企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式編排及審查要點(diǎn)

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1、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式編排及審查要點(diǎn)一、初始化1．所使用的模板是否為最新版本？安裝位置是否正確，“附加工具”是否加載成功？2．是否啟用了宏？（否則不能修改封面和封二要素，且不能使用“附加工具”）二、封面與封二1．標(biāo)準(zhǔn)名稱和編號(hào)是否與最新的標(biāo)準(zhǔn)編寫計(jì)劃中相符？（且電子文件名稱應(yīng)為“標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)+一個(gè)半角空格+標(biāo)準(zhǔn)名稱”）2．編制部門、主管部門及執(zhí)行部門是否已選擇？（可參考標(biāo)準(zhǔn)編寫計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容確定）3．是否選擇了“密級(jí)”？（通常為“敏感”）4．“關(guān)鍵字”是否填寫且完整？（可會(huì)同編寫或主審人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容確定）5．“總頁數(shù)”和“附錄樓

2、”是否保持為可自動(dòng)更新的域（通常點(diǎn)擊后顯示灰色底紋），即未自行修改為普通文本？6．“代替標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)及版本四欄”是否填寫？尤其是確定是否有舊編號(hào)WE-……2005或2006版文件？（部分可參考原文1.4條款）舊編號(hào)版本“序號(hào)”欄填寫“0”，新編號(hào)版本“序號(hào)”從“1”起。（未正式發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的2007版原稿不做標(biāo)注）三、范圍1．第一章標(biāo)題是否為“范圍”。2．1.1條是否為“為了……，特制定本文件?！本湫停浚礃?biāo)準(zhǔn)的目的Why，描述應(yīng)與本標(biāo)準(zhǔn)所起作用相符）3．1.2條是否為“本文件規(guī)定了……（或本文件明確了等類似）。”句型？

3、（即標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容主題What，說明其主要內(nèi)容）4．1.3條是否為“本文件適用于……（，也適用于……，不適用于……）?！本湫?？（即標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍Where/Which/When，有時(shí)甚至是Who）5．1.4條若為替代情況的說明，則應(yīng)在封二中描述，除上述三條外不應(yīng)有其他條款，且此三條樣式為“編號(hào)-正文章條1級(jí)條（不進(jìn)目錄）”。6．內(nèi)容中應(yīng)是“本文件”而不是“本規(guī)定、本程序、本手冊(cè)、本導(dǎo)則”之類的。四、引用文件1．如果正文中有提及引用其他文件，則第二章應(yīng)為“引用文件”。（鑒于標(biāo)準(zhǔn)形成體系，通常會(huì)或應(yīng)引用一些有接口關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)

4、）2．所列引用文件應(yīng)在正文中有所提及，否則應(yīng)刪除或在正文中恰當(dāng)處提及，正文中正確的提及應(yīng)為“文件編號(hào)《文件名稱》”，引導(dǎo)句型如“按……執(zhí)行、具體執(zhí)行……、參照……執(zhí)行、見……”等。3．所引用文件應(yīng)考慮新版本是否適用？是則不帶版本號(hào)或注日期，否則需5/5帶版本號(hào)或注日期。引用公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)通常不帶版本，即始終執(zhí)行新版。若引用到了標(biāo)準(zhǔn)的具體條款，則應(yīng)是帶版本的。（正文中提及時(shí)同）1．所引用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的名稱和編號(hào)應(yīng)在最新的標(biāo)準(zhǔn)編寫計(jì)劃中查證，列表樣式為“引用文件和記錄列表”，排列順序按公司、地方、行業(yè)、國(guó)家、國(guó)際層次（即范

5、圍由小到大）進(jìn)行、同層中以編號(hào)排序，引用文件列表可用“附加工具”添加和導(dǎo)出，引用文件名稱與編號(hào)間的不間斷空格用Tab鍵而不是若干空格。2．若有此章，則應(yīng)保留章標(biāo)題和引用文件列表間的說明段落，且內(nèi)容中應(yīng)是“本文件”而不是“本規(guī)定、本程序、本手冊(cè)、本導(dǎo)則”之類的，另示例的“【引用文件名稱】【引用文件編號(hào)】”應(yīng)刪除。一、術(shù)語和定義（或符號(hào)和縮略語）1．若本標(biāo)準(zhǔn)中有需特別說明的術(shù)語、符號(hào)等，請(qǐng)通過此章明確，尤其需注意命名和描述應(yīng)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。2．若使用此章，標(biāo)題與詞條間說明行應(yīng)保留。3．詞條樣式為“編號(hào)-正文章條2級(jí)標(biāo)

6、題（進(jìn)目錄）”，解釋另起一行，樣式為“條文首行縮進(jìn)”。二、職責(zé)1．若管理類文件涉及多個(gè)部門或崗位，建議編寫本章，但這里只是簡(jiǎn)要描述工作分工之類，切勿將職責(zé)與工作內(nèi)容混淆，后者應(yīng)在正文章條中詳細(xì)描述。2．職責(zé)應(yīng)以部門或崗位名稱為標(biāo)題，其樣式為“編號(hào)-正文章條2級(jí)標(biāo)題（進(jìn)目錄）”，若為多條，另起一行加引導(dǎo)行“……的主要職責(zé)如下：”，其樣式為“條文首行縮進(jìn)”，之下以“編號(hào)-列項(xiàng)1級(jí)”樣式詳述；若為單條，另起一行加引導(dǎo)行“……的主要職責(zé)為：”，再另起一行描述職責(zé)，此兩行樣式均為“條文首行縮進(jìn)”。三、正文章條1．應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)

7、容的結(jié)構(gòu)使用章條，標(biāo)題的層次和命名應(yīng)恰當(dāng)，特別是注意標(biāo)題與條的區(qū)別以及條與列項(xiàng)的區(qū)別（參見模板新文檔）。2．各級(jí)標(biāo)題和條的樣式“編號(hào)-正文章條……”是否正確？尤其注意2級(jí)標(biāo)題和1級(jí)條的區(qū)別（編號(hào)同為X.X，但前者進(jìn)目錄，后者不進(jìn)目錄）；且同標(biāo)題或條下的段落應(yīng)統(tǒng)一為標(biāo)題或統(tǒng)一為條。若僅此一條，應(yīng)用“條文首行縮進(jìn)”樣式（即沒有…….2則不應(yīng)有…….1）3．列項(xiàng)使用是否正確？上行若為標(biāo)題，則應(yīng)換行以“條文首行縮進(jìn)”樣式添加引導(dǎo)行；除非上行為條，且結(jié)尾有引導(dǎo)句。通常為“……如下、……為、……包括、……主要有”之類，并加“：

8、”。列項(xiàng)除最后一項(xiàng)末尾為“。”外，之前均為“；”。（使用列項(xiàng)2級(jí)時(shí)類同）4．若有注釋和示例應(yīng)使用“示例和注釋……”樣式，單條不加序號(hào)，多條加序號(hào)，視需要有8種縮進(jìn)，可用增加和減少縮進(jìn)來調(diào)整。若僅為對(duì)某字詞的注，還應(yīng)用“條文和注釋上標(biāo)”樣式添加注標(biāo)。四、表、圖、公式5/51．正確區(qū)分條文表格和記錄表格（前者是條文描述的組成，欄目已填寫完整，執(zhí)行人只選用不需填寫