，胡老師端這杯水走在街上就有問題了。任何資源都必須依附于內(nèi)容，這些資源包括我們管理當

3、中采用比方說人、財、物包括設備。這是第二個因素?！　〉谌齻€因素我們講，有內(nèi)容耗資源的管理，必須要采用一定的形勢，這個形勢在我們管理行當里面，把它列為三種形式，第一個形勢我們叫做現(xiàn)場的管理。第二種形勢叫做會議的管理。最后一種我們界定為公文的管理。這三種管理是什么關系？你比方說第一種關系，第一種管理方式就是現(xiàn)場的管理。這是最有效的方式，就是管理者面對被管理者，講出的他的要求讓你明白一件事。我們舉個不恰當?shù)睦?，你比方說1998年的時候，我們國家很多地方發(fā)了洪水，當然這個是不好的事情。我們洪水也可以打造一代英雄，當時有一個很精典的畫面，就是我們敬愛的江主席站在長江邊上，他拿著一

4、個喇叭開始講，中華民族是不可戰(zhàn)勝的。這時候很多武警就跳到江里，把江堵上了，我們講的是公文語言叫概述。如果大家需要聽到全本的話可以去找單田芳，這是很有效的。我們國家1998年的時候還有一些地方發(fā)水了，你比方說黑龍江的嫩江地方也發(fā)水了。那個地方江主席沒有去，我印象里面是李鵬總理去了，李鵬總理也把水堵上了，不不，李鵬總理通過自己的號召把水堵上了。這說明兩個問題，第一個問題，現(xiàn)場管理很有效。第二個問題所有的管理者必須出現(xiàn)場。大家都知道，管理者也是我們國家不可或缺的一種管理資源，不能隨便浪費。所以我們要想一種既可以有效、又能源節(jié)約管理者的方式，在現(xiàn)場方式之后就有了會議的方式。會議在

5、聚眾意識的背后，他潛藏著一個說法。什么說法，管理者不要去，大家可以來。比方說北京開個會，江主席會上講，中華民族是不可戰(zhàn)勝的，大家坐飛機回家再往江里跳也來得及。10　　我們說會議的方式最大限度的節(jié)約了管理者，節(jié)約了管理者資源。當然了會議也有一個問題，比方說今天我們是一個準會議。據(jù)說胡老師得公文學講的不錯，但是有很多們沒來，為什么沒有來？因為大家受到時間、地點、甚至錢的影響。就到不了會議現(xiàn)場，這樣你就聽不到江主席有關抗洪救災的英明指示，管理就失效。這樣一來我們就必須需要一種可以突破時空進行管理的方式，這種方式就是書面方式、公文的方式。中央下個文件，告訴大家中華民族是不可戰(zhàn)勝的

6、，大家學習文件，學好了之后領會精神再往江里跳，依然可以達到抗洪救災的目的。當然這是一句玩笑，這樣一來我們管理方式就有了三種，三種方式各自有自己的優(yōu)勢。但不管怎么樣，在現(xiàn)場方式和會議方式之后，公文是一種可以突破時空進行管理的方式。這就是我對公文來源的一種解讀。公文是這樣一種情況，是在任何管理委托當中，在內(nèi)容和資源背后的一種方式。任何一個管理他必須有內(nèi)容、耗資源采用一種方式。而公文就有這樣的一種方式　　大家在學習公文當中，包括看文件、看書、看文章，可以同時看到這樣三種概念。你比方說有地方叫文書、有地方叫文件、有地方叫公文。我列了一個不等式，這個不等式是文書大于等于文件，文件大

7、于公文。怎么講是這樣，因為文書是我們國家的一個歷史概念，換句話說清代以前我們國家沒有文件的說法，只有文書。當然了我們國家的歷史文件浩如煙海，你要是較真的話鬧不好什么地方也有文件的說法。但一般來說歷史上的文件叫文書，文書是一個歷史的概念。就像我們國家很多概念一樣，由于流傳久遠幾乎有很多延伸的含義。你比方說秘書，秘書原來他不是指人的，我不是說秘書不是人。秘書是一種東西，當然有人講秘書也不是東西。秘書是什么東西，秘書是宮廷里邊的秘藏圖書。時間久了，他就變成了這個機構(gòu)、這個人員的說法，文書也是一樣，文書它不僅僅指一種材料。它還指一個職