“五常法”在護(hù)理部檔案管理中的應(yīng)用

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1、“五常法”在護(hù)理部檔案管理中的應(yīng)用【摘要】目的探討五常法在護(hù)理部檔案管理中應(yīng)用效果。方法將五常法應(yīng)用于護(hù)理部檔案管理中,按照五常法原理,對(duì)護(hù)理部人、物、環(huán)境進(jìn)行規(guī)范性改進(jìn),從形式化、行事化向習(xí)慣化推進(jìn)。并建立五常法審核表,定期對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查評(píng)估,持續(xù)不斷改進(jìn)。結(jié)果通過(guò)對(duì)五常法實(shí)施前后的對(duì)比，工作效率、質(zhì)量及人員滿意度明顯提高。結(jié)論通過(guò)五常法的實(shí)施既可以提高了工作效率、提高護(hù)理部檔案管理質(zhì)量,又可以改善思考過(guò)程，對(duì)維護(hù)部門(mén)環(huán)境品質(zhì),提升管理形象起著重要的作用?！娟P(guān)鍵詞】五常法護(hù)理檔案管理“五常法”是常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律，它起源于日本，是現(xiàn)代管理的

2、重要新理論、新方法，主要用于改善環(huán)境，提高工作效率，是實(shí)現(xiàn)全面品質(zhì)環(huán)境的關(guān)鍵[1]。護(hù)理部是醫(yī)院護(hù)理管理中心，在長(zhǎng)期的護(hù)理管理中存放了大量的文件資料及技術(shù)檔案，這些檔案在一定程度上反映了護(hù)理部護(hù)理管理的整體水平，在護(hù)理管理發(fā)展日新月異的今天，護(hù)理部檔案管理的要求更要精、細(xì)、齊、準(zhǔn)，采用先進(jìn)的管理方法勢(shì)在必行。我院護(hù)理部自2008年6月將“五常法”應(yīng)用于檔案管理中，節(jié)省時(shí)間、提高工作效率，充分發(fā)揮檔案作用，取得了良好的效果。并且實(shí)現(xiàn)了全面辦公品質(zhì)環(huán)境，改善了工作環(huán)境，提升了辦公形象，取得了滿意的效果，現(xiàn)介紹如下：1一般情況我院為三級(jí)甲等醫(yī)院,共有在職護(hù)士827

3、名，除人員的基本信息實(shí)行計(jì)算機(jī)管理外，需要建立的檔案還有：護(hù)理行政檔案、護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案、護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等。其中包括醫(yī)院各種規(guī)章制度、人力資源管理、下發(fā)的文件、各種會(huì)議記錄、獎(jiǎng)罰工作、計(jì)劃總結(jié)、質(zhì)檢資料、護(hù)研檔案、成績(jī)檔案等幾十種。各種檔案保管期為2年～永久不等。2實(shí)施方法根據(jù)我院護(hù)理檔案實(shí)際情況制定五常法管理計(jì)劃。2.1常組織：首先是分類(lèi)管理，對(duì)現(xiàn)有的護(hù)理檔案總體進(jìn)行綜合分析，判斷文件、資料的重要性，存檔與不存檔的信息，將相同的文件歸類(lèi)，再將文件檔案分類(lèi)、分柜，然后依數(shù)字順序標(biāo)示并排列的方式，保證每一類(lèi)文件有一個(gè)名字，每一類(lèi)文件有一個(gè)有效地點(diǎn)，并為使檔案

4、容易辨認(rèn)，使文件易于取放。如:將護(hù)理部組織、人力資源、教學(xué)科研、護(hù)理質(zhì)量、等護(hù)理行政、業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)技術(shù)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一分類(lèi)、統(tǒng)一編號(hào),建立嚴(yán)格的分類(lèi)放置目錄。其次是決定如何處理不重要或使用頻次少的資料。我們采用拋棄不需要保存的文件，保留需要保存的文件，如：使用頻次高的或重要的文件復(fù)制或拷貝一份放在離工作人員較近的地方；使用頻次低的放在較遠(yuǎn)的區(qū)域；每日使用的文件或物品隨時(shí)攜帶。再次，牢記“單一就是最好的原則”[2]。有一套工具、一頁(yè)表格、一個(gè)文件存放處。2.2常整頓：我院護(hù)理部采用先并不定期抽查歸檔的檔案文件或音像檔案,發(fā)現(xiàn)有紙張破損、卷皮、圖像

5、不清的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)印、重新刻錄、更換卷皮、重新裝釘。同時(shí)查看檔案柜里沒(méi)有不必要的物品，每天的文件處理須當(dāng)天完成。2.3常清潔：定期對(duì)檔案盒、檔案柜進(jìn)行清潔工作，做好防塵、防蟲(chóng)工作;定期對(duì)周?chē)h(huán)境進(jìn)行清潔,將檔案文件使用的工具如:訂書(shū)機(jī)、剪刀、鐵夾子、膠水等放在固定的地點(diǎn)供大家方便使用;堅(jiān)持每日清潔桌面,每周清潔文件柜,每月大掃除一次，清除衛(wèi)生死角。2.4常規(guī)范：應(yīng)用視覺(jué)管理，例如做出標(biāo)識(shí)標(biāo)簽，我們采用透明玻璃文件儲(chǔ)放柜，采用同一規(guī)格同一顏色文件盒里放置，做到“視察監(jiān)督”。每天還需進(jìn)行五常法活動(dòng)一次，檢查案卷是否整齊、牢固、美觀；檢查封面、卷內(nèi)目錄、備考表

6、是否規(guī)范。2.5常自律：常自律是履行個(gè)人職責(zé),是辦公室的每一個(gè)人員都要執(zhí)行文件歸類(lèi)放置原則,不亂扔亂放文件,養(yǎng)成隨手歸類(lèi)文件的習(xí)慣;每人下班前都應(yīng)該整理辦公桌上的文件,分類(lèi)放置。對(duì)于保密性的文件,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。時(shí)刻不忘記5S，相互提醒，持之以恒。日常工作的連續(xù)性，我們強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境，拋棄壞習(xí)慣，養(yǎng)成好習(xí)慣，可保持辦公場(chǎng)所清潔和秩序井然，護(hù)理部運(yùn)用五常法管理文件檔案，也是來(lái)訪者對(duì)護(hù)理部及我院工作形象的一種認(rèn)可。自護(hù)理部實(shí)施五常法管理護(hù)理檔案資料后，對(duì)護(hù)士長(zhǎng)及50名隨機(jī)護(hù)理人員進(jìn)行了關(guān)于辦公效率及環(huán)境品質(zhì)的滿意度調(diào)查，結(jié)果見(jiàn)下表。實(shí)行五常法前后工

7、作人員的滿意度情況調(diào)查（例，%）4討論五常法思想樸素、操作簡(jiǎn)單，沒(méi)有復(fù)雜的程序和技巧，卻蘊(yùn)含著深刻的含義[3]，將五常法應(yīng)用于我院護(hù)理部檔案管理中，通過(guò)檔案詳細(xì)、合理的分類(lèi)、科學(xué)組裝及檔案的定置管理，不僅使檔案取放容易，減少查找文件的時(shí)間，而且使檔案整齊、美觀，還明確個(gè)人自律職責(zé),從而提高了工作效率和檔案管理質(zhì)量。滿意度調(diào)查說(shuō)明,五常法還實(shí)現(xiàn)了人、物、場(chǎng)所在空間和時(shí)間上的優(yōu)化組合，提升了護(hù)理環(huán)境品質(zhì)與護(hù)理部形象，極大調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性和工作熱情。之外,筆者還認(rèn)為,護(hù)理部檔案管理中應(yīng)用五常法,對(duì)改善了工作人員思想過(guò)程，內(nèi)部建立了品質(zhì)文化交流具有一定深遠(yuǎn)的意

8、義。五常法在應(yīng)用過(guò)程中，易受自律性影響，加之缺乏動(dòng)態(tài)