商務(wù)英語信函的寫作原則

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1、商務(wù)英語信函的寫作原則商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文，它是貿(mào)易雙方相互了解、進行貿(mào)易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時，它也體現(xiàn)著一個公司或機構(gòu)的商務(wù)形象。因此，商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要，但表達方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的，即應(yīng)遵循一定的寫作原則，從而使商務(wù)信函表意準確，語言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。商務(wù)英語信函是商家開展對外業(yè)務(wù)活動的重要工具，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題，或是與對方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循7Cs原則，即禮貌(courtesy)、體

2、諒(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。1、禮貌原則。禮貌是商務(wù)場上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以，在信函中宜多用“please”,“Itwillbehighlyappreciatedthat…”,“Itisourpleasureto…”,“Wefeeldreadfullysorrythat…”,“Weregretthat…”等禮貌用語。業(yè)務(wù)往來難免有爭端、摩擦,此

3、時也需要禮貌來作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時，措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉；在回復(fù)對方信函時，無論對方態(tài)度如何，在堅持自己立場的同時，都要有禮貌地作答。首先，要善于使用被動語句，因為被動語態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如“Youmadeaverycarelessmistake.”若改成“Averycarelessmistakewasmade.”會更好。其次，要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r，陳述句、祈使句與疑問句相比，疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、更禮貌。請看下面三句話：Makepaymentb

4、yconfirmedirrevocableL/C.WerequestyoutomakepaymentbyconfirmedirrevocableL/C.CouldyoumakepaymentbyconfirmedirrveocableL/C?第一句是祈使句，口氣太強硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表達了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，避免了過于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽起來更具有試探性，語氣更委婉。2、體諒原則。不少人寫作時習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同，商務(wù)英語信函寫作強調(diào)的是

5、信息溝通的效果，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。首先，應(yīng)注意強調(diào)對方利益。在商務(wù)英語寫作中，對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：Weallowyou2precentdiscountforcashpayment.Youcanenjoy2percentdiscountwhenyoupayincash.第二句讓對方對自己所得的利益一目了然，優(yōu)于第一句。其次，應(yīng)突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因

6、素更能激發(fā)對方興趣，獲得對方認同。如“Wedonotbelievethatyouwillhavecausefordissatisfaction.”改寫成“Wefeelsurelythatyouwillbeentirelysatisfied.”會更好。3、完整性原則。在信函寫作中，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如“theabovementioned”,“theformer”,“thelatter”,“respectively”之類的表達方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對方一目了然。4、清楚原則。清楚是商務(wù)英語信函寫作

7、最重要的原則。一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達應(yīng)注意選擇準確、簡煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言，英語為一百多個非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用，而這些商務(wù)人員并非個個精通英語。因此，在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達方式，避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。(2)起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Thosewhoworkrapidlygetillintheseconditions.”由于“ra

8、pidly”一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指“conditions”)，如將其改為“Thosewhoworkintheseconditionsgetillrapidly.”句子的意思就非常清楚了。(3)在一句話