信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

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1、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究隨著信息時(shí)代的到來(lái),人們對(duì)信息資源的需求越來(lái)越多,對(duì)資源的利用也越來(lái)越重視,而檔案作為信息資源的一部分,其開(kāi)發(fā)和利用受到了廣泛的關(guān)注。近年來(lái),高等教育事業(yè)突飛猛進(jìn),高校的各項(xiàng)工作都有了長(zhǎng)足的發(fā)展,伴隨著高校的開(kāi)放化透明化,高校資源逐步向社會(huì)所公開(kāi)。高校的檔案管理就在這種新的形勢(shì)下被給予了很多的關(guān)注。高校檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)中非常關(guān)鍵的組成部分,高校檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)理念直接影響到我國(guó)檔案管理的水平。而當(dāng)前我國(guó)的高校檔案管理工作由于體制不完善、人員素質(zhì)相對(duì)不高以及高校保密的特殊性等等原因,高校檔案服務(wù)工

2、作相對(duì)欠缺,信息資源開(kāi)發(fā)能力較弱,信息服務(wù)水平層次也不高。在信息化建設(shè)的大背景下,如何做好高校檔案服務(wù)工作,適應(yīng)信息化建設(shè)形勢(shì),滿足公眾對(duì)高校檔案利用的要求,是當(dāng)期高校檔案工迫切需要研究的問(wèn)題。本文從當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀入手,提出了信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略,并提出了對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)體系,希望對(duì)當(dāng)前的高校檔案服務(wù)研究有一定的借鑒意義。一、當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案服務(wù)存在問(wèn)題及原因根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查,目前國(guó)內(nèi)高校檔案服務(wù)多數(shù)采用傳統(tǒng)的管理模式,管理手段也比較單一,信息存儲(chǔ)量較小,新技術(shù)應(yīng)用欠缺等?？偨Y(jié)當(dāng)前存在的問(wèn)題,主要有以下幾點(diǎn)。(1)服務(wù)方式單一

3、,不能與時(shí)俱進(jìn)。在全社會(huì)信息化及網(wǎng)絡(luò)化手段較為普及的今天,高校的檔案館大多還是到館查詢的方式,不能與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行很好的融合,服務(wù)方式單一,因此限制了用戶的檔案服務(wù)要求,難以滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案服務(wù)的需求。(2)信息資源缺乏。高校的檔案收集工作分散于各個(gè)院系,學(xué)校缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和監(jiān)管,導(dǎo)致信息收集的質(zhì)量良莠不齊,并且很多資料未能收集,例如學(xué)生的學(xué)籍證明、獎(jiǎng)勵(lì)證明等很少進(jìn)入學(xué)校檔案,大多隨個(gè)人檔案遷走,為日后學(xué)生及用人單位的查詢提供了諸多不便。很多科研項(xiàng)目檔案,由于涉及保密,很多學(xué)校一律采取完全保密方式來(lái)避免不必要的麻煩,卻使得公眾需

4、求較高的部分資源缺失。(3)管理體制和管理方式陳舊。高校的檔案工作屬于基本的服務(wù)類工作,很多學(xué)校并未給予足夠的重視,導(dǎo)致資源信息化程度較低,工作人員素質(zhì)偏低,軟硬件投入不足等,直接導(dǎo)致了高校的檔案工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展,檔案管理停滯不前的現(xiàn)象。二、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略(一)改變服務(wù)意識(shí),提升軟硬件水平當(dāng)前高校的檔案服務(wù)缺乏主動(dòng)性,通常是由檔案使用部門(mén)到館自行查詢,而檔案管理人員僅僅從事檔案收集、整理和保管工作,忽略了對(duì)外服務(wù)。因此,要提升檔案服務(wù)水平,必須改變服務(wù)意識(shí),變被動(dòng)為主動(dòng)。另外,在全社會(huì)信息化的大背景下,高校的檔案

5、管理也應(yīng)順應(yīng)形勢(shì),充分利用高科技和前沿技術(shù),提升軟硬件水平,通過(guò)信息化網(wǎng)絡(luò)化的管理手段提供更好的服務(wù)。(二)打造個(gè)性化服務(wù)方式針對(duì)當(dāng)前高校檔案利用的實(shí)際情況,為公眾提供個(gè)性化的服務(wù)。例如,檔案利用較多的應(yīng)用有黨政機(jī)關(guān)資料編纂、學(xué)生學(xué)籍信息證明、教學(xué)科研成果查詢等。因此,可以針對(duì)不同應(yīng)用打造不同的專題,對(duì)黨政資料編纂板塊可著重提供黨群行政、校史、院史、人事等相關(guān)資料,對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息證明板塊可為學(xué)生提供一站式的檢索、查詢、打印、簽章等服務(wù),教學(xué)科研成果查詢可以將不存在保密約束的資料做成專題方便校內(nèi)外師生查閱。(三)擴(kuò)展傳統(tǒng)服務(wù),開(kāi)發(fā)新型服務(wù)

6、檔案的查詢和借閱,在提供傳統(tǒng)到館查詢借閱的基礎(chǔ)上,拓展查詢、郵件查詢、實(shí)時(shí)咨詢等服務(wù)。同時(shí),合理利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息服務(wù),通過(guò)實(shí)時(shí)交互方式或者電子郵件方式,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索和查詢。網(wǎng)絡(luò)交互可以很好的實(shí)現(xiàn)廣泛性信息服務(wù)和個(gè)性化推薦服務(wù)的良好結(jié)合,向校內(nèi)外公眾發(fā)布館藏檔案信息、新聞事件、檔案編研等信息,同時(shí),根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣向用戶推薦潛在需求的推送信息。三、高校檔案服務(wù)評(píng)價(jià)高校應(yīng)建立健全服務(wù)評(píng)價(jià)體系,推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)工作的落實(shí),提升高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量。目前高校對(duì)于教學(xué)、科研的評(píng)價(jià)體系已經(jīng)基本建立,也積累了相關(guān)評(píng)價(jià)經(jīng)驗(yàn),再根據(jù)評(píng)價(jià)的整體建

7、設(shè)思路,結(jié)合檔案管理、服務(wù)的實(shí)際,對(duì)檔案管理的科學(xué)化、服務(wù)化及檔案服務(wù)的開(kāi)展效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)體系可依托信息化服務(wù)平臺(tái),包括服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)制度、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度等幾部分[4]。用戶在享受服務(wù)之后對(duì)服務(wù)做出評(píng)價(jià),可納入工作人員的績(jī)效考核。四、結(jié)論高校是新技術(shù)、新思想的發(fā)源地,影響著全社會(huì)的思維狀態(tài)。信息化大背景下,高校的檔案管理必將向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)資源共享,為社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。未來(lái),高校檔案服務(wù)將向著市場(chǎng)化、個(gè)性化、聯(lián)合化的趨勢(shì)發(fā)展,改變重儲(chǔ)藏輕使用的傳統(tǒng)理念,將大量?jī)?yōu)質(zhì)的信息推向

8、市場(chǎng),為產(chǎn)學(xué)研結(jié)合和人事辦理等提供服務(wù),并可獲取經(jīng)濟(jì)效益。針對(duì)不同用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有針對(duì)性的可靠信息,并且加強(qiáng)校校、校企等之間的聯(lián)合、合作和共享,共同促進(jìn)檔案管理水平的提升,真正發(fā)揮高校檔案的價(jià)值,為社