商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則與技巧分析

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1、商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則與技巧分析篇一：商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的原則分析隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。”（摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：丹尼爾·肯尼迪方法》）所以在寫(xiě)作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“7C”

2、原則：Completeness（完整）Concreteness（具體）Correctness（正確）Conciseness（簡(jiǎn)潔）Clearness（明晰）Courtesy（禮貌）Conscientiousness（誠(chéng)意）這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫(xiě)作的最基本的指導(dǎo)原則，對(duì)于寫(xiě)好一封商務(wù)信函起著很重要的作用。我們知道，在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間和效率對(duì)于每一個(gè)商務(wù)人士來(lái)說(shuō)都是非常重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對(duì)方造成時(shí)間浪費(fèi)，以便對(duì)方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫(xiě)作商務(wù)信函最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡(jiǎn)潔的表達(dá)與有效率

3、的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信函的寫(xiě)作重點(diǎn)應(yīng)始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話語(yǔ)準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。而無(wú)需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直入主題；語(yǔ)言精練，言簡(jiǎn)意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂?，要盡可能地避免毫無(wú)重點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫(xiě)上好幾張的情形。讓對(duì)方很清楚地了解你想說(shuō)什么，非常輕易地領(lǐng)會(huì)你的意圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。在商務(wù)寫(xiě)作過(guò)程中，筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這

4、四個(gè)方面作一些研究和探討。一、壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。（一）3W式結(jié)構(gòu)。一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W來(lái)表示，即：Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò)，商務(wù)信函寫(xiě)作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開(kāi)頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩，從而對(duì)寫(xiě)信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函

5、的一開(kāi)頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫(xiě)這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開(kāi)頭直接告訴對(duì)方寫(xiě)信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫(xiě)信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是避免中國(guó)式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyoui

6、nQingDao3monthsago.這樣的信函開(kāi)頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecau

7、seoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了，沒(méi)有一句多余的話，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人的羅嗦。要記住：你不是想給收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見(jiàn)，接受你的要求。所以，寫(xiě)商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫(xiě)的簡(jiǎn)潔明白。3、第三部分(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)：結(jié)尾是提出要本求或者提請(qǐng)注意。不要

8、有任何多余