文秘工作培訓(xùn)

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1、昆明長水國際機場文秘工作培訓(xùn)發(fā)文流程公文格式收文辦理OA操作交流答疑理解電子公文電子公文是指有別于紙制公文的以計算機電子文檔為載體，以計算機為處理和貯存工具，以計算機網(wǎng)絡(luò)以及其它數(shù)據(jù)通信介質(zhì)為傳遞渠道的新的公文形式。集團公司辦公自動化系統(tǒng)（OA）是實現(xiàn)集團公司電子公文的工具。電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。涉密文電不適用于電子公文。電子公文計算機傳遞即時送達便于查詢檢索電子介質(zhì)紙制公文人工傳遞時間損耗依賴人工檢索紙介質(zhì)電子公文傳遞是將傳統(tǒng)紙質(zhì)公文傳遞過程抽象化，同時達到提高效率、準(zhǔn)確率，節(jié)約資源的目的。理解

2、電子公文辦公自動化系統(tǒng)(OA)基本操作進入OA方法1.集團主頁辦公自動化系統(tǒng)2.在瀏覽器直接輸入：“oa.ynairport.com”技巧：可以將“oa.ynairport.com”放入收藏夾。3.外網(wǎng)進入OA（1）VPN登錄：用OA用戶名密碼即可，需要輸入驗證碼。（2）點擊“集團OA系統(tǒng)”3.如遇瀏覽器安全攔截，請點擊“繼續(xù)訪問”并在彈出對話框全部選“是”。OA桌面注意查看便箋、會議通知等待辦事項提示，在辦文過程中，經(jīng)?；豋A桌面查看。進入辦文界面辦文界面顯示全部待辦工作待閱公文無承辦單，只能看到文件正文和

3、文件信息無需填寫意見閱后點擊“已閱”自動歸檔已閱公文在待閱公文中點擊“已閱”后，該文件轉(zhuǎn)至已閱公文。可以查看之前已閱的公文。未完公文顯示還在辦理過程中的公文?？梢圆榭崔k理狀態(tài)。技巧：鼠標(biāo)指針放在文件標(biāo)題上會自動顯示當(dāng)前辦理人。新建正文單擊要新建的公文種類后，右側(cè)會顯示辦理流程，實線流程在OA系統(tǒng)中不能省略，虛線流程根據(jù)辦文實際可以跳過。單擊頁面下“確定”方可新建公文。新建正文查詢頁面查詢條件豐富，支持模糊查詢，無時間限制。經(jīng)手公文查詢支持模糊查詢必須選擇經(jīng)手時間，方便查找技巧：可以不用關(guān)鍵字查詢，結(jié)果為選定時

4、間段內(nèi)所有經(jīng)手文件。會議通知新建會議通知注意使用存草稿，確認無誤后方可發(fā)送。會議通知一般采用打印辦理方法，按領(lǐng)導(dǎo)批示流轉(zhuǎn)，落實完畢后歸檔會議通知發(fā)出時會有短信通知，請完善電話號碼智能手機用戶注意不要攔截會議通知短信提醒參會會議通知公司黃頁可以查詢OA覆蓋單位（部門）機構(gòu)、人員和聯(lián)系方式。便箋新建便箋單個附件體積原則要求10M以內(nèi)，超過會報錯。默認可以上傳3個附件。便箋查詢只能以發(fā)件人或標(biāo)題查詢。完善個人信息添加的個人信息會在“公司黃頁”中查詢到。手機號碼用來接收OA系統(tǒng)短信，如會議通知。個人群組設(shè)置群組設(shè)置1

5、.選擇部門群組或個人群組。2.點擊“確定”。2.填寫名稱，選擇成員。群組的使用在流轉(zhuǎn)公文時，可以快捷地選取辦理人。為避免錯誤，在系統(tǒng)預(yù)讀出群組信息后再選取辦理人。判斷方法：1.個人群組時，在不進行任何操作下“可選人員列表”顯示辦理人所在科室人員，而不是“正在加載數(shù)據(jù)。。。”2.部門群組時，左下角顯示“反選”按鈕而不是空白。發(fā)文流程一、部門發(fā)文擬稿科室審核部門文秘審核部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)編號套紅蓋章校對封發(fā)部門發(fā)文（包括中心下屬部門）擬稿人部門文秘中心發(fā)文：（屬于部門發(fā)文，總工辦適用）擬稿科室審核部門文秘審核部門領(lǐng)導(dǎo)審

6、核編號套紅蓋章校對封發(fā)中心文秘核稿中心總監(jiān)簽發(fā)擬稿人中心文秘中心文秘二、行政發(fā)文部門代機場行文（行政發(fā)文）擬稿科室審核部門文秘審核部門領(lǐng)導(dǎo)審核編號套紅蓋章校對封發(fā)總經(jīng)辦核稿機場領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)總助、總師審批會簽擬稿人機場文秘機場文秘中心代機場行文（行政發(fā)文）擬稿科室審核部門文秘審核部門領(lǐng)導(dǎo)審核編號套紅蓋章校對封發(fā)中心文秘核稿中心總監(jiān)審核總經(jīng)辦核稿機場領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)總助、總師審批會簽擬稿人中心文秘機場文秘機場文秘擬稿3.主題詞：參照集團公司規(guī)章制度匯編。4.抄送：根據(jù)實際需要填寫，并在“收文單位”里選中，未在OA覆蓋范圍內(nèi)的

7、單位（部門）以紙制文件傳遞。要求1.公文格式要規(guī)范。2.內(nèi)容屬實，觀點明確、條理清楚、層次分明、文字簡練。擬稿2.核對發(fā)文稿紙是否正確，注意區(qū)分行政發(fā)文與部門發(fā)文。3.先“新建正文”，之后再填寫發(fā)文稿紙上“電話”、“標(biāo)題”和“主題詞”等信息。注意事項：1.核對擬稿時身份角色。科室審核要求：1.審核文稿內(nèi)容是否準(zhǔn)確。2.審核文稿格式是否符合公文要求。3.審核文體、主送和抄送單位是否正確?？剖覍徍瞬僮鳎簲M稿人選擇“科室審核”，需要選擇辦理人核稿人簽寫意見注意事項：1.要對文件全面把關(guān)。2.可采取先審草稿再上OA方

8、式進行。3.無論上OA前草稿是否審過，在正式OA行文時，必須審查。部門文秘審核要求：1.重點審查文稿格式和行文規(guī)范，無錯別字。2.發(fā)現(xiàn)問題及時與擬稿人溝通，改正錯誤。3.部門文秘必須認真審核，不得跳步，杜絕“只看不審，只轉(zhuǎn)不核”部門文秘審核注意事項：1.在發(fā)文時，擬稿人操作選項中無“部門文秘審核”。因此，統(tǒng)一部門文秘審核在發(fā)文稿紙“科室審核”處簽字。操作：擬稿人選擇“科室核稿”，辦理人選擇部門文秘2