新時期企業(yè)檔案管理探討

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1、新時期企業(yè)檔案管理探討新時期企業(yè)檔案管理探討　　前言　　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。因此，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)的步伐刻不容緩?！　∫?、企業(yè)檔案管理中存在的問題　　1.檔案管理工作執(zhí)行力不夠?！　∑髽I(yè)的檔案管理工作對企業(yè)部門活動具有輔

2、助作用，本文由.L.收集整理對檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側(cè)面能反映出一個企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設(shè)檔案，存在著重建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產(chǎn)生的檔案資料就不能及時上交檔案室，如工程的變更，竣工驗收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設(shè)工程中參與性不強(qiáng)，檔案的管理工作不能與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復(fù)印件，影響了檔案的

3、質(zhì)量。　　2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平不高　　檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作質(zhì)量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是在實際工作中，由于對檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時代發(fā)展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位?！　?.檔案硬件設(shè)施老化　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的

4、發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進(jìn)步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進(jìn)來也比較困難，利用和開發(fā)的價值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響?！　《?、企業(yè)檔案管理的原則　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案管理要遵循以下幾個原則：　?。?）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

5、，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理?！　。?）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。　　（

6、3）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。　　三、新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點建議　　1.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)　　現(xiàn)代化的企業(yè)對檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過渡為電子文檔與實物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導(dǎo)致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強(qiáng)自

7、身的學(xué)習(xí)，提高自身的政治素質(zhì)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎(chǔ)。要博學(xué)多才，既懂檔案專業(yè)知識，又要懂行業(yè)管理知識，努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力，把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平?！　?.建立科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化　　檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機(jī)制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應(yīng)的管理

8、體系，并嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個部門、不同用途的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展?！　?.加強(qiáng)對電子文件的管理　　一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會貯存在企業(yè)的