外貿(mào)部門管理規(guī)章制度

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1、外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理（一）日常工作1.8：00之前打開電腦，查收郵件，查看詢價(jià)信息。2.綜合整理一天耍做的事情，列出每天的六點(diǎn)計(jì)劃，把要處理的事情分為四類：（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時(shí)3.和在線的客戶進(jìn)行及吋溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。4.工作結(jié)束之前確認(rèn)一天的工作結(jié)來，將完成和未完成的標(biāo)注出來。注明完成進(jìn)度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。5.每周一上午8點(diǎn)部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會(huì)，安排本周工作計(jì)劃，每周六下午三點(diǎn)前交木周工作總結(jié)，并于下午4點(diǎn)開總結(jié)會(huì)議，做工作反饋和

2、總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1）所有在跟蹤的客戶名稱，W家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計(jì)劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題6.每只對(duì)自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng)回收情況進(jìn)行總結(jié)。7對(duì)客戶進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評(píng)價(jià)分析o8.自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo)和計(jì)劃。（二）客戶開發(fā)前期工作1.收到詢盤及報(bào)價(jià)吋，要及吋跟部門經(jīng)

3、理確認(rèn)是否已奮同事聯(lián)系，如沒奮，及吋跟蹤和處理。2.在與客戶商談過程中，宥涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時(shí)與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶耍求公司沒有的證書，需耍跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3.業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶到付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方口J*郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品厄一個(gè)星期，須跟蹤樣品測(cè)試結(jié)果。（三）報(bào)價(jià)及合同簽定1.收到客廣詢盤及報(bào)價(jià)吋，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單,應(yīng)與部

4、門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息盾在給客戶報(bào)價(jià)，做報(bào)價(jià)單或形式發(fā)票給客戶，并耍求客戶簽字回傳。2.收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付仰金需與客戶簽定傭金協(xié)議。3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。1.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。2.如客戶對(duì)銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。3.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四）安排生產(chǎn)（備貨）安排跟單員安排生產(chǎn)訂單及報(bào)關(guān)發(fā)貨！1.業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)付款

5、已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及吋制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2.業(yè)務(wù)員需耍和生產(chǎn)部計(jì)劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。3.業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險(xiǎn)，定船定航班情況。4.業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5.跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計(jì)本上。（五）發(fā)貨1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時(shí)與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及吋聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨吋間。2.貨物

6、報(bào)關(guān)出UG,把所宥單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，筘單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（六）文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場(chǎng)的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。（七）文件管理1.所宥與客戶往來及與發(fā)貨宥關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放，保證所有資料在對(duì)應(yīng)的文件夾下都能找到。2.文件存放說明：BusinessRepo

7、rt下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Cust⑽erFile下存放來往郵件，傳真，及報(bào)價(jià)。Packing下放置與也裝脊關(guān)的文件，圖片。Shippingdocument下按合同號(hào)設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨冇關(guān)的單據(jù)。保證所宥與客戶宥關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對(duì)應(yīng)的文件夾都能找到。（八）郵件管理統(tǒng)一使用XX郵箱管理。郵件記錄需保存。總經(jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。（九）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序業(yè)務(wù)人員對(duì)外報(bào)價(jià)不得低于底價(jià)，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理,主管，提出書面或郵件申請(qǐng)，審批申價(jià)后才可對(duì)外報(bào)價(jià)。（十）合同號(hào)登

8、記本業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及吋在合同號(hào)登記木上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件枳。具體包括：合同簽訂n期，合同號(hào)，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計(jì)發(fā)運(yùn)日期，目的地。合同號(hào)登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。（H—）單證保管貨物發(fā)出十閂后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊(cè)，存檔保管。（十二）獎(jiǎng)懲制度業(yè)務(wù)員嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行者給予激勵(lì)加分，如違反以上規(guī)定