office操作技巧

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1、如何實(shí)現(xiàn)工作表數(shù)據(jù)的行列互換（Level100）在工作表的制作過程中，有時(shí)需要將工作表數(shù)據(jù)的行和列進(jìn)行互換，這樣的操作可以借助工作表數(shù)據(jù)的復(fù)制、粘貼功能來實(shí)現(xiàn)，操作步驟如下：（1）選中工作表中的單元格區(qū)域，并執(zhí)行【復(fù)制】命令。如圖1所示。圖1復(fù)制粘貼（2）執(zhí)行【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，并選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，如圖2所示。圖2選擇性粘貼（3）單擊【確定】按鈕，就會(huì)發(fā)現(xiàn)可以將數(shù)據(jù)行列互換顯示在工作表中了，如圖3所示。圖3數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)置如何去除頁眉中的橫線（Level200）在文檔中加入頁眉時(shí)，會(huì)在頁眉的下面

2、出現(xiàn)一條橫線。如下圖所示：如果不想在頁眉留下任何信息也無法自動(dòng)去除此橫線，這時(shí)可執(zhí)行如下操作：（1）確認(rèn)插入點(diǎn)位置于頁眉。打開【視圖】

3、【頁眉和頁腳】命令，如圖1所示。圖1打開頁眉（2）執(zhí)行菜單欄中的【格式】

4、【邊框和底紋】命令，如圖2所示。圖2邊框和底紋（3）打開“邊框和底紋”對(duì)話框中的“邊框”選項(xiàng)卡。在“設(shè)置”選項(xiàng)區(qū)域中選擇“無”；在“應(yīng)用于”下拉列表中，選擇“段落”。如圖3所示。圖3“邊框和底紋”對(duì)話框中的“邊框”選項(xiàng)卡（4）單擊【確定】按鈕即可。如圖4所示。圖4頁眉中的橫線已被去除快速定位Word文檔位置（Level100

5、）在修改或校對(duì)一個(gè)比較長的Word文檔時(shí)，如何能夠快速定位到上次編輯的位置呢？現(xiàn)在，按【Shift】+【F5】組合鍵，上次編輯到的位置就立即出現(xiàn)了。巧妙設(shè)定Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾（Level200）Word應(yīng)用程序啟動(dòng)后，使用【文件】菜單中的【打開】命令打開文件時(shí)，默認(rèn)文件夾是“我的文檔”文件夾；而保存一個(gè)Word文檔時(shí)，默認(rèn)的保存位置也是“我的文檔”文件夾。怎樣才能讓W(xué)ord應(yīng)用程序自動(dòng)識(shí)別自己的文件夾呢？在“文件位置”列表中選擇“文檔”選項(xiàng)，然后單擊【修改】按鈕打開“修改位置”對(duì)話框，在“查找范圍”下拉框中選擇文件夾所在的

6、位置后，單擊【確定】按鈕。設(shè)置完成后，當(dāng)您再次打開Word文檔或保存Word文檔時(shí)，在對(duì)話框中顯示的就是您的工作目錄了。如何去除繪圖時(shí)出現(xiàn)的畫布（Level100）在Word2003中使用自選圖形工具畫圖時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“畫布”。如果不希望看到它，該如何操作呢？執(zhí)行菜單欄中的【工具】

7、【選項(xiàng)】命令，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡，去除“插入‘自選圖形’時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建畫布”復(fù)選框的選擇即可。如何在Excel中通過下拉列表填寫數(shù)據(jù)（Level200）在制作Excel文檔時(shí)，經(jīng)常要在Excel中輸入重復(fù)性很高的數(shù)據(jù)，例如輸入相關(guān)的部門。要是能從下拉列表中

8、選擇數(shù)據(jù)就比較方便，還不容易出錯(cuò)。（1）選中所需的單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單中的【有效性】命令。（2）在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，選擇“序列”選項(xiàng)。（3）在“來源”文本框中輸入下拉列表框中的內(nèi)容，并用逗號(hào)進(jìn)行分隔。（4）選中“提供下拉箭頭”復(fù)選框。（5）設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕。此時(shí)，設(shè)置好的下拉列表下圖所示。如何在Outlook日歷中顯示雙時(shí)區(qū)（Level100）在Outlook2003中，可以同時(shí)查看兩個(gè)時(shí)區(qū)，例如中國和美國的時(shí)間，這對(duì)于跨國企業(yè)員工隨時(shí)了解當(dāng)?shù)嘏c異地的時(shí)間情況幫助很大。在Outlook日歷左側(cè)

9、的時(shí)間線上單擊右鍵，選擇【更改時(shí)區(qū)】命令，即可設(shè)置附加時(shí)區(qū)。選中“顯示附加時(shí)區(qū)”，并分別在每個(gè)時(shí)區(qū)的標(biāo)簽中添加文字。單擊【確定】，即可在日歷中顯示雙時(shí)區(qū)。如果要將兩個(gè)時(shí)區(qū)的左右位置交換，可在更改時(shí)區(qū)對(duì)話框中單擊【交換時(shí)區(qū)】按鈕。怎么樣才能夠讓郵件在特定的時(shí)間發(fā)送出去呢？（Level200）如果您想撰寫一封活動(dòng)邀請(qǐng)函，需要在活動(dòng)前幾天再發(fā)送郵件，若您很忙沒有時(shí)間做，就會(huì)忘記這件事。那怎么辦呢？您可以在空閑時(shí)間預(yù)先寫好郵件，在撰寫郵件時(shí)，單擊【選項(xiàng)】按鈕，出現(xiàn)“郵件選項(xiàng)”對(duì)話框，即可設(shè)置“傳遞不早于”某個(gè)日期和時(shí)間。這樣郵件會(huì)在指定時(shí)

10、間才發(fā)送出去。如果想將Excel文檔中的部分內(nèi)容以郵件形式發(fā)送，該怎么辦呢？（Level100）如果不想將Excel文檔中的全部內(nèi)容發(fā)送給別人看到，可以只選擇某部分區(qū)域作為郵件發(fā)送。1.在Excel文檔中選擇待發(fā)送的區(qū)域，并單擊工具欄中的“電子郵件”按鈕。2.填寫收件人、主題、說明等信息，并單擊工具欄中的【發(fā)送所選范圍】按鈕，即可將所選范圍發(fā)送給收件人，未選中部分不會(huì)出現(xiàn)在郵件中。3.Excel文檔中的部分內(nèi)容被發(fā)送出去。如何在Outlook聯(lián)系人中顯示英文姓名索引呢？（Level200）Outlook中文版的聯(lián)系人右側(cè)有一排字母

11、索引按鈕A-Z，單擊某個(gè)字母，即可跳轉(zhuǎn)到以該字母漢語拼音順序開頭的聯(lián)系人位置。如果聯(lián)系人中同時(shí)有中文姓名和英文姓名，可以再添加一個(gè)英文姓名索引。在字母索引的最下方單擊一個(gè)不易被注意的小按鈕（如圖中鼠標(biāo)指針?biāo)疚恢茫?，選擇“西語”，即可添加一排小寫字