會計檔案科學(xué)管控思索

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1、會計檔案科學(xué)管控思索會計檔案科學(xué)管控思索　　每個單位在會計核算中，都無時無刻不在產(chǎn)生著經(jīng)濟的活動往來及財務(wù)的收支變化。經(jīng)濟活動的往來與財務(wù)賬目的收支變化，都需要通過會計工作來記錄和反映，這是由憑證到賬簿、再從賬簿到報表的連續(xù)的過程，也是一項復(fù)雜且要求細致嚴謹?shù)墓ぷ鳌嫏n案是會計工作所產(chǎn)生的專業(yè)的材料，是由會計核算總結(jié)出的會計資料，也是單位會計工作過程的客觀體現(xiàn)。會計檔案對發(fā)展社會主義經(jīng)濟具有非常重要的作用。第一，從微觀方面，增強對基層單位內(nèi)部的管理，不僅可以促進其經(jīng)營管理水平的提高，還可為其社會效益的發(fā)展提供大量的原始數(shù)據(jù)；第二，從宏觀方面，可以為國家制定經(jīng)濟發(fā)展計劃開展國民經(jīng)濟的管

2、理及監(jiān)督等工作，提供穩(wěn)定真實的會計數(shù)據(jù)；第三，可以為打擊各種經(jīng)濟領(lǐng)域的不法現(xiàn)象提供有力的證據(jù)，保護國家財產(chǎn)不至于流失；第四，可成為財政、經(jīng)濟的發(fā)展歷史的可靠的研究史料。可見，會計檔案管理工作科學(xué)與否，會直接影響到國民經(jīng)濟的運行、公正經(jīng)濟秩序的確立以及國家各項財政政策的貫徹和實行。下面，筆者就會計檔案的科學(xué)管理問題談?wù)剛€人的看法?！　?.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。新中國成立后，有很長一段時間，我國一直沒有確立統(tǒng)一的會計檔案管理制度，同時也未明確會計檔案由哪些部分構(gòu)成。為此，國家財政部及檔案局在1984年聯(lián)合下發(fā)了《會計檔案的管理辦法》。這一《辦法》的出臺，不僅加強了對會計檔案的科學(xué)化管理，還確

3、立了統(tǒng)一的會計檔案管理工作制度。由于計算機不斷在會計核算中被廣泛運用，紙質(zhì)記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規(guī)定，但并未禁止采用磁帶、磁盤等其他具有磁性的介質(zhì)記錄會計檔案。按照《辦法》的規(guī)定，會計檔案應(yīng)實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式。一方面，會計檔案管理工作是會計工作重要的組成部分，必須遵循會計工作的相關(guān)管理制度；另一方面，《辦法》是由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定的，而檔案的行政管理部門又是會計檔案的主管部門，會計檔案工作也必須接受檔案行政管理部門的監(jiān)管。因此，各級檔案行政管理部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H，對會計檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，并負責(zé)對各地的下級部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時對持有會計

4、檔案的單位進行監(jiān)督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案進行具體的管理活動。通過增強對管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關(guān)的管理制度，從而做到科學(xué)化的管理，盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放，避免其受到毀損、散失及泄密。　　2.健全制度，加強監(jiān)督。每個單位都要建立起與會計檔案管理相關(guān)的整套制度，包括對其的收集、保管、鑒定、借閱及利用，以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時監(jiān)查、鑒定會計檔案，銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價值的會計檔案，對那些有價值的進行妥善保管，以保證會計檔案的完整安全?！　?.收集齊全，妥善保管。會計主管部

5、門應(yīng)將與會計業(yè)務(wù)相關(guān)的會計資料收集并整理齊全，妥善保管起來，以利于工作的開展。這些財會工作的資料主要包括：方針、政策、預(yù)決算、工作總結(jié)等，在與文書部門的相互配合下，集中對材料進行保管。除了可依據(jù)歸檔制度來收集，還可在歷任的會計那進行資料的收集，包括已經(jīng)離職的人員。資料被檔案部門接收后，要將憑證、賬冊等同報表一同編目存放在指定的地方，同時要排列整齊，方便調(diào)閱。尤其要在財會檔案數(shù)量很多的部門，更要讓專人負責(zé)保管?！　?.嚴格手續(xù)，合理利用。會計檔案應(yīng)該既可以為本單位所利用，也可以為上級單位所利用。但在調(diào)閱時，要嚴格遵照程序辦理相關(guān)手續(xù)。當(dāng)本單位的人員調(diào)閱時，要獲得會計主管人員的同意；而外單

6、位的人員借閱時，則要由調(diào)閱單位先開具正式的介紹信，然后注明要調(diào)閱的會計檔案的內(nèi)容，最后得到單位領(lǐng)導(dǎo)及會計主管的批準后，才可辦理調(diào)閱的手續(xù)。調(diào)閱時，只能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容相關(guān)的資料，而不能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容無關(guān)的資料。而且，檔案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷冊。當(dāng)外單位來調(diào)閱會計檔案時，對于其想抄錄及復(fù)制的內(nèi)容，須由會計主管簽署意見，本單位領(lǐng)導(dǎo)批準同意。特殊情況下，只要得到本單位的負責(zé)人的批準，即可為其提供查閱及復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。因此，各個單位應(yīng)該建立起規(guī)范的有關(guān)會計檔案的查閱、復(fù)制的登記制度，從而為合理利用會計檔案提供依據(jù)?！　?.注重培訓(xùn)，提高素質(zhì)。為了維護我國經(jīng)濟的正常發(fā)展記

7、錄的完整，會計人員及會計檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。堅持履行自己的職責(zé)，堅守黨的原則，遵紀守法，規(guī)范地執(zhí)行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。同時，要對會計人員進行思想道德、紀津責(zé)任等方面的教育，并通過將崗位職責(zé)的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業(yè)人員的政治思想素質(zhì)及職業(yè)道德修養(yǎng)得到提升。