“五常法”在護理部檔案管理中的應(yīng)用

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1、五常法”在護理部檔案管理中的應(yīng)用作者：徐媛媛趙生秀李月美楊鳳英【摘要】目的探討五常法在護理部檔案管理中應(yīng)用效果。方法將五常法應(yīng)用于護理部檔案管理中，按照五常法原理，對護理部人、物、環(huán)境進行規(guī)范性改進，從形式化、行事化向習(xí)慣化推進。并建立五常法審核表，定期對現(xiàn)場檢查評估，持續(xù)不斷改進。結(jié)果通過對五常法實施前后的對比，工作效率、質(zhì)量及人員滿意度明顯提高。結(jié)論通過五常法的實施既可以提高了工作效率、提高護理部檔案管理質(zhì)量，又可以改善思考過程，對維護部門環(huán)境品質(zhì)，提升管理形象起著重要的作用?！娟P(guān)鍵詞】五常法護理檔案管理“五常法”是常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律，它起源于日本，是現(xiàn)代管理的重要新理

2、論、新方法主要用于改善環(huán)境，提高工作效率，是實現(xiàn)全面品質(zhì)環(huán)境的關(guān)鍵［1］。護理部是醫(yī)院護理管理中心，在長期的護理管理中存放了大量的文件資料及技術(shù)檔案，這些檔案在一定程度上反映了護理部護理管理的整體水平，在護理管理發(fā)展日新月異的今天，護理部檔案管理的要求更要精、細、齊、準(zhǔn)，采用先進的管理方法勢在必行。我院護理部自XX年6月將“五常法”應(yīng)用于檔案管理中，節(jié)省時間、提高工作效率，充分發(fā)揮檔案作用，取得了良好的效果。并且實現(xiàn)了全面辦公品質(zhì)環(huán)境，改善了工作環(huán)境，提升了辦公形象，取得了滿意的效果，現(xiàn)介紹如下：1一般情況我院為三級甲等醫(yī)院，共有在職護士827名，除人員的基本信息實行計算機管理外，需要建立的檔

3、案還有：護理行政檔案、護理業(yè)務(wù)工作檔案、護理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等。其中包括醫(yī)院各種規(guī)章制度、人力資源管理、下發(fā)的文件、各種會議記錄、獎罰工作、計劃總結(jié)、質(zhì)檢資料、護研檔案、成績檔案等幾十種。各種檔案保管期為2年?永久不等。2實施方法根據(jù)我院護理檔案實際情況制定五常法管理計劃。常組織：首先是分類管理，對現(xiàn)有的護理檔案總體進行綜合分析，判斷文件、資料的重要性，存檔與不存檔的信息，將相同的文件歸類，再將文件檔案分類、分柜，然后依數(shù)字順序標(biāo)示并排列的方式，保證每一類文件有一個名字，每一類文件有一個有效地點，并為使檔案容易辨認，使文件易于取放。如:將護理部組織、人力資源、教學(xué)科研、護理質(zhì)量、等護理行政、業(yè)務(wù)、

4、業(yè)務(wù)技術(shù)檔案實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編號，建立嚴(yán)格的分類放置目錄。其次是決定如何處理不重要或使用頻次少的資料。我們采用拋棄不需要保存的文件，保留需要保存的文件，如：使用頻次高的或重要的文件復(fù)制或拷貝一份放在離工作人員較近的地方；使用頻次低的放在較遠的區(qū)域；每日使用的文件或物品隨時攜帶。再次，牢記“單一就是最好的原則”[2]。有一套工具、一頁表格、一個文件存放處。常整頓：我院護理部采用先并不定期抽查歸檔的檔案文件或音像檔案，發(fā)現(xiàn)有紙張破損、卷皮、圖像不清的檔案及時修補、復(fù)印、重新刻錄、更換卷皮、重新裝釘。同時查看檔案柜里沒有不必要的物品，每天的文件處理須當(dāng)天完成。常清潔：定期對檔案

5、盒、檔案柜進行清潔工作，做好防塵、防蟲工作；定期對周圍環(huán)境進行清潔，將檔案文件使用的工具如：訂書機、剪刀、鐵夾子、膠水等放在固定的地點供大家方便使用；堅持每日清潔桌面，每周清潔文件柜，每月大掃除一次，清除衛(wèi)生死角。常規(guī)范：應(yīng)用視覺管理，例如做出標(biāo)識標(biāo)簽，我們采用透明玻璃文件儲放柜，采用同一規(guī)格同一顏色文件盒里放置，做到“視察監(jiān)督”。每天還需進行五常法活動一次，檢查案卷是否整齊、牢固、美觀；檢查封面、卷內(nèi)目錄、備考表是否規(guī)范。常自律：常自律是履行個人職責(zé)，是辦公室的每一個人員都要執(zhí)行文件歸類放置原則，不亂扔亂放文件，養(yǎng)成隨手歸類文件的習(xí)慣；每人下班前都應(yīng)該整理辦公桌上的文件，分類放置。對于保密性

6、的文件，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。時刻不忘記5S，相互提醒，持之以恒。日常工作的連續(xù)性，我們強調(diào)的是創(chuàng)造一個良好環(huán)境，拋棄壞習(xí)慣，養(yǎng)成好習(xí)慣，可保持辦公場所清潔和秩序井然，護理部運用五常法管理文件檔案，也是來訪者對護理部及我院工作形象的一種認可。3結(jié)果自我院護理部實施“五常法”進行護理檔案管理后，由先前的30個文件檔案類別增長到360個；查找文件的時間由之前的十余分鐘縮短到30秒之內(nèi)；各類檔案標(biāo)示、透明度也從之前的的模糊不清變?yōu)榍逦梢?；辦公室人員的個人衛(wèi)生責(zé)任也從之前的不清楚變?yōu)樨?zé)任分明。自護理部實施五常法管理護理檔案資料后，對護士長及50名隨機護理人員進行了關(guān)于辦公效率及環(huán)境品質(zhì)的滿意度調(diào)查，結(jié)

7、果見下表。實行五常法前后工作人員的滿意度情況調(diào)查（例，％）4討論五常法思想樸素、操作簡單，沒有復(fù)雜的程序和技巧卻蘊含著深刻的含義［3］，將五常法應(yīng)用于我院護理部檔案管理中，通過檔案詳細、合理的分類、科學(xué)組裝及檔案的定置管理，不僅使檔案取放容易，減少查找文件的時間，而且使檔案整齊、美觀，還明確個人自律職責(zé)，從而提高了工作效率和檔案管理質(zhì)量。滿意度調(diào)查說明，五常法還實現(xiàn)了人、物、場所在空間和時間上的優(yōu)