商務信函寫作

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1、信函文書之商務信函應知目標及其鑒定理解商務信函的寫作知識◆商務信函概述◆商務信函的常用種類◆商務信函的寫作技巧鑒定:運用商務信函的寫作知識評析和修改具體案例應會目標及其鑒定會寫作常用商務信函鑒定:根據(jù)給定的情景寫作規(guī)范、得體的商務信函商函是企業(yè)用于聯(lián)系業(yè)務、商洽交易事項的信函。商函僅限于交易磋商商函和公文的函關系函適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。從商函往來企業(yè)之間沒有隸屬關系,其性質是相互商洽、相互詢問和答復這兩方面來看,商函與公函有一致性。商函的使用主體是企業(yè)或企業(yè)的代表人函的使用主體是國家機關社會團體和企事業(yè)

2、單位函要執(zhí)行公文格式的規(guī)定商函按照慣例來制作公函范圍比較寬泛,不相隸屬機關的一切公務往來一、商務信函的含義二、商函的特點▲內容單一:商函以商品交易為目的,以交易磋商為內容。不涉及與商品交易無關的事情。一文一事,即一份商函只涉及某一項交易。▲結構簡單:內容單一,篇幅較短,結構簡單,體現(xiàn)實用性,便于對方閱讀和把握?!Z言簡練、表達的準確性:商函以說明為主,直截了當,言簡意明。因涉及到經(jīng)濟利益,任何的數(shù)字,用詞等均要求準確無誤?!袷降膰H化:按國際通行的格式和國際慣例。三、商函的種類商函基本上可分為交易磋商函和爭議索賠函兩大類。(一)交易磋商函:交易雙方就

3、買賣商品及交易條件如品質、規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、支付方式、交貨、提貨等進行協(xié)商,通過信函或電報、電傳等方式磋商形成的信函。1.建立貿易關系:介紹如何得到對方的有關信息,本企業(yè)的經(jīng)營范圍和業(yè)務開展情況,說明希望和對方建立貿易關系的意愿。2.確定貿易方式:雙方就確定經(jīng)銷、獨家經(jīng)銷、代理、寄售、拍賣等交易方式交換意見。3.介紹一般交易條款:應對方要求,介紹說明某交易的一般條款。4.征求定貨:或稱推銷貨品,介紹可供貨品的種類和價格,希望對方購買。5.要求報價:說明所需貨品的名稱和數(shù)量,要求供貨單位報價。6.報價:供貨單位就對方需要的貨品提出價格。7.商洽價格

4、:雙方就價格交換意見。8.商洽價格外其他交易條件:雙方就貨物的包裝、交貨的期限、運輸方式和費用負擔、貨款的支付等交易條件交換意見。9.訂購:在明確交易條件后向供貨單位說明所購貨品的名稱、數(shù)量、需貨時間、到貨地點等內容。10.寄購貨合同:就交易條件達成一致意見后向對方寄出購貨合同要求查收并簽署后寄回。11.催貨:臨近交貨日期或超過交貨日期后要求供貨方函告具體交貨日期或要求供貨方在某一期限內交貨。12.通知出運:告知收貨方出運日期及向收貨方寄上有關單據(jù)以便提貨。13.催提貨:供貨方備妥貨品后要求收貨人提貨。在進出口交易磋商中有詢盤、發(fā)盤、還盤、反還盤。詢盤

5、:買賣雙方均可以發(fā)出詢盤。一般詢盤只說明所要買賣的范圍,目的是要對方進一步介紹情況;具體詢盤是買方或賣方指定具體的商品,甚至連數(shù)量、包裝、交貨期限都明確指出,要求對方報價或遞價。發(fā)盤:相當于報價。有虛盤和實盤之分。虛盤要說明保留條件,對發(fā)盤人沒有約束力。實盤表示發(fā)盤人有肯定的訂立合同的意圖,在法律上屬于一項要約。聯(lián)合發(fā)盤:是幾個發(fā)盤搭配在一起,讓對方要么全部接受,要么全部拒絕,適用于需要搭配買賣的商品。實盤必須具備三個條件:主要交易條款齊全、肯定;內容清楚確切,沒有模棱兩可的詞句;沒有任何其他保留條件,只要受盤人在有效期內完全同意,交易立即達成。還盤:

6、是買方在接到賣方的報價以后,要求更改報盤內容,包括降低價格、改變支付方式、改變交貨期限等。反還盤的賣方對買方還盤的還盤。中國土產(chǎn)進出口公司陜西省分公司地址:陜西西安蓮戶路37號電掛:西安0427編號:8869新洋侏式會社執(zhí)事先生臺鑒:報蜂蠟實盤敬啟者:七月一日函悉。茲按貴社要求報盤如下:一級蜂蠟20噸,每噸3100美元CIF大阪,外層麻袋、內墊塑料袋包裝,每袋50公斤、以毛作凈,十月份交貨,以保兌現(xiàn)的、不可撤銷的、憑即期匯票付款的信用證支付,信用證須在交貨期前30天開立。本報盤以七月三十日前復到我處有效(以我地我方時間為準)。順頌商安中國土產(chǎn)進出口公司

7、陜西省分公司二00二年七月十日(二)爭議索賠函:爭議發(fā)生過程中或發(fā)生后索理賠過程使用的函。1.交涉貨品質量:雙方就所供貨與合同規(guī)定或簽訂合同時所提供的樣品是否符合進行交涉。2.要求支付貨款:購貨方由于提貨要求對方按規(guī)定及時支付貨款、或對方逾期付款后要求對方在一定期限內支付貨款。3.拒絕貨款:購貨方由于來貨質量與合同規(guī)定或所提供的樣品不符、交貨逾期或其他原因,拒絕向供貨方支付全部貨款或其中部分貨款。4.要求賠償:由于某一方?jīng)]有履行或沒有完全履行合同,如來貨破損、變形、短缺,沒有按時交貨,沒有按時提貨,另一方要求得到賠償。5.拒絕賠償:針對對方指責本企業(yè)違

8、約并要求賠償,如果企業(yè)沒有違約,或本企業(yè)是在不可抗力作用下違約,則說明情況,拒絕賠償。6.理賠

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