檔案整理分類方案

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1、檔案整理分類方案為加強(qiáng)本公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實(shí)際情況，特制定本方案。第一條本方案規(guī)定了檔案分類的原則和方法、檔號標(biāo)識及歸檔范圍和保管期限。第二條檔案分類原則是以公司所有在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。本方案適用于本辦公室檔案實(shí)體的分類、整理和排架管理。第三條本方案共設(shè)置9個一級類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級類目代號。1、公司文件（代號：0

2、1）2、辦證管理（代號：02）3、合同管理（代號：03）4、基本建設(shè)（代號：04）5、檢驗(yàn)報告（代號：05）6、行政管理（代號：06）7、人事檔案（代號：07）8、體系文件（代號：08）9、聲像實(shí)物檔案（代號：09）第四條二級類目的設(shè)置方法如下：1、公司文件、辦證管理、合同管理類的二級類目，按職能部門設(shè)置；2、基本建設(shè)類的二級類目，按廠區(qū)或基建項(xiàng)目設(shè)置；3、檢驗(yàn)報告類的二級類目，按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置；4、行政管理類的二級類目，按類別、部門/廠區(qū)、財務(wù)報告、其他設(shè)置；5、人事檔案類的二級類目，按部門/人名設(shè)置；6、體系文件類二級類目按廠區(qū)、類別和年限設(shè)置；7、

3、聲像檔案類的二級類目，按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級類目按領(lǐng)導(dǎo)類、榮譽(yù)類、業(yè)務(wù)活動類、文體活動類設(shè)置；實(shí)物檔案類的二級類目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置；8、專業(yè)檔案類的二級類目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。第五條歸檔文件1.本部門在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。2.整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。3.歸檔：在歸檔文件整理

4、過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。3.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。3.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4.組件（件的組織）4.1件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為

5、一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。4.2件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文

6、在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。第六條分類1.辦公室應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。2.歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。a）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。b）按機(jī)構(gòu)分類將文件按其形成分類。采用機(jī)構(gòu)

7、分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。c）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。2.排列a)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。c)會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。3.編號a)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代

8、碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“