秘書工作中有效溝通的技巧淺析

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1、秘書工作中有效溝通的技巧淺析【】秘書是各種企事業(yè)單位的重要崗位，在日常工作中起頭協(xié)調(diào)、參謀以及助手的重要作用，具備良好的溝通能力是做好秘書工作的前提條件。因此，本文就辦公室秘書工作中的溝通協(xié)調(diào)以及相關(guān)的技巧進行分析，希望能夠為做好辦公室秘書工作提供參考。【關(guān)鍵詞】辦公室；秘書；溝通；技巧我們都知道良好的溝通協(xié)調(diào)能力在人們的生活中占據(jù)著重要的地位，人們通過與他人溝通來了解他人的觀點與看法，通過協(xié)調(diào)團隊內(nèi)部關(guān)系來讓團隊變得更加的和諧與團結(jié)。辦公室秘書的職能很廣泛，對工作能力的要求十分高，處于各個部門聯(lián)系溝通的核心位置，對外要對相關(guān)的合作單位進行接待，做好接待和處理文件的工作，對內(nèi)還要

2、定期開展各項活動。這就要求辦公室秘書不僅要能說會道，同時還要把握好一定的溝通協(xié)調(diào)的能力，掌握相關(guān)的工作技巧，這樣才能更好地完成自己的工作。一、辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容辦公室秘書的職位在單位的日常運行過程中的作用日益重要，不同部門、不同的工作人員對待問題的看法一定會有所差異，只有進行了良好的溝通協(xié)調(diào)，各部門才能更好地協(xié)作配合。辦公室秘書的工作范圍很廣泛，要處理的事情有許多，主要有以下四類：（一）領(lǐng)導(dǎo)層之間的溝通與協(xié)調(diào)單位各個領(lǐng)導(dǎo)往往負責不同的工作項目，他們對待問題的看法與態(tài)度有很大的不同，又況且每個領(lǐng)導(dǎo)人所接受的教育、所經(jīng)歷過的事情、個人的性格等都有所差異，因而在遇到問題和進行

3、工作決策的時候常常會出現(xiàn)分歧，嚴重的時候可能也會因此造成誤解。這個時候就要求辦公室秘書能夠在掌握全局的情況下，發(fā)揮自己的積極作用，及時與各位領(lǐng)導(dǎo)人進行溝通，言語間傳達領(lǐng)導(dǎo)層之間相互的意見與想法，及時地化解他們之間的誤會。（二）各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)各個部門所分配到的任務(wù)與相關(guān)的職責往往各不相同，因此他們看待問題的角度不同，由此可能會在部門之間發(fā)生矛盾與誤解。辦公室秘書此時所要做的工作就是在日常工作中要時常與各部門保持一定的聯(lián)系，觀察部門發(fā)展狀況，深入調(diào)查部門情況，在這個過程中要及時發(fā)現(xiàn)問題并設(shè)法解決問題，積極引導(dǎo)各部門要具有換位思考的能力，處理清楚各部門之間的關(guān)系，使得各部門相處

4、更加融洽，提高工作效率。（三）領(lǐng)導(dǎo)層與工作人員之間的溝通與協(xié)調(diào)單位領(lǐng)導(dǎo)層是各項工作的決策者，而廣大工作人員則是各項工作安排的執(zhí)行者。辦公室秘書在這樣的關(guān)系中，既要及時促使廣大工作人員來執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)層的決策，又要及時向領(lǐng)導(dǎo)層反映廣大工作人員的想法以及意見與建議。對廣大工作人員的意見與建議不能夠敷衍，要認真對待，辦公室秘書不僅要做好領(lǐng)導(dǎo)層的得力助手和重要的決策參考，更應(yīng)該成為廣大工作人員的代言人，時時刻刻為人們?nèi)罕娭耄皶r將他們的意見上報領(lǐng)導(dǎo)層。（四）單位自身與其它單位的溝通與協(xié)調(diào)單位在自身的發(fā)展過程中，也要注重與其它單位的“外交”關(guān)系的維持。俗話說的好，三人行，必有我?guī)熝伞挝坏陌l(fā)展

5、同樣也是這樣的道理，單位的發(fā)展模式可以相互借鑒，不管是不是與自身合作的單位，也不管其它單位發(fā)展的有沒有自身發(fā)展速度快，都肯定存在值得單位發(fā)展學習借鑒的地方。此時，單位的辦公室秘書要充分發(fā)揮好單位與其他部門的溝通協(xié)作，維持好“外交”關(guān)系，有利于單位更好地發(fā)展。二、辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的技巧及要點（一）態(tài)度溫和并有足夠的耐心辦公室秘書的工作內(nèi)容較多，從領(lǐng)導(dǎo)層的重要決策參與者到代表廣大工作人員的代言人，他們的工作往往十分繁瑣且容易讓人覺得煩躁。但是作為辦公室秘書，卻不能夠把自己的負面情緒帶到工作中去，對不斷到來的來訪者以及想要反映單位情況的工作人員要有足夠的親和力和耐心。時時刻刻要記得自

6、己的工作職責，并且自己的一言一行都代表著領(lǐng)導(dǎo)層，甚至是整個單位的外在形象，不能夠有絲毫的馬虎，對待來訪者以及有所需求的工作人員要做到“三不”，即不慌、不急、不躁。辦公室秘書如果能夠做到這些，定能使得溝通協(xié)調(diào)工作的進行更加順利，可以更好地解決矛盾與分歧。（二）擺正位置，深入了解情況作為辦公室的秘書，首先要知道自己的位置以及自己工作的職能，也就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行各項工作。在與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通的時候要多問，不能夠隨便地猜測領(lǐng)導(dǎo)的想法，在詢問清楚之后，再進行相關(guān)的溝通協(xié)調(diào)。還有，辦公室秘書最重要的一項工作就是要多聽多看，領(lǐng)導(dǎo)層并沒有足夠的時間對各部門的情況進行了解，這就需要辦公室秘書投入更多的時

7、間和精力，去搜集足夠的信息，深入了解各部門的情況，并及時上報給領(lǐng)導(dǎo)層，以便領(lǐng)導(dǎo)層能夠更準確的做出決策，當好領(lǐng)導(dǎo)層決策的重要參謀者。（三）掌握溝通協(xié)調(diào)的藝術(shù)想要做好辦公室秘書的溝通協(xié)調(diào)工作，除了要了解相關(guān)的技巧以外，還要掌握好溝通協(xié)調(diào)的藝術(shù)。①要掌握好溝通協(xié)調(diào)的時機。溝通協(xié)調(diào)這一工作并不是靜止不動的，而是一直處于動態(tài)的過程中，辦公室秘書要有足夠的時機判斷能力，結(jié)合工作的實際進行情況，及時解決問題。②要明確溝通協(xié)調(diào)的重心。要想做好任何一項工作，都必須要抓住工作的重點，各個擊破。溝通協(xié)