淺談檔案管理在醫(yī)院中的作用

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1、淺談檔案管理在醫(yī)院中的作用　　【中圖分類號】R196.32【文獻標識碼】A【文章編號】2095-6851（2017）02--01　　醫(yī)院是以診治疾病、照顧病人為主要目的的醫(yī)療機構(gòu)。醫(yī)院的定義是：醫(yī)院是對群眾或特定的人群進行治病防病的場所[1]。作為社會組織的一員，有著保證社會成員身心健康的重要責任，在為社會服務的過程中也同樣產(chǎn)生著各種類型的檔案。醫(yī)院當中的檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。通過醫(yī)院的檔案的建立和形成，可以認識到加強醫(yī)院當中的檔案管理工作，有利于醫(yī)院的管理的科學化，有利于服務水平的提高[2]。因此探索醫(yī)院檔案管理，發(fā)現(xiàn)當

2、前存在的問題，不斷地完善醫(yī)院檔案管理，充分發(fā)揮好醫(yī)院檔案的功能，有著十分重要的意義。　　一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題　?。ㄒ唬Ｂ毴藛T數(shù)量不夠?？v觀現(xiàn)行各大醫(yī)院的檔案管理體制，其特點都是一般較少配備專職的檔案人?T，長期以來由于檔案管理部門一直缺乏足夠數(shù)量的專職工作人員，致使檔案工作僅限于收集、整理、歸檔及利用等日常的工作，進一步的檔案鑒定、檢索工具開發(fā)及檔案材料編研等工作基本無暇顧及。　?。ǘn案管理意識不強，檔案利用率低。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之

3、甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現(xiàn)對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高?！　。ㄈn案管理機構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般設在綜合檔案室。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，而醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，其他各種檢查影像圖文檔案等分屬各科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局，并且各科室又沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性?！　。ㄋ模n案專業(yè)人員素

4、質(zhì)參差不齊。目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，這些問題的存在使得他們?nèi)狈﹁b定文件資料內(nèi)在價值高低的能力，判斷和鑒別能力不足，因此在收集工作中必然出現(xiàn)漏收或誤收的現(xiàn)象，往往也就造成了缺乏完整性和及時性?！　。ㄎ澹n案管理未與醫(yī)療業(yè)務建設同步發(fā)展。在醫(yī)院的規(guī)劃中，一般對醫(yī)療設備、人員結(jié)構(gòu)等都有比較詳盡的規(guī)化，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮甚少，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高。近年來，隨

5、著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，而檔案管理方面依然采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。因此，醫(yī)院必須調(diào)整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求?！　《⒓訌姍n案管理在醫(yī)院中的作用　　醫(yī)院檔案是把醫(yī)院各種情況真實記錄下來，是對醫(yī)院歷史發(fā)展的總結(jié)，也為推動醫(yī)院遠期的發(fā)展提供了條件。因此適時加強相應的檔案管理工作，保證完善醫(yī)院的工作是當前的必要工作?！　。ㄒ唬┘訌妼W習，增強意識　　檔案管理是醫(yī)院管理的一項重要的基礎性工作，與其他工作相比往往比較繁瑣、復雜和枯燥，這也是導致檔案工作人員難以避免

6、的產(chǎn)生較強的職業(yè)倦怠感。為了提高工作人員的業(yè)務能力，醫(yī)院應不斷拓寬培訓渠道，定期對檔案人員進行多樣化的培訓。在培訓中，應千方百計創(chuàng)造實踐的條件，培訓的最終目的就是要把工作干得更好[3]。只有提升了檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，使他們更加熱愛自己的工作。與此同時，適當增加專職檔案人員的數(shù)量，充分重視檔案管理工作的重要性，在制定業(yè)務績效考核標準時給予檔案工作一定的權(quán)重，才能真正激發(fā)大家的工作動力?！　。ǘ娀?，主動提供　　檔案管理的最終目的是為了滿足使用者對檔案的利用，因此，檔案工作者應該圍繞提供更加主動、優(yōu)質(zhì)的服務進行認真思考[4]。所以作為檔

7、案管理工作者的我們就應主動地為查閱檔案者提供服務，積極尋找線索努力擴大檔案來源，為使用者提供急需的資料和幫助。當然這也需要在提供檔案服務的同時還應注意實現(xiàn)信息資源的共享?！　。ㄈ┙∪贫?，規(guī)范管理　　一是加強檔案室的制度建設，對檔案人員實行統(tǒng)一考核。二是加強檔案人員隊伍建設，不斷補充專業(yè)人員加入檔案隊伍，采取有效措施激勵他們及時、主動、認真收集不同門類的檔案材料，為醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學化打好基礎。三是健全醫(yī)院檔案的規(guī)章制度，通過制定規(guī)范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度，這樣才能做好醫(yī)院檔案管理工作?！?/p>

8、?。ㄋ模┩晟圃O施，培養(yǎng)人才　　加強檔案室的建設，另外，計算機軟件隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展而被廣泛應用，醫(yī)院應盡快建立信息化檔案系統(tǒng)，實行計算機管理，實施電子檔案，這樣不但可以快速準確檢索，獲取相關信