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《現(xiàn)代檔案管理工作探究》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在學(xué)術(shù)論文-天天文庫。
1、現(xiàn)代檔案管理工作探究目前計生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較
2、多，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴重?！ ≈挥姓J真研究和解決好這些問題，才能把計生檔案工作提高到一個新的水平?！ ∈紫?、認真抓好人口和計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設(shè) 1.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計生檔案管理基礎(chǔ)工作水平 ?。?）要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方
3、法進行工作。（2）要全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。 ?。?）要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起?！ 。?）要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在
4、分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。 ?。?）要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準率。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名?！ ?.加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程 在檔案現(xiàn)代化管理工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些時間較長的計生檔案來講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接
5、影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作多、快、好兼而有之的效果?！ 。?）分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率?！ 。?）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個
6、層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。 ?。?）分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計
7、算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。 ?。?）用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名目前計生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一
8、卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較
