《文件控制程序》word版

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1、莆田市東南紙業(yè)工貿(mào)有限公司文件控制程序文件編號：QP-001實(shí)施日期：2010年04月01日受控狀態(tài)：分發(fā)號:654321序號更改實(shí)施日期更改章節(jié)號更改審批單號更改人版本編制審核批準(zhǔn)文件名稱文件控制程序文件編號QP-001版本1.0制訂部門行政部制訂日期2010/04/01修訂日期頁次2/41目的：對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。2范圍：適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的內(nèi)部文件、外來文件和資料的控制。3職責(zé)：3.1質(zhì)量手冊手冊由行政部負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由各職能部門負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書由各職

2、能部門編制、審核，管理者代表批準(zhǔn)。3.2文管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件及外來文件的編號的發(fā)放、更改、回收及正本保存與管理。3.3行政部負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。4工作程序：4.1質(zhì)量體系文件和資料的編制、審核、批準(zhǔn)、按下列規(guī)定執(zhí)行序號文件類別組織制定審核批準(zhǔn)1質(zhì)量手冊行政人事部管理者代表總經(jīng)理2程序文件相關(guān)部門管理者代表總經(jīng)理3作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)部門相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表4記錄表格相關(guān)部門相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表5外來文件外部機(jī)構(gòu)確定文件有效性外部機(jī)構(gòu)4.2質(zhì)量體系文件和資料的保管、分類、編號4.2.1各類文件按4.1規(guī)定編制完成后，由管理者代表負(fù)責(zé)組織各分管部門參加對文件的適

3、用性、符合性進(jìn)行會審、批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的文件需要修改或更新時，要再次批準(zhǔn)。4.2.2經(jīng)公司審批的質(zhì)量體系文件和資料均應(yīng)交行政部管理。4.2.3文管負(fù)責(zé)將收到的質(zhì)量體系文件和資料按以下4.3規(guī)定進(jìn)行編號。4.3文件編號和版本規(guī)定4.3.1質(zhì)量手冊的編號質(zhì)量手冊編號：QM-001其中：QM是質(zhì)量手冊英語縮寫;001表示順序號；4.3.2程序文件編號如：QP-001文件名稱文件控制程序文件編號QP-001版本1.0制訂部門行政部制訂日期2010/04/01修訂日期頁次3/4其中：QP是管理體系程序的英語縮寫；001表示順序號，用三位數(shù)字表示如002、003、…010等。4.3.3作業(yè)

4、指導(dǎo)書編號如：WI-001其中：WI是作業(yè)指導(dǎo)的英語縮寫。001表示順序號，用三位數(shù)字表示如002、003、…010等。4.3.4記錄編號如：R-XX-001-01其中：R是記錄的英語縮寫。XX-001表示相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書的編號。01表示順序號，用兩位數(shù)字表示如02、03、…10等。4.3.5外來文件的編號如，W-001-2008其中：W是外來文件的前面的字母001表示順序號，用三位數(shù)字表示如002、003、…010等。2008表示2008年收到的。4.3.6文件的版本由1.0→1.1→1.2……1.5版次,換版為2.0→2.1→2.2……2.5依此類推,大部分修

5、訂時由原審批人確定是否換版。4.3.7記錄表單的版本由1.0→1.1→1.2……1.5版次,換版為2.0→2.1→2.2……2.5依此類推。4.3.8文件編寫的格式1．目的2．范圍3．職責(zé)4．工作程序4．1---4．1．1---a)---1)---文件名稱文件控制程序文件編號QP-001版本1.0制訂部門行政部制訂日期2010/04/01修訂日期頁次4/55.相關(guān)文件6.記錄4.4文件的發(fā)放、領(lǐng)用、借閱和復(fù)制4.4.1質(zhì)量體系文件分為“受控本”和“非受控本”，“受控本”僅限于公司內(nèi)部和審核機(jī)構(gòu)使用；“非受控本”為某種需要提供給公司以外的組織或個人使用。4.4.2文管制定“受

6、控文件清單”，確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管批準(zhǔn)后，按清單統(tǒng)一分發(fā)，在“文件發(fā)放、回收記錄”上登記，并將要分發(fā)的文件封面加蓋紅色“受控文件章”，并給出分發(fā)號，收文者應(yīng)在“文件發(fā)放、回收記錄”上簽字。4.4.3文件的領(lǐng)用a)文件使用者應(yīng)在“文件發(fā)放、回收記錄”簽名后方可領(lǐng)用文件；b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；各部門分發(fā)號如下：c)因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件（質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書），應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；d)發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。4.4.4文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制記錄”，

7、由管理者代表審批后向文件管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須按4.4.2規(guī)定由文管辦理發(fā)放手續(xù)。4.5文件和資料的保管4.5.1質(zhì)量體系文件和資料的原件由文管負(fù)責(zé)保存。文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方。4.5.2已分發(fā)的質(zhì)量體系文件和資料由文件持有部門指定專人負(fù)責(zé)保管。任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.5.3文管每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查，確保公司各部和使用最新版本的文件和資料。當(dāng)文件更新后，相應(yīng)的“受控文件清單”也應(yīng)予以更新。4.5.4計(jì)劃、采購文件