第5章 辦 公 自 動 化

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1、第5章辦公自動化5.1OAS的組成體系5.2OAS的軟硬件配置返回5.1OAS的組成體系5.1.1主要任務(wù)辦公自動化是用高新技術(shù)來支撐的、輔助辦公的先進手段。它主要有以下三項任務(wù)：(1)電子數(shù)據(jù)處理(EDP—ElectronicDataProcessing)。即處理辦公中大量繁瑣的事務(wù)性工作，如發(fā)送通知、打印文件、匯總表格、組織會議等，將這些繁瑣的事務(wù)交由機器完成，以達(dá)到提高工作效率、節(jié)省人力的目的。(2)信息管理(MIS—MessageInformationSystem)。對信息流的控制管理是每個部門最本質(zhì)的工作，OAS是信息管理的最佳

2、手段，它把各項獨立的事務(wù)處理通過信息交換和資源共享聯(lián)系起來，以獲得準(zhǔn)確、快捷、及時、優(yōu)質(zhì)的功效。(3)決策支持(DSS—DecisionSuppotSystem)。決策是根據(jù)預(yù)定目標(biāo)行動的決定，是高層次的管理工作。決策過程是指提出問題、搜集資料、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列活動環(huán)節(jié)。OAS系統(tǒng)的建立，能自動地分析、采集信息，提供各種優(yōu)化方案，輔助決策者迅速地做出正確的決定。5.1.2主要依賴技術(shù)辦公自動化技術(shù)是一門綜合性、跨學(xué)科的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，它涉及計算機科學(xué)、通信科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)、控制論、經(jīng)濟學(xué)、社會心理學(xué)、人工智

3、能等等，但人們通常把計算技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)稱做OAS的四大支柱。1．計算機技術(shù)計算機軟硬件技術(shù)是辦公自動化的主要支柱。辦公自動化系統(tǒng)中的信息采集、輸入、存儲、加工、傳輸和輸出均依賴于計算機技術(shù)。文件和數(shù)據(jù)庫的建立和管理、辦公語言的建立和各種辦公軟件的開發(fā)與應(yīng)用也依賴于計算機。另外，計算機高性能的通信聯(lián)網(wǎng)能力，使相隔任意距離、處于不同地點的辦公室之間的人員可以像在同一間辦公室辦公一樣。因而在眾多現(xiàn)代化辦公技術(shù)與設(shè)備中，對辦公自動化起關(guān)鍵作用的是計算機信息處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。2．通信技術(shù)代化的辦公

4、自動化系統(tǒng)是一個開放的大系統(tǒng)，各部分都以大量的信息縱向和橫向聯(lián)系，信息從某一個辦公室向附近或者遠(yuǎn)程的目的地傳送。所以說通信技術(shù)是辦公自動化的重要支撐技術(shù)，是辦公自動化的神經(jīng)系統(tǒng)。從模擬通信到數(shù)字通信，從局域網(wǎng)到廣域網(wǎng)，從公共電話網(wǎng)、低速電報網(wǎng)到分組交換網(wǎng)、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)，從一般電話到微波、光纖、衛(wèi)星通信等各種現(xiàn)代化的通信方式，都縮短了空間距離，克服了時空障礙，豐富了辦公自動化的內(nèi)容。3．其他綜合技術(shù)支持現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)還包括微電子技術(shù)、光電技術(shù)、精密儀器技術(shù)、顯示技術(shù)、自動化技術(shù)、磁記錄和光記錄技術(shù)等。5.1.3不同級別的三類O

5、AS辦公自動化系統(tǒng)按其職能可分為三個層次，即事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng)、信息管理級辦公自動化系統(tǒng)和決策支持級辦公自動化系統(tǒng)。1．事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng)辦公事務(wù)處理的主要內(nèi)容是執(zhí)行例行性的日常辦公事務(wù)，涉及大量的基礎(chǔ)性工作，包括文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)可以是單機系統(tǒng)，但現(xiàn)在基本上是網(wǎng)絡(luò)化的多機系統(tǒng)。2．信息管理級辦公自動化系統(tǒng)管理型辦公自動化系統(tǒng)是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。它由事務(wù)型辦公系統(tǒng)

6、支持，以管理控制活動為主，除了具備事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根據(jù)不同的應(yīng)用，管理型辦公自動化系統(tǒng)可分為政府機關(guān)型、市場經(jīng)濟型、生產(chǎn)管理型、財務(wù)管理型、人事管理型等。管理型辦公自動化系統(tǒng)多數(shù)是以局域網(wǎng)為主體構(gòu)成的系統(tǒng)，局域網(wǎng)可以連接不同類型的主機，可方便地實現(xiàn)部門微機網(wǎng)之間或者是與遠(yuǎn)程網(wǎng)之間的通信。通信網(wǎng)絡(luò)最典型的結(jié)構(gòu)是采用中、小型主機系統(tǒng)與超級微機和辦公處理工作站三級通信網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。其中，中、小型機將主要完成管理信息系統(tǒng)的功能，處于第一層，設(shè)置于計算機中心機房；超級微機處于中間層，設(shè)置于各職能管理機關(guān)，主要完成辦

7、公事務(wù)處理功能；工作站完成一些實際操作，設(shè)置在各基層科室，為最底層。這種結(jié)構(gòu)具有較強的分布處理能力，資源共享性好，可靠性高。對于范圍較大的系統(tǒng)，可以通過通信網(wǎng)絡(luò)，把大(中)型機、超級小型機、高檔微機、微機、各種工作站、終端設(shè)備，以及電話機、傳真機等互連起來，構(gòu)成一個范圍更廣的辦公自動化系統(tǒng)。3．決策型辦公自動化系統(tǒng)決策型辦公自動化系統(tǒng)是在事務(wù)處理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了決策或輔助決策功能的最高級的辦公自動化系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要擔(dān)負(fù)輔助決策的任務(wù)，即對決策提供支持。它不同于一般的信息管理，它要協(xié)助決策者在求解問題答案的過程中方便地檢索出

8、相關(guān)的數(shù)據(jù)，對各種方案進行試驗和比較，對結(jié)果進行優(yōu)化。為此，該系統(tǒng)除了利用信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所提供的基礎(chǔ)信息或數(shù)據(jù)資料外，還需為決策者提供模型、案例或決策方法。所以只有數(shù)據(jù)庫的支持是不夠的，還