erp系統(tǒng)管理制度(物資管理模塊)

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1、ERP系統(tǒng)管理辦法（物資管理模塊）二〇一三年十月1總則-8-1.1為配合ERP系統(tǒng)物資管理模塊的上線使用，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本管理辦法。1.2本管理辦法自ERP系統(tǒng)物資管理模塊上線試用起開始執(zhí)行，隨著ERP系統(tǒng)的推行而逐步完善。1.3ERP系統(tǒng)物資管理模塊包括物資需求、采購、庫存、物資編碼等子模塊。1.4所有進(jìn)入ERP系統(tǒng)物資管理模塊的用戶根據(jù)其崗位和工作性質(zhì)的不同都有明確的授權(quán)，只能從事跟自己業(yè)務(wù)有關(guān)的操作。其賬戶和密碼由個(gè)人妥善保管和維護(hù)，任何違法的操作在系統(tǒng)內(nèi)都有記錄，其責(zé)任將直接追究到賬戶責(zé)任人。1.5用戶在執(zhí)行業(yè)務(wù)流程時(shí)應(yīng)采用系統(tǒng)提供的通訊方式或電話

2、聯(lián)系，保證流程的正常進(jìn)行。必需了解本管理辦法和具體操作手冊的內(nèi)容。1.6ERP物資模塊正式運(yùn)行后物資采購申請、采購業(yè)務(wù)（含發(fā)票移交等）全部在ERP系統(tǒng)中單軌運(yùn)行，取消書面審批業(yè)務(wù)。（付款審批流程除外）1.7K3系統(tǒng)原有倉庫業(yè)務(wù)維持不變，ERP系統(tǒng)庫存業(yè)務(wù)與K3系統(tǒng)保持同步。1.8公司各部門人員在系統(tǒng)中辦理業(yè)務(wù)時(shí)要確保錄入系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確無誤。1.9庫管員在物資下發(fā)時(shí)要及時(shí)打印實(shí)物交接單，按月匯總裝訂存檔，以備查詢。1.10需用部門在ERP系統(tǒng)中填寫材料申請單時(shí)，要確保預(yù)過賬項(xiàng)目準(zhǔn)確無誤且與K3系統(tǒng)相一致。2職責(zé)2.1物資采購部提供系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如庫存表、物

3、資編碼明細(xì)、供應(yīng)商明細(xì)、暫估物資明細(xì)、審批流程等內(nèi)容；2.2ERP項(xiàng)目核心組負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存表、物資編碼明細(xì)、供應(yīng)商明細(xì)等信息導(dǎo)入工作，暫估物資由采購部各業(yè)務(wù)員依照采購訂單的形式錄入。2.3在系統(tǒng)投運(yùn)后，物資采購部負(fù)責(zé)物資管理模塊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)和完善，并對實(shí)施中存在的問題提出意見和建議，經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。2.4物資部根據(jù)授權(quán)及操作流程規(guī)定使用本系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)，并對使用中存在問題及時(shí)以書面形式向經(jīng)營管理部反饋。-8-1管理內(nèi)容1.1系統(tǒng)建立ERP核心組在投運(yùn)前將物資編碼、庫存信息，庫位等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)；對系統(tǒng)材料申請、供應(yīng)商詢價(jià)、采購訂單、入庫等流程測試完善。所有

4、上述工作及結(jié)果均應(yīng)在有關(guān)部門充分討論的基礎(chǔ)由ERP核心組以文檔形式確定并經(jīng)由審批、發(fā)布程序后方能實(shí)施。1.2系統(tǒng)維護(hù)物資采購部指定專人負(fù)責(zé)對投運(yùn)后業(yè)務(wù)流程及有關(guān)文檔的管理、修訂，對修訂內(nèi)容應(yīng)及時(shí)形成文檔、批準(zhǔn)、發(fā)布、執(zhí)行；信息中心配合負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。如需新增物資編碼，則由公司其他部門提出物資編碼申請，物資采購部指定專人負(fù)責(zé)物資編碼的創(chuàng)建和維護(hù)；其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的變更要求，ERP項(xiàng)目組定期組織討論確定并執(zhí)行修訂，對修訂內(nèi)容應(yīng)及時(shí)形成文檔、批準(zhǔn)、發(fā)布、執(zhí)行；信息中心配合負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。采購代碼的創(chuàng)建和維護(hù)由公司各部門計(jì)劃員定期完成，并按時(shí)匯總提交物資采購部。1.3系統(tǒng)使用用戶在“

5、ERP”系統(tǒng)中必須遵守《ERP系統(tǒng)物資模塊操作手冊》的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行，用戶在系統(tǒng)中的任何操作均被記錄，不能隨意操作。學(xué)習(xí)使用ERP系統(tǒng)功能可以在ERP練習(xí)庫中進(jìn)行，可以隨意操作。用戶在使用系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并向ERP項(xiàng)目組反映，任何疑難問題均由信息中心負(fù)責(zé)解決。1.3.1物資編碼申請創(chuàng)建管理規(guī)定1.3.1.1填寫物資編碼申請單物資編碼在物資模塊上線之前已經(jīng)導(dǎo)入七千多條，這些編碼不足以滿足公司各部門申請材料時(shí)的需求，所以需用部門在有物資需求時(shí)還需要創(chuàng)建物資編碼。物資編碼申請流程是由需用部門申請，物資采購部物資編碼管理員審批并完成創(chuàng)建。l“名稱”文本框中填

6、寫需要申請物資編碼的物資名稱或者需要申請物資編碼的用途；-8-l“審批流程編號”文本框需填寫物資編碼審批流；l零件行中的物資名稱、型號規(guī)格、計(jì)量單位、物資大類、物資中類、物資小類、會計(jì)組要根據(jù)ERP項(xiàng)目組下發(fā)的“物資編碼導(dǎo)則”來填寫。1.1.1.1物資編碼創(chuàng)建需用部門在提交物資編碼申請單之后物資部物資編碼管理員必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（在考核細(xì)則中）完成物資編碼的創(chuàng)建工作，以便需用部門及時(shí)填寫材料申請單。物資編碼管理員在創(chuàng)建物資編碼前要確認(rèn)零件行大中小分類、會計(jì)組等信息正確無誤后；方可創(chuàng)建編碼，若大中小類、會計(jì)組填寫有誤，則要對責(zé)任人對出考核意見。1.1.2材料申請模塊使用管

7、理規(guī)定1.1.2.1采購代碼維護(hù)ERP系統(tǒng)物資模塊在上線之前已經(jīng)創(chuàng)建了各部門所需的采購代碼，各部門計(jì)劃員負(fù)責(zé)定期維護(hù)即可，維護(hù)內(nèi)容包括：1、采購代碼按時(shí)申請采購；2、采購代碼的有效期維護(hù)。具體操作流程如下：l需用部門有急需物資的材料申請單產(chǎn)生之后部門計(jì)劃員在一個(gè)工作日內(nèi)要完成申請采購流程，并且采購代碼到期之前兩個(gè)工作日內(nèi)要完成采購代碼的匯總申請采購流程；l需用部門計(jì)劃員在采購代碼到期之前一個(gè)工作日內(nèi)要完成采購代碼的有效期維護(hù)，以便部門人員在填寫材料申請單時(shí)能夠隨時(shí)使用該采購代碼；l采購代碼在維護(hù)時(shí)要注意采購代碼的狀態(tài)，采購代碼只有在“下達(dá)”狀態(tài)時(shí)才能