采購管理制度及采購流程

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1、采購管理制度及采購流程一、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進(jìn)行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求—尋找供應(yīng)商—詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗(yàn)收—質(zhì)檢—入庫—計(jì)劃對(duì)賬—財(cái)務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下：四、制度細(xì)則（一）采購需求的提請(qǐng)1、定義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定

2、一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請(qǐng)獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采購申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報(bào)申請(qǐng)單部門審核公司分管領(lǐng)導(dǎo)采購部由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對(duì)申請(qǐng)采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進(jìn)行采購。采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)書，要對(duì)申請(qǐng)書的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)。

3、再根據(jù)庫存、采購在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。3、請(qǐng)購單的要素完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括以下要素：?l請(qǐng)購的部門；??l請(qǐng)購物品所屬項(xiàng)目；?l請(qǐng)購的用途；??l請(qǐng)購的物品名；??l請(qǐng)購的物品數(shù)量；??l請(qǐng)購的物品規(guī)格；?l請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；?l請(qǐng)購物品的需求時(shí)間；?l請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注；?l請(qǐng)購單填寫人；??l請(qǐng)購的部門負(fù)責(zé)人；??l請(qǐng)購單的審核人；?l財(cái)務(wù)審核人；??l公司總經(jīng)理；l分管領(lǐng)導(dǎo)。?4、請(qǐng)購單及其提請(qǐng)規(guī)定l請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。l請(qǐng)購

4、部門在提交請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)要求采購部簽字接收，請(qǐng)購部門備份。l涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時(shí)可以以附件清單的形式進(jìn)行提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。l遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。l如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請(qǐng)部門必須作出書面說明。l請(qǐng)購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請(qǐng)購部門有更改和補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由港區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。?5、公司物資申請(qǐng)采購的提請(qǐng)部門l公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由

5、生產(chǎn)部門提請(qǐng)。l公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物品由生產(chǎn)部門提請(qǐng)。l公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部門提請(qǐng)。l公司各部門專用的物資由各部門自行提請(qǐng)。6、請(qǐng)購單的接收l采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。l接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則。l聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對(duì)采購臺(tái)帳看在途采購的物資是否滿足采購申請(qǐng)。l對(duì)于不符合規(guī)定和

6、撤銷的采購物資應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)采購的部門。7、請(qǐng)購單的分工處理l核對(duì)過的請(qǐng)購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。l對(duì)于緊急采購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。l無法按照申請(qǐng)部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請(qǐng)部門。l重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)通過主任辦公會(huì)議具體決策。8、采購周期的規(guī)定?l根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。l請(qǐng)購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購單的審批流程，以便采購部門能按時(shí)完成采購。l采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。l遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)港區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）請(qǐng)購核

7、準(zhǔn)權(quán)限?l請(qǐng)購物品價(jià)格在2000元以下的由公司部門會(huì)議審核后，采購；l請(qǐng)購物品價(jià)格在10000元以下的由部門分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議審核后，采購；l請(qǐng)購物品價(jià)格在10000元以上的由主任辦公會(huì)議決策審核后，采購（三）詢價(jià)及其規(guī)定l詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通。l屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。l對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。l所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)，原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。l對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)

8、相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。l遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，提報(bào)主任辦公會(huì)議批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書。l詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。l除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價(jià)