新時(shí)期企業(yè)檔案管理探討

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1、新時(shí)期企業(yè)檔案管理探討：本文探討了現(xiàn)階段企業(yè)在檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，并從提高檔案管理工作的認(rèn)知程度、建立科學(xué)的檔案管理體系、加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理、加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)、加強(qiáng)對(duì)信用檔案管理人才的培養(yǎng)等五個(gè)方面提出了對(duì)策?！　￡P(guān)鍵詞：檔案管理、管理體系、管理人才　　heneanagement　　QiuBaixia　　ZhongshanCityXiaolanToanagementproblems,andbyraisingaanagementanagementsystem,strengthenthemanagementofelectronicdocumentstoenhan

2、cethemaintenanceofhardanagementtalentsinfiveareasproposedcountermeasures.　　Keyanagement,managementsystem,managementpersonnel　　　　企業(yè)檔案與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、統(tǒng)計(jì)和決策等各項(xiàng)活動(dòng)都有著極其緊密的聯(lián)系，企業(yè)檔案的重要性主要體現(xiàn)在：一是通過(guò)檔案分析，企業(yè)能夠了解自身的經(jīng)營(yíng)狀況，定位戰(zhàn)略目標(biāo)，使決策更具科學(xué)性；二是通過(guò)檔案管理，能夠比較系統(tǒng)、全面的掌握國(guó)家的相關(guān)方針、決策以及具體的法律規(guī)定，為企業(yè)的決策提供依據(jù)；三是企業(yè)檔案對(duì)現(xiàn)有的決策具有借鑒意義，能夠

3、擺正企業(yè)的位置，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高企業(yè)管理決策的成功機(jī)率。所以企業(yè)檔案既是管理的工具，又是戰(zhàn)略資源。　　一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題　　1、企業(yè)對(duì)檔案的利用率很低　　企業(yè)的檔案管理工作有著重要意義，它對(duì)企業(yè)部門(mén)活動(dòng)都有輔助作用，合理有效的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的信息資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)極大的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開(kāi)展，檔案工作到位與否，從一個(gè)側(cè)面能反映出一個(gè)企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，便少有查閱，僅僅是為了完成上級(jí)所布置的任務(wù)，對(duì)檔案價(jià)值的挖掘、探索缺乏認(rèn)識(shí)，所以企業(yè)對(duì)檔案的利用率很低?！　?、企業(yè)檔案管理的制度不健全　　企業(yè)有一個(gè)嚴(yán)格的制度，

4、員工才能按照規(guī)章辦事，檔案管理工作才能更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)際管理工作過(guò)程中，檔案的搜集、整理、保管、借閱等制度很不健全。有的企業(yè)雖然建立了制度，但僅僅流于形式，沒(méi)有真正的貫徹執(zhí)行。　　3、企業(yè)投入的經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)備老化　　作為一切工作的基礎(chǔ)，財(cái)力和物力是企業(yè)檔案管理不可缺少的，沒(méi)有這一基礎(chǔ)，檔案工作無(wú)從談起。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)X絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進(jìn)步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計(jì)算機(jī)X絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進(jìn)來(lái)也比較困難，利用和開(kāi)發(fā)的價(jià)值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低

5、，保管條件也極其簡(jiǎn)陋?！　?、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高　　檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作質(zhì)量有決定作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有踏實(shí)肯干的實(shí)干精神和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是當(dāng)前檔案管理人員的綜合素質(zhì)還不是很高，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位?！　《⑿聲r(shí)期如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理　　1、提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度，特別是提高企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度。在企業(yè)中，管理者是否認(rèn)識(shí)到了檔案管理對(duì)企

6、業(yè)發(fā)展的重要作用，是直接影響該企業(yè)檔案管理的水平。企業(yè)管理者必須加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，并對(duì)本公司檔案工作有一個(gè)全面的了解，并已經(jīng)將檔案工作納入企業(yè)戰(zhàn)略和目標(biāo)管理之內(nèi)，讓企業(yè)各個(gè)部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人都有一個(gè)合理的認(rèn)識(shí)，企業(yè)的檔案管理工作才能向著規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展?！　?、建立科學(xué)的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任。規(guī)范檔案的管理機(jī)制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個(gè)能與之相適應(yīng)的管理體系，將各個(gè)部門(mén)、不同用途的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展?！　?、

7、加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理。一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會(huì)貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，被檔案管理人員和其它部門(mén)技術(shù)人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動(dòng)中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會(huì)大大提高，電子繪圖會(huì)比手工繪制有更大的優(yōu)勢(shì)，它的設(shè)計(jì)、修改、查詢(xún)比手工更方便、更準(zhǔn)確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個(gè)管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個(gè)管理系統(tǒng)所分享，計(jì)算機(jī)可以依照