試論如何做好電力企業(yè)檔案管理工作

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1、拭論如何做好電力企業(yè)檔案管理工作論文摘要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司的管理要求。論文關(guān)鍵詞：檔案管理；電力企業(yè)電力作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價(jià)

2、值也越來越被社會(huì)認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)。如何及時(shí)有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)研宄提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，己成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬?duì)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)。一、企業(yè)檔案管理概況石獅電力公司于1988年10月成立，是全國(guó)首家由國(guó)家電網(wǎng)與地方政府聯(lián)合投資的縣級(jí)供電企業(yè)，擔(dān)負(fù)石獅市行政區(qū)劃范圍全市的供用電管理和經(jīng)營(yíng)，屬福建省電力有限公司直管單位。經(jīng)過二十多年來的改革發(fā)展，企業(yè)檔案從無到有，檔案管理也經(jīng)歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理，逐步向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過渡。目前，公司設(shè)立專門的綜合檔案室

3、，配備了專職檔案管理人員，對(duì)全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案設(shè)備齊全，檔案室配備了密集架、底圖柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度測(cè)試儀、防磁柜、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設(shè)有文書、合同、生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、招投標(biāo)及人事等11大門類檔案，庫藏總量7447卷，其中永久1946卷，長(zhǎng)期1404卷，短期4097卷。建立了檔案門類齊全，管理制度健全的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。1998年通過省級(jí)檔案管理單位驗(yàn)收，XX年通過企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管

4、理的應(yīng)用。1998年，公司率先應(yīng)用省電力公司計(jì)算機(jī)文檔一體化管理軟件，公文運(yùn)轉(zhuǎn)采用Notes系統(tǒng)、檔案管理采用Oracle系統(tǒng)，系統(tǒng)從0A提取應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)，按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案信息的一體化管理。XX年，檔案管理系統(tǒng)升級(jí)為“福建省電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)”，系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，

5、利用計(jì)算機(jī)編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、設(shè)計(jì)院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運(yùn)行分析、設(shè)備檢查、勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)揮了積極、重要的作用。二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績(jī)，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管

6、理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。（一）電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國(guó)電力的大發(fā)展也就近幾十年時(shí)間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對(duì)于檔案的需求和對(duì)檔案的利用難以取得預(yù)期效果。（二）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機(jī)融合電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)

7、十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。（四）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)