企業(yè)檔案管理的實踐與創(chuàng)新

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1、企業(yè)檔案管理的實踐與創(chuàng)新　　企業(yè)檔案管理的實踐與創(chuàng)新　　　　摘要：在大力實施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。為此，從工作平臺、流程、管理、制度和服務(wù)等五個方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息新的節(jié)拍，在管理實踐活動中，探索新的管理領(lǐng)域和，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路?！　￡P(guān)鍵詞：檔案；管理；創(chuàng)新　　　　一、工作平臺創(chuàng)新　　　　1.信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳

2、統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)文件的來源中心?！　∫赞k公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：　　　2.文檔一體化流程概述　　在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與

3、檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成?！　∥臋n一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理的要求的

4、同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求。.　　3.文檔一體化流程的創(chuàng)新點　　信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下體現(xiàn)創(chuàng)新點?！　　　　《⑽募芾黼A段　　　　1.面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項的工作流程及操作平臺?！　?.形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在

5、請示與批復、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項目或任務(wù)時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。　　3.形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點?！　?.形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)?！　　　∪?、檔案管理階段　　　　1.建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性?！　?.建立現(xiàn)代信

6、息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求?！　　?、建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全?！　×鞒痰膭?chuàng)新，使工

7、作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。　　　　四、管理創(chuàng)新　　　　信息化，機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要。信息安全管理主要通過對信息　　論文聯(lián)盟本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解?！　?.信息管理　　　通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息

8、以及信息保